5 min. czytania 30 sty 2023
zdjęcie do artykułu Praca zdalna – nowe przepisy prawne. Co warto wiedzieć?

Praca zdalna – nowe przepisy prawne. Co warto wiedzieć?

Autorzy
Marta Larwa

EY Polska, People Advisory Services, Manager

Marta to licencjonowany doradca podatkowy z dużym doświadczeniem w obszarze podatków osobistych.

Małgorzata Wandzel

EY Polska, People Advisory Services, Senior

Doświadczona konsultantka usług doradztwa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz prawa pracy.

5 min. czytania 30 sty 2023
Po miesiącach oczekiwań zakończyły się prace nad nowelizacją ustawy: Kodeks pracy. 27 stycznia 2023 r. ustawa została podpisana przez Prezydenta. Tym samym dobiegł końca ostatni etap długiego procesu legislacyjnego. Zmiany wprowadzające przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.

Kiedy praca może być wykonywana zdalnie?

Praca zdalna oznacza wykonywanie pracy w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą a, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Jeśli pracodawca dopuszcza wykonywanie pracy zdalnie, wówczas musi liczyć się z koniecznością wprowadzenia określonych przepisów wewnętrznych. Ich brak może generować określone roszczenia pracowników o wypłatę kosztów związanych z pracą zdalną.

Jeśli jednak w organizacji nie funkcjonują regulacje odnośnie pracy zdalnej, nowe przepisy dają pracownikowi możliwość wykonywania pracy zdalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (tzw. praca zdalna okazjonalna).

Przewodnik Podatkowy EY: Bezpieczny Pracownik i Pracodawca 2023 

Polski Ład 2.0 – Zmiany w prawie pracy – Kompetencje pracownika przyszłości – GIGersi/IT/B2B – GIK + ESG

Zamów przewodnik

 

Praca zdalna – regulacje prawne 

Nowe przepisy jasno określają, w jaki sposób praca zdalna powinna zostać uregulowana w organizacji. Pracodawca może określić zasady dotyczące pracy zdalnej w formie porozumienia pomiędzy nim a zakładową(-ymi) organizacją(-ami) związkową(-ymi), ich reprezentantami lub przedstawicielem pracowników. 

Alternatywnie, pracodawca może ustanowić zasady pracy zdalnej bezpośrednio w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Praca zdalna – regulacje wewnętrzne w organizacji. Co powinny zawierać?

Przepisy dotyczące pracy zdalnej jasno wskazują, że regulacje wewnętrzne powinny zawierać przynajmniej poniższe elementy, m.in.:

  1. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
  2. zasady pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną,
  3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
  4. zasady porozumiewania się, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
  5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
  6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
  7. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
  8. zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Warto podkreślić, że w przypadku porozumienia zawieranego bezpośrednio z pracownikiem, powinno ono obejmować elementy wymienione w punktach 2-8.

Pracodawcy, którzy posiadają już regulacje dot. pracy zdalnej

Większość firm ma już przyjęte zasady, w jakich może być wykonywana praca zdalna. Niektóre organizacje jeszcze w trakcie pandemii wprowadziły regulaminy określające tę formę pracy. Uchwalenie nowelizacji Kodeksu pracy stanowi najlepszy moment, by przeprowadzić audyt rozwiązań już funkcjonujących w firmie i sprawdzenie czy odpowiadają one nowo wprowadzanym regulacjom. Pozwoli to na ustalenie jakie kroki i decyzje należy podjąć, aby odpowiednio przygotować się do zmian.

Na jakich zasadach ma być wypłacany dodatek za pracę zdalną? Więcej na ten temat można przeczytać w artykule: "Dodatek za pracę zdalną. Zmiany w kodeksie pracy od 2023 roku."

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Webcast EY: Rewolucyjne zmiany w prawie pracy. Jak się do nich dostosować?

Nowe przepisy to nie tylko praca zdalna. Zmiany będą obejmowały również obszar badania trzeźwości oraz nowe rodzaje urlopów. Dodatkowo, mamy jeszcze dyrektywę work-life balance, na którą warto również zwracać uwagę. Od czego zacząć i jak wdrożyć nowe przepisy Kodeksu pracy opowiedzą eksperci EY podczas najbliższego webcastu. 

Zapisz się na webcast >>>

Podsumowanie

Praca zdalna stanowi formę benefitu dla pracowników. Wielu z nich uzależnia podjęcie pracy w danej organizacji od możliwości wykonywania pracy w takiej formie.  

Nowe przepisy są bardzo korzystne dla pracowników, określają bowiem zobowiązanie pracodawcy do wypłaty świadczeń w związku z wykonywaniem pracy zdalnie. Dla pracowników taki model świadczenia pracy będzie tym bardziej atrakcyjny. Dla pracodawców nowe przepisy mogą stanowić jednak wyzwanie - w praktyce oznacza konieczność podjęcia określonych działań, aby dostosować się do regulacji z Kodeksu pracy. Od strony finansowej konieczne będzie zabezpieczenie środków na wypłatę kosztów pracy zdalnej lub ekwiwalentu. Pracodawcy będą mieli tylko 2 miesiące od dnia ogłoszenia nowelizacji Kodeksu pracy na wdrożenie w swoich organizacjach zmian. Dlatego warto już teraz przygotowywać się do wprowadzenia nowych regulacji.

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej?

Skontaktuj sie z nami.

Informacje

Autorzy
Marta Larwa

EY Polska, People Advisory Services, Manager

Marta to licencjonowany doradca podatkowy z dużym doświadczeniem w obszarze podatków osobistych.

Małgorzata Wandzel

EY Polska, People Advisory Services, Senior

Doświadczona konsultantka usług doradztwa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz prawa pracy.

  • Facebook
  • LinkedIn
  • X (formerly Twitter)