5 min. czytania 25 lis 2022

Weryfikacja kontrahenta w dobie sankcji - odpowiedzi na pytania z webcastu z cyklu: Wyzwania w zakresie zarządzania zgodnością

Autor Tomasz Dyrda

EY Polska, Dział Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, Partner

Propagator innowacyjnych i zaawansowanych rozwiązań z zakresu informatyki śledczej, cyberbezpieczeństwa i analizy danych. Ekspert z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem.

5 min. czytania 25 lis 2022

Jakie rejestry są obligatoryjne przy weryfikacji kontrahenta? Jaka jest relacja pomiędzy rejestrem beneficjentów rzeczywistych a polską i unijną listą sankcyjną? Jak często należy weryfikować swoich kontrahentów? Co w praktyce oznacza weryfikacja kontrahenta? – na te i inne pytania uczestników webcastu odpowiedzi udzielają eksperci EY.

17 listopada 2022 r. odbył się webcast z cyklu: Wyzwania w zakresie zarządzania zgodnością (Compliance). Weryfikacja kontrahenta w dobie sankcji, podczas którego nasi eksperci opowiadali o prawnych uwarunkowaniach weryfikacji kontrahentów, konsekwencjach nieprzeprowadzenia należytej weryfikacji oraz przekazali uczestnikom webcastu własne doświadczenia i wskazówki. Temat spotkał się z bardzo dużym zainteresowaniem. 

Poniżej publikujemy odpowiedzi ekspertów na wybrane pytania uczestników webcastu.

Jakie rejestry są obligatoryjne przy weryfikacji kontrahenta?

Nie ma zdefiniowanego obligatoryjnego zbioru rejestrów, w których należy sprawdzać kontrahenta. Celem weryfikacji kontrahenta jest zebranie wystarczającego zakresu danych, który umożliwia przeprowadzenie sprawdzenia sankcyjnego w obrębie podmiotu, struktury właścicielskiej i beneficjenta rzeczywistego. Rejestry handlowe (KRS, CEIDG), rejestr beneficjentów rzeczywistych i inne źródła (strony internetowe podmiotów, sprawozdania finansowe, Internet itp.) to są narzędzia, które powinny być w tym procesie wykorzystane.

Co w sytuacji, gdy weryfikujemy podmiot zagraniczny i nie mamy dostępu do informacji o jego beneficjentach rzeczywistych? Gdy prosimy kontrahenta o oświadczenie, kto jest jego beneficjentem rzeczywistym, ale kontrahent odmawia? Jakie działania będą wystarczające aby spełnić wymagania regulatora?

W przypadku sankcji gospodarczych zalecane jest (zgodnie z rekomendacjami KE) zastosowanie podejścia, opartego na ryzyku. W opisanym przypadku odmowa udzielenia przez kontrahenta informacji, kto jest beneficjentem rzeczywistym mogłaby skutkować istotnym wzrostem ryzyka sankcyjnego, ponieważ brak tej informacji uniemożliwia weryfikację z listami sankcyjnymi z perspektywy beneficjenta rzeczywistego (osoby fizycznej), która może być umieszczona na listach sankcyjnych.

Jaka jest relacja pomiędzy "Rejestrem beneficjentów rzeczywistych" a polską i unijną listą sankcyjną?

Rejestr beneficjentów rzeczywistych może być jednym ze źródeł danych, uwzględnionych w procesie weryfikacji podmiotów pod kątem ryzyk sankcyjnych, a z perspektywy organów (polskich bądź UE) może być źródłem danych (jednym z wielu), umożliwiającym kształtowanie list sankcyjnych.

 

Czy bieżąca weryfikacja listy MSWiA oraz listy UE będzie wystarczająca w kwestii zapobiegnięcia odpowiedzialności karnej? Czy konieczne jest śledzenie pełnej struktury  udziałowców danego kontrahenta?

Skuteczna weryfikacja kontrahentów w stosunku do list sankcyjnych może być przeprowadzona w przypadku posiadania niezbędnego zakresu danych o strukturze właścicielskiej oraz beneficjentach rzeczywistych. Ustalenie takiej struktury leży po stronie przedsiębiorcy, jak również ocena ryzyka współpracy z podmiotem o nieustalonej strukturze właścicielskiej.

Jak często należy weryfikować swoich kontrahentów?

Nie ma zdefiniowanych sztywnych ram czasowych oraz częstotliwości weryfikacji kontrahentów. Potrzeba weryfikacji może wynikać z wielu czynników, m.in. poziomu ryzyka który jest przypisany do kontrahenta, zmian w strukturze właścicielskiej kontrahentów, rynków na których działa firma i związanych z tym publikacji nowych lub zaktualizowanych list sankcyjnych.

 

Jak często należy sprawdzać zmiany list sankcyjnych?

Częstotliwość sprawdzeń zależy m.in. od liczby rynków na których obecne jest przedsiębiorstwo. Firma działająca na rynku EU, Wielkiej Brytanii i USA może być zmuszona do monitorowania list sankcyjnych z każdego z wymienionych obszarów, a częstotliwość aktualizacji i publikacji nie jest skoordynowana. Dobrą praktyką jest przeprowadzanie sprawdzeń co najmniej po opublikowaniu nowych lub aktualizacji istniejących list sankcyjnych, oraz dla wszystkich nowych kontrahentów w oparciu o najbardziej bieżące listy.

Czy jest gdzieś dostępna pełna lista aktów prawnych regulujących sankcje?

Reżimy sankcyjne są definiowane przez szereg organizacji (np. ONZ, UE) oraz poszczególne kraje. Nie ma jednego, globalnego repozytorium aktów prawnych regulujących kwestie sankcyjne. Dodatkowo, sankcje mogą być nakładane również przez państwa objęte sankcjami – vide sankcje Rosji na UE w odpowiedzi na sankcje UE nałożone na Rosję i Białoruś.

 

Jakie podmioty i w jakich przypadkach powinny stosować wymagania ustawy sankcyjnej? W przypadku ustawy AML tylko instytucje obowiązane?

Sankcje gospodarcze dotyczą wszystkich – zarówno podmioty prawne jak i osoby fizyczne.

Czy rekomendują Państwo wysyłanie formularzy / oświadczeń w celu zweryfikowania struktury właścicielskiej swoich kontrahentów?

Wysyłanie formularzy z oświadczeniem dot. struktury właścicielskiej jest jednym z narzędzi, które może posłużyć do ustalenia struktury właścicielskiej i beneficjentów rzeczywistych. Dobrą praktyką jest zweryfikowanie przedstawionych przez kontrahenta informacji w niezależnych źródłach, lub poproszenie o przekazanie kopii kluczowych dokumentów, potwierdzających dane z oświadczenia.

 

Co w praktyce oznacza weryfikacja kontrahenta? Tzn. jakie czynności (fizycznie) składają się na taką weryfikację?

Weryfikacja kontrahenta polega na ustaleniu struktury właścicielskiej wraz z udziałem procentowym, identyfikacji beneficjentów rzeczywistych i porównaniu tych informacji z wykazem podmiotów, osób fizycznych i branż z prawnie wiążącymi listami sankcyjnymi.

Nie ma zamkniętego katalogu działań – ustalenie struktury właścicielskiej i beneficjentów rzeczywistych może wymagać sięgnięcia do rejestrów handlowych, (w tym do rejestrów poza polską, jeśli w strukturze są firmy zagraniczne), przeanalizowania informacji dostępnych o firmie na stronach internetowych kontrahenta, zapoznania się ze sprawozdaniem finansowym (może zawierać informacje o beneficjentach rzeczywistych), przeanalizowania innych informacji dostępnych o kontrahencie w otwartych źródłach (włączając w to informacje w innych językach) jak też konieczność zdania pytań bezpośrednio kontrahentowi.

W wyniku tych działań firma powinna być w stanie zebrać wystarczające informacje o kontrahentach, umożliwiające ocenę ryzyka współpracy i przeprowadzenie sprawdzenia sankcyjnego.

W webcaście podkreślono, że powinniśmy przeprowadzić analizę struktury właścicielskiej. Co w sytuacji, gdy firma ma dość ograniczone możliwości, a sytuacja struktury właścicielskich jest mocno rozbudowana?

Brak ustalenia beneficjenta rzeczywistego de facto uniemożliwia prawidłową weryfikację ryzyka sankcyjnego. Dodatkowo skomplikowane struktury właścicielskie, szczególnie z wykorzystaniem spółek z jurysdykcji umożliwiających nieujawnianie beneficjentów rzeczywistych, powinny być dodatkowym istotnym czynnikiem ryzyka przy ocenie współpracy z danym podmiotem. Możliwe jest podjęcie dodatkowych działań, takich jak wysłanie zapytania do kontrahenta o strukturę właścicielską i beneficjentów rzeczywistych, w zależności od otrzymanej odpowiedzi (lub jej braku), podjęcie dalszych działań i decyzji o nawiązaniu bądź kontynuacji współpracy z kontrahentem.

 

Jakie działania należy podjąć w stosunku do podmiotu wpisanego na polska listę sankcyjną, z którą zawarta została umowa o leasing pojazdu? Czy należy wypowiedzieć umowę i odebrać pojazd, czy po odebraniu pojazdu firma leasingowa może go sprzedać, jak rozwiązać kwestię płatności od takiego klienta?

Zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM RADY (UE) NR 269/2014

„zasoby gospodarcze” oznaczają wszelkiego rodzaju rzeczowe aktywa trwałe i wartości niematerialne i prawne, ruchome i nieruchome, które nie są środkami finansowymi, ale mogą być użyte do uzyskania środków finansowych, towarów lub usług;

z kolei "USTAWA z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego" (tzw. polska ustawa sankcyjna) wskazuje, że

"[...]

Art. 6. 1. Osoba lub podmiot, które w stosunku do osoby lub podmiotu

wpisanych na listę:

1) nie dopełniają obowiązku zamrożenia środków finansowych, funduszy lub zasobów gospodarczych lub zakazu udostępniania środków finansowych, funduszy lub zasobów gospodarczych, określonego w art. 2 ust. 1 lub 2 rozporządzenia 765/2006 lub art. 2 rozporządzenia 269/2014,

[...]

– podlegają karze pieniężnej."

Jeśli przedsiębiorca uzna że w świetle obowiązujących przepisów leasing jest udostępnieniem zasobów gospodarczych, to może to rodzić wszystkie związane z tym wymogi oraz konsekwencje, w przypadku niepodjęcia działań przez leasingodawcę.

Ile kroków podczas weryfikacji powinniśmy robić? Jak głęboko drążyć strukturę właścicielską by dochować należytą staranność? Domagać się ujawnienia CAŁEJ struktury właścicielskiej/ kapitałowej kontrahenta?

Celem weryfikacji kontrahentów powinno być zebranie informacji, umożliwiających przeprowadzenie skutecznego sprawdzenia sankcyjnego. Należy przy tym uwzględnić wszystkie koncepcje, regulujące proces sankcyjny (reguła 50%, reguła agregacji, koncepcja kontroli, eksterytorialność itp.), ponieważ wpływają one na głębokość analizy. Przykładowo, jeśli przedsiębiorca zebrał informacje o 97% struktury właścicielskiej i beneficjentach rzeczywistych i brakujące 3% nie wpłynie na wiążące rozstrzygnięcie np. z perspektywy reguły 50%, to taka głębokość i zakres weryfikacji może być wystarczający.

 

Prośba o wskazanie stron, na którym możemy znaleźć rejestry firm w Rosji i Białorusi

Linki do oficjalnych rejestrów państwowych są poniżej:

Rosja: http://egrul.nalog.ru/

Białoruś: http://egr.gov.by/egrn/index.jsp?content=Find

W praktyce bez dostępu do wiarygodnych płatnych źródeł, specjalizujących się w firmach tych dwóch rynków, bardzo trudno jest ustalić niezbędny zakres danych o kontrahentach.

Czy są jakieś metody/zasady/wytyczne dotyczące szacowania ryzyk sankcyjnych?

A: Analiza ryzyka sankcyjnego obejmuje szereg czynników, między innymi: kraj działalności, kraj rejestracji, formę prawną, strukturę własnościową, kraj pochodzenia beneficjentów rzeczywistych, przedmiot działalności, geograficzny zakres działania, instytucje finansowe utrzymujące rachunki bankowe kontrahentów i szereg innych zmiennych, włącznie z historią współpracy, warunkami handlowymi itp.

Przygotowany model ryzyka pozwala zastosować podejście oparte na ryzyku i dostosować zakres weryfikacji kontrahenta do klasy ryzyka.

 

Banki od dłuższego czasu weryfikują swoich klientów pod kątem KYC/AML/UBO/sankcji i mają do tego dedykowane całe zespoły. Jak z tym tematem radzą sobie/mają poradzić mniejsze firmy? Czy są do tego jakieś dedykowane narzędzia?

Przestrzeganie sankcji jest wymogiem regulacyjnym. Zakres czynności, a w konsekwencji niezbędne zasoby ludzkie, techniczne, finansowe i inne są pochodną profilu ryzyka firmy i kontrahentów. Nie istnieją uniwersalne rozwiązania – w zależności od potrzeb, częstości sprawdzeni i zidentyfikowanych ryzyk, może być to proces w pełni wewnętrzny, może być realizowany w modelu hybrydowym gdzie bardziej złożone przypadki są analizowane przez zewnętrzne podmioty lub w całości przekazany w outsourcing.

Czy zbieranie oświadczeń od kontrahentów o tym, że np. sprzedawany tym kontrahentom towar nie będzie wykorzystany w sposób naruszający sankcje? Czy może to uzupełniać/zastępować weryfikację kontrahentów?

Weryfikacja kontrahenta i oświadczenia dot. wykorzystania lub dalszej sprzedaży towarów przez kontrahenta to są uzupełniające się, w pełni komplementarne zagadnienia (nie zastępują się). Weryfikacja kontrahenta służy ograniczeniu ryzyka nawiązania lub kontynuacji relacji z podmiotem objętym sankcjami, oświadczenia dot. dalszego wykorzystania lub sprzedaży towarów ograniczają do pewnego stopnia (ale nie eliminują) ryzyka, że kontrahent nie objęty sankcjami będzie handlował z podmiotem objętym sankcjami lub sprzedawany dalej towar jest objęty embargiem.

 

Czy weryfikacja kontrahenta przy użyciu dostępnych na rynku narzędzi (np. Skaner iAML, Platforma Hyperflow) jest wystarczająca, czy powinna być uzupełniona o dodatkowe działania (jeśli tak - jakie)?

Niestety, nie możemy się wypowiedzieć o wystarczalności konkretnych narzędzi lub repozytoriów danych.

Czy screening sankcyjny oferowany przez EY jest możliwy, jeśli w bazie danych kontrahentów nie mamy informacji o strukturze właścicielskiej / o beneficjentach rzeczywistych?

Skuteczność „screeningu sankcyjnego” jest uzależniona od jakości i zakresu posiadanych danych o kontrahentach. Część podmiotów objętych sankcjami może być w ten sposób zidentyfikowana, ponieważ informacje o strukturze właścicielskiej i beneficjentach rzeczywistych obejmują więcej niż jedną warstwę własności. Niemniej wiarygodny „screening sankcyjny” wymaga danych o strukturze właścicielskiej i beneficjentach rzeczywistych ze względu na daleko posuniętą poufność danych w niektórych jurysdykcjach.

 

Jak sprawdzić te kilka % udziałów właścicielskich, których nie można ustalić, do kogo należą?

Konieczność zebrania informacji o niewielkim procencie udziałów zależy od ustaleń dotyczących pozostałych udziałów. Jeśli zebrane wcześniej informacje pozwalają potwierdzić lub wykluczyć ryzyko sankcyjne, to dodatkowe informacje nie wniosą wiele do oceny ryzyka i umożliwienia podjęcia decyzji. Jednakże w przypadku, gdy ustalono że (przykładowo) 48% udziałów należy do beneficjentów rzeczywistych objętych prawnie wiążącymi sankcjami, pozostałe 49% udziałów należy do innych beneficjentów rzeczywistych a 3% jest nieznane, to takie ustalenia nie pozwalają na wiążącą ocenę ryzyka sankcyjnego. W takiej sytuacji można spróbować wnioskować o brakujące dane do kontrahenta i w zależności od uzyskanej odpowiedzi oszacować ryzyko relacji z takim kontrahentem.

Czy jeśli zdecydowałbym się na skorzystanie z Państwa usług w zakresie weryfikacji klienta to nie będę musiał dodatkowo brać oświadczenia od klienta o tym, że nie podlega sankcjom? Czy też należałoby przyjąć strategię dwutorową - weryfikacja z wykorzystaniem Państwa narzędzi i jednoczesne odbieranie oświadczeń od klientów.

Zebranie oświadczenia od kontrahenta i niezależnie od tego przeprowadzenie weryfikacji pozwala na porównanie otrzymanych informacji z dwóch źródeł i ich ocenę. Bazowanie wyłącznie na oświadczeniach rodzi ryzyko polegania na jednostronnych informacjach, przekazanych przez zainteresowaną stronę. Również bazowanie wyłącznie na weryfikacji kontrahenta w oparciu o dostępne źródła może nie ujawnić wszystkich informacji. Wykorzystanie tych dwóch narzędzi – oświadczeń i weryfikacji kontrahenta daje pełniejszy obraz i pozwala lepiej zarządzić ryzykiem sankcyjnym.

 

Współautorem artykułu był Zbigniew Pindel. 

Współautorem artykułu był Zbigniew Pindel. 

 

Weryfikacja kontrahenta w dobie sankcji

Obejrzyj nagranie z webcastu

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Podsumowanie

Eksperci EY odpowiadają na pytania, które zadali uczestnicy webcastu: Weryfikacja kontrahenta w dobie sankcji. Zapraszamy do lektury!

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej? Skontaktuj sie z nami.

Informacje

Autor Tomasz Dyrda

EY Polska, Dział Zarządzania Ryzykiem Nadużyć, Partner

Propagator innowacyjnych i zaawansowanych rozwiązań z zakresu informatyki śledczej, cyberbezpieczeństwa i analizy danych. Ekspert z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem.

  • Facebook
  • LinkedIn
  • X (formerly Twitter)