System ERP: co warto wiedzieć przed wdrożeniem?

Przed wdrożeniem ERP

Zanim firma podejmie decyzję o wdrożeniu lub wymianie systemu ERP i zacznie odczuwać wymierne korzyści, należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych czynników. Bardzo często wdrożenie systemu ERP oznacza szerszą transformację finansowo-technologiczną, która wymaga spojrzenia przez pryzmat obecnych procesów i technologii, a następnie podjęcia kluczowych decyzji o zakresie funkcjonalnym.

Wdrożenie systemu ERP – uzasadnienie oraz stopień dojrzałości firmy do zmian

Decyzja o zakupie i wdrożeniu systemu klasy ERP powinna być poprzedzona kompleksową analizą potrzeb organizacji, obecnej architektury systemowej, oceną efektywności procesów organizacyjnych oraz wspierających je systemów, a w efekcie - potwierdzeniem gotowości organizacji do zmiany.

Zakup i wdrożenie tego typu narzędzia wiąże się zazwyczaj z dużą inwestycją, a także zaangażowaniem w projekt niemal każdego obszaru kompetencyjnego firmy. Systemy ERP są najczęściej wdrażane na min. 5-10 lat, co oznacza, że konsekwencje podjętej decyzji będą długoterminowe i mogą mieć również wpływ na wizerunek marki lub relacje z klientami.

Analiza mająca na celu uzasadnienie wdrożenia systemu ERP wraz z oceną gotowości organizacji pozwalają określić, czy rozwiązanie jest w tym momencie właściwą decyzją. Należy m.in uwzględnić zakres i skalę obecnej działalności, dalsze plany rozwojowe, sytuację finansową, czy też możliwość zaangażowania pracowników w projekt wdrożeniowy.

Jak uzasadnić i stwierdzić gotowość firmy do wdrożenia systemu ERP? W tej sytuacji należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

1. Jak bardzo organizacja rozwinęła się ostatnich latach i jakie są jej dalsze plany w tym zakresie? Czy dotychczas wdrożone rozwiązania IT wspierają lub będą wspierały powyższe? Jaka jest planowana architektura systemowa?
2. W jakim stopniu funkcjonujące procesy są wspierane przez systemy IT? Jaki jest stopień automatyzacji procesów? Co działa zgodnie z oczekiwaniami, a co wymaga zmiany?
3. Czy brak efektywności obecnych procesów  wynika z braku ich wystarczającego wsparcia przez stosowane w organizacji rozwiązania IT, czy np. z braku ich właściwej organizacji, niewystarczającej znajomości funkcjonalności systemów przez pracowników, braku kompleksowych procedur, czy też efektywnej i spójnej komunikacji?
4. Jaki jest obecny średni czas obsługi poszczególnych procesów w skali miesiąca?
5. Gdzie znajdują się przestoje w realizacji poszczególnych czynności? Z czego wynikają i jaki jest średni czas ich rozwiązywania w skali miesiąca?
6. W jaki sposób wdrożenie systemu ERP mogłoby w znaczący sposób pomóc w rozwiązaniu największych problemów oraz sprostaniu wyzwań, przed którymi stoi organizacja? Czy upgrade, modyfikacja lub integracja obecnie stosowanych w organizacji rozwiązań jest w stanie zaspokoić te same potrzeby?
7. Czy firma jest gotowa na modyfikację obecnie funkcjonujących procesów, aby w większym stopniu dostosować je do procesów ERP, które są dostępne w standardowym pakiecie?
8. Jaki jest stopień gotowości na wdrożenie rozwiązań chmurowych czy jest strategia w tym zakresie? Czy wśród obecnie wykorzystywanych technologii znajdują się rozwiązania chmurowe?
9. Czy jest świadomość zmian wynikających z wdrożenia systemu ERP, tj. modyfikacja procesów, dostosowanie procedur, budowa mechanizmów integracyjnych z innymi systemami, przygotowanie oraz przeprowadzenie pracowników przez zmiany, budowa zasobów i kompetencji pozwalających na utrzymanie systemu?
10. Czy interesariusze są świadomi wszystkich kosztów bezpośrednich i pośrednich zakupu i wdrożenia systemu ERP, konieczności jego integracji z innymi systemami, a także kosztów wynikających z zarządzania zmianą?
11. Jaka jest świadomość potrzeby zaangażowania pracowników z obszaru biznesu, finansów, HR oraz IT w proces wdrożeniowy, czy też konieczności pełnej dyspozycji wybranych pracowników w proces transformacji?
12. Jaki jest stopień znajomości metodologii prowadzenia projektów wdrożeniowych?

Właściwe zdefiniowanie wymagań i celów wdrożenia ERP

Po podjęciu wstępnej decyzji o wdrożeniu lub wymianie systemu ERP, ważne jest właściwe określenie wymagań biznesowych, a wraz z nimi celów, które firma chce osiągnąć w tym projekcie. Jak najlepiej określić wymania funkcjonalne i pozafunkcjonalne dla systemu klasy ERP? Warto rozważyć zatrudnienie niezależnego doradcy, posiadającego wiedzę nt. najlepszych praktyk rynkowych w obszarze organizacji procesów, możliwości ich implementacji w systemie, a także dostępnych na rynku rozwiązań klasy ERP dopasowanych do danej branży czy skali organizacji. Wybór podejścia, które pozwoli na określenie wymagań, zależy od elastyczności organizacji w dostosowaniu procesów do ich standardowych odpowiedników w systemie. Jednocześnie, należy zweryfikować, czy firma jest zdecydowana na konkretne rozwiązanie, czy też poszukuje wśród dostępnych na rynku propozycji.

W przypadku, gdy organizacja dokonała wyboru konkretnej technologii, definiowanie wymagań należy rozpocząć od znalezienia luk między obecnymi procesami, a tymi standardowo uwzględnionymi w systemie, by następnie określić ich priorytet w docelowym rozwiązaniu. W ten sposób, jeszcze przed podjęciem finalnej decyzji o wdrożeniu, można porównać skalę zmian ze standardowymi funkcjonalnościami systemu i wstępnie ocenić możliwości oraz koszty ich implementacji.

W przypadku, gdy firma nie podjęła decyzji o wyborze konkretnego systemu, stosowane są najczęściej dwa podejścia:  

1. Zidentyfikowanie nieefektywności w obecnych procesach, aby umieścić je w wymaganiach dla nowego systemu.
2. Podejście bazujące na referencyjnych procesach, stworzonych na podstawie najlepszych rynkowych praktyk, aby odzwierciedlić je w organizacji.

Niezależnie, w podczas definiowania wymagań dla systemu, warto znaleźć odpowiedzi na następujące pytania:

1. Jakie kluczowe cele chcemy osiągnąć i jak zamierzamy je mierzyć? Jaki będzie punkt odniesienia dla prawidłowego pomiaru celów?
2. Jakie procesy powinny znaleźć się w zakresie wdrożenia i dlaczego?
3. Jakie istotne nieefektywności wynikające z obecnie funkcjonujących procesów lub systemów powinny zostać wyeliminowane?
4. W jakim zakresie można zmienić obecne procesy, aby jak najlepiej je dostosować do standardowych funkcjonalności systemu?
5. Jakie są krytyczne lub istotne wymagania dla poszczególnych procesów, które powinny być ujęte w nowym systemie, nawet jeśli będzie wymagało by to zmian w ramach jego standardowych funkcjonalności?
6. Jakie dodatkowe wymagania interesariuszy powinno spełniać rozwiązanie?
7. Co można określić jako „niekrytyczne” wymagania dla poszczególnych procesów? Jaki będą miały wpływ na organizację, jeśli nie zostaną wdrożone? Jak można je zaimplementować w inny sposób (np. w ramach obecnych systemów lub dedykowanych narzędzi)?

Właściwe zdefiniowanie celów, zakresu wdrożenia, a także krytycznych czy istotnych wymagań funkcjonalnych / pozafunkcjonalnych pozwoli na lepsze dopasowanie systemu oraz bardziej precyzyjne oszacowanie pełnego budżetu.

Wybór dostawcy i systemu ERP - bieżące oczekiwania a przyszłe potrzeby

Zdefiniowanie wymagań dla systemu ERP i celów biznesowych to dopiero początek drogi do sukcesu. Aby osiągnąć maksymalne korzyści z wdrożenia ERP, wybór systemu musi być dopasowany do specyfiki i potrzeb organizacji. Jednocześnie, niezbędne jest zaangażowanie doświadczonego dostawcy, który posiada w swoim portfolio implementacje zakończone sukcesem.

Decyzja o dostawcach, do których trafią zapytania ofertowe, powinna zostać poprzedzona analizą na temat dostępnych na rynku rozwiązań klasy ERP. To dosyć częsta praktyka – takie analizy są niejednokrotnie przeprowadzane już na etapie definiowania wymagań oraz celów potencjalnego wdrożenia. Umożliwia to równoległą weryfikację, w jakim stopniu oczekiwania wobec funkcjonalności systemu lub systemów można zaimplementować w ramach standardowych procesów. Przygotowując się do projektu, warto już na samym początku zdefiniować podstawowe kryteria pozwalające na wyselekcjonowanie narzędzi, które zostaną poddane przeglądowi funkcjonalnemu. Wśród nich znajdują się:

• branża, wielkość organizacji i kluczowe procesy / moduły,
• elastyczność systemu, możliwość jego modyfikacji i konfiguracji przez użytkowników,
• skalowalność systemu tj. jego zdolności do sprawnego funkcjonowania w przypadku rosnącej liczby użytkowników i procesów,
• ilość przetwarzanych danych,
• dostosowanie systemu do regulacji prawnych obowiązujących w danym kraju,
• możliwość znalezienia lokalnego partnera, dostawcy, wsparcia.

Kolejnym krokiem jest analiza funkcjonalności kilku wstępnie wybranych systemów, która uwzględnia np. ogólnodostępne informacje, spotkania z producentami i/lub dostawcami czy też demo rozwiązań. Lista potencjalnych kontrahentów powinna zawierać podmioty rekomendowane przez producentów. Dobrą praktyką są wizyty referencyjne u klientów posiadających dany system ERP.  

Posiadając wyselekcjonowaną listę systemów i dostawców, należy przeprowadzić dokładną analizę przesłanych ofert. Szczególną uwagę warto poświęcić części ofert dotyczącej wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych wraz z całkowitymi kosztami posiadania (zazwyczaj na 5 lat). Ponadto, należy przyjrzeć się referencjom dostawców z wcześniejszych wdrożeń w firmach o podobnej strukturze procesów, wielkości i skali działalności, a także kompetencjom zespołu wdrożeniowego. To zazwyczaj  główne kryteria do stworzenia tzw. krótkiej listy. Należy je również zastosować na finalnym etapie procesu, by dostawcy mogli potwierdzić zarówno możliwości funkcjonalne oferowanego rozwiązania, jak i swoje doświadczenia wdrożeniowe.   

Wybór systemu i dostawcy ERP – pytania do procesu:

1. Jak rozwiązanie pokrywa krytyczne i istotne wymagania w ramach tzw. standardowych funkcjonalności? W jaki sposób są realizowane przez system?
2. Jakie wymagania zdefiniują niezbędne modyfikacje systemu? W jaki sposób dostawca będzie chciał je zrealizować? Jakie są ich koszty, a także z czego wynikają? Czy dostawca posiada doświadczenie w tym zakresie?
3. Jakie są całkowite koszty rozwiązań, które obejmują krytyczne czy też istotne wymagania organizacji - z czego one wynikają?
4. Czy wymagania krytyczne zostały właściwie zaklasyfikowane i z jakim priorytetem? W jakim zakresie dodatkowy koszt wynikający z ich realizacji wpisuje się w cele wdrożenia systemu ERP?
5. Jakie są całkowite koszty rozwiązań, które obejmują wszystkie wymagania organizacji wskazane w specyfikacji funkcjonalnej i pozafunkcjonalnej (nie tylko krytyczne / istotne)?
6. Jaki jest harmonogram wdrożenia danego systemu ERP i jakie warunki są konieczne do jego realizacji?
7. Jakie są doświadczenia dostawców w zakresie wdrożeń systemów ERP w podobnych organizacjach? Czy wdrożenia te obejmowały analogiczny zakres funkcjonalny? Jakie były najczęstsze wyzwania, z którymi musiał mierzyć się dostawca? Co miało wpływ na sukces wdrożenia? W jakim terminie było realizowane wdrożenie i czy zakończyło się zgodnie z harmonogramem? Jeżeli nie, z jakich przyczyn?
8. Jakie są kompetencje zespołu wdrożeniowego dostawcy? W jaki sposób może je potwierdzić?
9. W jaki sposób dostawca zapewni „niezmienność” kluczowych członków zespołu wdrożeniowego?
10. W jaki sposób dostawca gwarantuje osiągnięcie spodziewanych przez organizację celów wdrożenia? Czy wynagrodzenie może być nimi w jakiś sposób uwarunkowane?

Wnioski

Kompleksowa i rzetelna ocena systemów oraz dostawców powinna bazować na wcześniej  zdefiniowanych wymaganiach systemowych, a także celach projektu wdrożenia systemu ERP.  To w znaczącym stopniu przyczyni się do wyboru rozwiązania, które będzie najlepiej dopasowane do potrzeb organizacji. Jednocześnie wybrany dostawca powinien zagwarantować skuteczne przeprowadzenie wdrożenia ERP, zgodnego z celami czy wymaganiami. Warto podkreślić, że odpowiedzialność za proces wdrożenia powinna leżeć po obu stronach: zarówno dostawcy, jak i organizacji. Strona klienta musi zapewnić odpowiednie zasoby, zadbać o wewnętrzne umocowanie projektu, oddelegować do projektu pracowników posiadających właściwe kompetencje.

Wybór systemu ERP jest złożonym i długofalowym procesem, do którego należy się solidnie przygotować. Dlaczego? Z różnych względów – nie każda organizacja na danym etapie rozwoju zrealizuje korzyści wynikające z nowego systemu ERP. W odniesieniu do systemu - nie ma rozwiązania uniwersalnego dla każdej branży czy wielkości przedsiębiorstwa, więc w konsekwencji, system może nie pokryć specyficznych wymagań oraz potrzeb przedsiębiorstwa. Ponadto, ze względu na priorytet, skalę czy specyfikę funkcjonujących w firmie procesów, niektóre z nich można wdrożyć w ramach innych typów narzędzi lub po prostu modyfikując funkcjonalności obecnych systemów.