Etapa 3: estabelecer prioridades e focar nos relacionamentos críticos
Uma vez finalizada a lista geral de contratos, a próxima etapa consiste em estabelecer prioridades com base no valor contratado e noutras medidas qualitativas, como o factor crítico dos negócios na Fase Inicial e o relacionamento com o fornecedor ou cliente. A categorização permite à equipa de separação de contratos definir prioridades em termos de tempo e recursos em contratos importantes para a transacção. Para contratos considerados "críticos", a criação de perfis de fornecedores, a formulação de cenários hipotéticos e a determinação de alavancas de negociação quantitativas e qualitativas permitirão uma separação perfeita.
Os fornecedores de tecnologia podem requerer tratamento especial. Ao contrário de outros sectores, as organizações do sector da tecnologia tendem a ter uma grande presença de aplicações e infraestruturas de terceiros e podem depender muito de fornecedores externos de tecnologia para fazerem chegar os seus produtos ao mercado. Em desinvestimentos típicos, alguns fornecedores de tecnologia tendem a exercer maior poder de negociação e, nesse sentido, a separação de contratos torna-se um desafio. Os fornecedores podem referir problemas com a implementação de mudanças contratuais e despesas administrativas e adiar a concessão de direitos de transição, duplicação e atribuição ou insistir na compra de licenças temporárias para prestar assistência durante a vigência do contrato de serviços de transição (TSA).
Para resolver esses problemas, as organizações devem definir prioridades com esses fornecedores no processo geral de separação de contratos e trabalhar com os representantes da conta do fornecedor e colaborar com os mesmos para assegurar os direitos de separação necessários. O recurso a “acordos transitórios” — através dos quais a empresa mãe e os fornecedores concordam em alterar o contrato para autorizar a DivestCo a usar o licenciamento ou beneficiar dos serviços por forma a repercutir-se no contrato — é uma opção possível. Após a conclusão do acordo transitório, a DivestCo geralmente é obrigada a estabelecer um novo contrato directamente com o fornecedor de tecnologia.
Etapa 4: executar a análise de contratos e finalizar as disposições da Fase Inicial
A análise de contratos é um esforço crítico e elaborado que inclui a revisão de cláusulas contratuais para determinar que direitos estão contidos no contrato ou quais os requisitos a respeitar. Por exemplo, as cláusulas contratuais podem abranger direitos de cessão, mudança de controlo, requisitos de notificação, TSA (alienação ou direito de uso), direitos de duplicação e rescisão.
Vimos que, geralmente, os contratos não estão centralizados. Os contratos estão espalhados pelas unidades da organização, localizações geográficas e indivíduos. Isso torna o processo de análise de contratos difícil e propenso a erros. As áreas funcionais são aconselhadas assim a tomar medidas proactivas no que toca à classificação de todos os contratos e acordos.
Deve envolver as principais partes interessadas da organização para que dêem o seu contributo com vista a formalizar as disposições do contrato, geralmente orientadas pelo modelo operacional da Fase Inicial.
Etapa 5: comunicação de terceiros e preparar a DivestCo para o sucesso
Uma vez determinadas as lacunas entre as disposições na Fase Inicial e os direitos contratuais, o processo de comunicação com o cliente e o fornecedor podem começar, dando prioridade aos contratos críticos.
- Os modelos de notificação de atribuição de tarefas têm de ser elaborados pelo departamento jurídico e transmitidos aos departamentos para personalização. Geralmente são necessários vários formatos, cobrindo diferentes cenários, tais como a atribuição completa ou parcial de tarefas ou notificação-apenas versus consentimento explícito do fornecedor.
- No caso de fornecedores que requerem apenas atribuição parcial de tarefas deve determine os activos e custos associados, incluindo licenças de software, equipamentos de telecomunicações e TI, colaboradores em regime livre, instalações imobiliárias e outros elementos a transferir para a DivestCo.
- No caso de fornecedores críticos na Fase Inicial deve determinar o risco se os direitos de atribuição de contratos não estiverem garantidos e criar planos de backup para garantir a continuidade dos negócios após a Fase Inicial.
Esta etapa pode ser complexa, dependendo das dependências de actores externos. Fornecedores ou clientes podem não ser suficientemente rápidos a responder a uma comunicação e conceder os direitos solicitados. a pior das hipóteses, alguns fornecedores podem usar essa oportunidade para cobrar uma taxa única pela concessão de direitos de alienação ou cessão ou aumentar a taxa de licenciamento para complementarem o seu fluxo de receitas. De igual modo, alguns clientes podem tentar explorar a transacção e aumentar suas comissões ou taxas promocionais.
O fluxo de trabalho de separação de contratos deve atentar em todas as respostas do fornecedor e do cliente, fazer o devido acompanhamento e escalonamento sempre que necessário. Se forem devidamente planeados e executados todos os contratos relevantes serão atribuídos, duplicados e estarão em condições de activar os serviços de transição conforme previsto.