4 min. czytania 31 sty 2023
zdjęcie do artykułu dodatek za pracę zdalną

Dodatek za pracę zdalną. Zmiany w Kodeksie pracy od 2023 roku

Autorzy
Teresa Nisler

EY Polska, Doradztwo Podatkowe, People Advisory Services, Manager

Licencjonowany doradca podatkowy, menedżer w zespole People Advisory Services EY. Specjalizuje się w kwestiach związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz ubezpieczeniami społecznymi.

Maja Szymczewska

EY Polska, People Advisory Services, Senior

Maja to licencjonowany doradca podatkowy z doświadczeniem w obszarze podatków osobistych oraz globalnej mobilności pracowników.

Marta Larwa

EY Polska, People Advisory Services, Manager

Marta to licencjonowany doradca podatkowy z dużym doświadczeniem w obszarze podatków osobistych.

4 min. czytania 31 sty 2023
Ustawa zmieniająca Kodeks pracy została już podpisana przez Prezydenta RP i czeka obecnie na publikację w Dzienniku Ustaw. Nowelizacja zawiera m.in. przepisy dotyczące pracy zdalnej. Regulacje te wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od ich ogłoszenia. Na wdrożenie zmian pracodawcy nie mają zatem zbyt wiele czasu.  Jedną z istotnych kwestii regulowaną nowelizacją jest dodatek za pracę zdalną. W artykule odpowiemy także na pytanie: Na czym polega i na jakich zasadach ma być wypłacany ekwiwalent za pracę zdalną?

Ekwiwalent za pracę zdalną i inne nowe benefity dla pracowników 

Zgodnie z nowymi regulacjami pracodawca wdrażający model świadczenia pracy w sposób zdalny będzie obowiązany do określenia zasad wykonywania pracy zdalnie. Elementami koniecznymi do ustalenia są:

  • zasady pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną, 
  • zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.  

Co to w praktyce oznacza? Pracodawca będzie zobowiązany w określonych sytuacjach do wypłaty pracownikowi kwot dodatku w związku z wykonywaną przez niego pracą zdalną. Na tym ma polegać dodatek za pracę zdalną. 

Przewodnik Podatkowy EY: Bezpieczny Pracownik i Pracodawca 2023 

Polski Ład 2.0 – Zmiany w prawie pracy – Kompetencje pracownika przyszłości – GIGersi/IT/B2B – GIK + ESG

Zamów przewodnik

 

Nowe benefity pracownicze bez PIT i ZUS

Bardzo dobrą wiadomością jest wyłączenie z przychodu wypłacanych pracownikowi kwot związanych z pracą zdalną. Dotyczy to nie tylko pokrytych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, ale również wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Tym samym, zgodnie z nowymi przepisami wprowadzonymi nowelizacją, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, również nie będzie stanowiło przychodu i nie będzie podlegało opodatkowaniu.

Co do zasady, wszystkie wyłączenia z przychodu należy jednak interpretować wąsko, stąd konieczne będzie staranne weryfikowanie, czy wypłacone pracownikowi kwoty nie wykraczają poza zakres wyłączenia określony w przepisach. W przypadku zakwestionowania podejścia np. w toku kontroli i uznania wypłaconych kwot za przychód pracownika, będzie to oznaczało konieczność zapłaty PIT i ZUS w części pracownika i pracodawcy od wypłaconej kwoty.

Praca zdalna i zwrot kosztów 

Na gruncie nowych przepisów na pracodawcy ciąży obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej przez pracownika. Dodatkowo, pracodawca może zdecydować się również na pokrycie innych kosztów związanych z pracą zdalną, przy czym ten fakt musi zostać wprost ujęty w regulacjach wewnętrznych firmy.

Otrzymanie zwrotu kosztów przez pracownika może wiązać się z koniecznością przedstawienia dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych kosztów. W celu bezpiecznego zwrotu poniesionych kosztów pracownikom wykonującym pracę zdalną (bez PIT i ZUS), rekomendowanym podejściem będzie weryfikacja zasadności wszystkich zwracanych kwot pracownikowi z tutyłu świadczenia tej formy pracy. Tym samym, wdrożenie modelu pracy zdalnej, będzie w praktyce oznaczało odczuwalne zwiększenie obciążeń administracyjnych dla pracodawcy, zwłaszcza w przypadku firm, dla których liczba pracowników wykonujących pracę w modelu pracy zdalnej jest znacząca.

Ekwiwalent za pracę zdalną

W sytuacji wykorzystywania w pracy zdalnej materiałów i narzędzi do pracy, w tym urządzeń technicznych, niezapewnionych przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje dodatek za pracę zdalną, czyli ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Ważne, że przy ustalaniu ekwiwalentu konieczne jest uwzględnienie m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału.

Co do zasady, wypłata ekwiwalentu pracownikowi zgodnie z nowelizacją jest zwolniona z PIT i ZUS. Aby jednak bezpiecznie korzystać z tej preferencji, ekwiwalent za pracę zdalną powinien zostać wyliczony precyzyjnie (bazując na realnych wartościach) oraz powinien być możliwy do zweryfikowania. Warto także archiwizować dokumenty będące podstawą do wyliczenia ekwiwalentu na potrzeby ewentualnej kontroli.

Ryczałt a zwrot koszów i ekwiwalent za pracę zdalną

Zwrot poniesionych kosztów albo wypłata ekwiwalentu mogą być zastąpione obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w bezpośrednim związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ryczałtu zastosowanie mają reguły podobne, jak w przypadku ekwiwalentu. Należy wziąć pod uwagę w szczególności: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ustalenie ryczałtu w praktyce wydaje się najłatwiejsze w organizacji, z uwagi na prostotę tego rozwiązania. Ale i tu mogą pojawić się wyzwania. Ryczałt korzysta z preferencji PIT i ZUS, oznacza to, że konieczne jest skrupulatne i dokładne ustalenie jego wartości. 

Jakie inne rozwiązania prawne wprowadza nowelizacja ustawy Kodeks pracy? Więcej na ten temat można przeczytać w artykule pt. "Praca zdalna – nowe przepisy prawne. Co warto wiedzieć?".

Przepisy o pracy zdalnej zaczną obowiązywać już niebawem. Pracodawcy powinni się do zmian odpowiednio przygotować i już teraz podjąć decyzję, czy wdrażając pracę zdalną w swojej organizacji decydują się na zwrot kosztów poniesionych przez pracownika czy z góry określony ryczałt. Dla pracodawców wyzwaniem może okazać się precyzyjne wyliczenie ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom związanym bezpośrednio z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej. Ciekawym wątkiem jest temat kosztów związanych z pracą zdalną, na których pokrycie pracodawca się może zdecydować. Również tego typu świadczenia nie będą traktowane jako przychód, co skutkuje brakiem PIT i ZUS.
Marta Larwa
Manager, People Advisory Services, EY Polska

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Webcast EY: Rewolucyjne zmiany w prawie pracy. Jak się do nich dostosować?

Nowe przepisy to nie tylko praca zdalna. Zmiany będą obejmowały również obszar badania trzeźwości oraz nowe rodzaje urlopów. Dodatkowo, mamy jeszcze dyrektywę work-life balance, na którą warto również zwracać uwagę. Od czego zacząć i jak wdrożyć nowe przepisy Kodeksu pracy opowiedzą eksperci EY podczas najbliższego webcastu. 

Zapisz się na webcast >>>

Podsumowanie

Przepisy dotyczące pracy zdalnej już z podpisem Prezydenta RP. Już teraz warto podjąć pierwsze kroki, pozwalające na ustalenie kierunku postępowania przez pracodawcę przy regulacji pracy zdalnej oraz podjęcie decyzji co do formy, w jakiej ma być wypłacony dodatek za pracę zdalną (zwrot, ekwiwalent za pracę zdalną lub ryczałt). 

 

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej?

Skontaktuj sie z nami.

Informacje

Autorzy
Teresa Nisler

EY Polska, Doradztwo Podatkowe, People Advisory Services, Manager

Licencjonowany doradca podatkowy, menedżer w zespole People Advisory Services EY. Specjalizuje się w kwestiach związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz ubezpieczeniami społecznymi.

Maja Szymczewska

EY Polska, People Advisory Services, Senior

Maja to licencjonowany doradca podatkowy z doświadczeniem w obszarze podatków osobistych oraz globalnej mobilności pracowników.

Marta Larwa

EY Polska, People Advisory Services, Manager

Marta to licencjonowany doradca podatkowy z dużym doświadczeniem w obszarze podatków osobistych.

  • Facebook
  • LinkedIn
  • X (formerly Twitter)