8 Minutos de leitura 26 mai 2016
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Como uma abordagem holística para a gestão de projetos pode aumentar o sucesso

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EY Brasil

Organização de serviços profissionais multidisciplinares

8 Minutos de leitura 26 mai 2016

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Uma boa gestão de projetos requer o equilíbrio entre governança, processo e tecnologia.

O gerenciamento de projetos e programas existe há milênios, desde a montagem dass Pirâmides de Giza em 2570 a.C. Mas apenas no início dos anos 1950 e 1960, com a criação do método de caminho crítico (CPM) e a formação do Project Management Institute (PMI), é que métodos e técnicas formalizados foram aplicados ao gerenciamento de projetos. [1]

Como as tecnologias e os mercados avançam e os projetos se tornam mais complexos, no entanto, está se tornando cada vez mais difícil manter o controle de todas as partes móveis e obter insights sobre todas as áreas de um grande projeto. Como consequência, para suportar esta taxa de mudança, o número, a complexidade e os custos dos projetos também estão demonstrando um aumento significativo. Mais de 50% dos executivos, no entanto, sentem que a eficácia corporativa é limitada pela falta de entrega em grandes projetos [2]. Mesmo em uma época em que as soluções tecnológicas afirmam ser a resposta final para resolver problemas de execução, os gerentes e projetos continuam a tropeçar nos mesmos obstáculos que têm afligido sua profissão desde o início:

  • Problema 1: falta de transparência 
    Os executivos muitas vezes não têm a visibilidade dos projetos que precisam ou não ter acesso a uma única fonte de verdade. Sem informações prontamente disponíveis, atualizadas e precisas, os executivos lutam para tomar decisões com base no status atual de cada.
  • Problema 2: falta de alinhamento e colaboração
    As organizações muitas vezes lutam contra a falta de alinhamento e colaboração entre as equipes, levando à diminuição da eficácia. De fato, quase 75% das equipes multifuncionais são disfuncionais e falham em pelo menos três das cinco categorias: atendimento ao orçamento planejado, cumprimento do cronograma, cumprimento das especificações, atendimento às expectativas dos clientes e alinhamento com as metas da empresa.  [3]
  • Problema 3: falta de confiança e agilidade
    Sem uma visão clara de informações precisas e atualizadas, os executivos muitas vezes são obrigados a tomar decisões que não são baseadas em fatos. Além disso, as decisões são, por vezes, adiadas enquanto os executivos aguardam pelos relatórios. Dada esta situação, os executivos do projeto muitas vezes têm uma falta de confiança em cumprir os objetivos declarados do programa para a liderança global.

Uma abordagem holística fornece a solução

Para mitigar os problemas acima mencionados e, em última análise, melhorar a probabilidade de sucesso, os executivos devem procurar implementar uma abordagem mais holística para seus esforços de gestão de programas que emprega governança, processo e tecnologia. Isso inclui começar com uma estrutura de governança que facilite a tomada de decisões, estabelecer processos que permitam a execução disciplinada e uma plataforma tecnológica comum que impulsione a colaboração entre as partes interessadas e ajude a realizar os benefícios pretendidos.

Uma fusão equilibrada dos três elementos-chave para alcançar a excelência na execução

Tecnologia:
  • Os métodos estabelecidos de gestão e governança do programa ajudam a conduzir o alinhamento do projeto com a estratégia organizacional geral.
  • Uma abordagem holística para a gestão de projeto ajuda a oferecer resultados e benefícios ideais.
Processos:
  • O aumento da automação ajuda a resultar em maior consistência e padronização dos processos de gerenciamento de projetos.
  • Dashboards e relatórios ajudam a fornecer maior colaboração e transparência.
Governança:
  • As estruturas, processos e cultura corretas ajudam a aceitação do negócio e a adesão dos stakeholders.
  • Uma perspectiva holística para gerenciar os elementos das pessoas dentro da transformação ajuda a permitir uma realização sustentada dos benefícios do projeto desejado.

Estruturas sólidas de governança estabelecem a base para a colaboração e o sucesso, porque as pessoas que entram no projeto sabem exatamente onde se encaixam.

Comece com a governança

Antes de começar a trabalhar em qualquer projeto importante, a estrutura de governança precisa ser definida. O elemento essencial disto é uma clara articulação dos papéis, responsabilidades e autoridade decisória para todos os projetos e carteiras relevantes.

A sólida estrutura de governança não só ajuda na tomada de decisões, como também ajuda a impulsionar a prestação de contas dentro do projeto. Com a governança correta em vigor, a autoridade é a mais alta em nível de liderança, enquanto a maioria das decisões cotidianas é tomada. Os gerentes de projetos têm a capacidade de ter sucesso sabendo que as decisões tomadas são apoiadas e aplicadas pela liderança, enquanto os líderes economizam tempo e energia, permitindo que as decisões de nível de projeto sejam feitos no nível adequado.

As estruturas de governança também podem fornecer uma ligação chave entre o projeto e a estratégia e iniciativas globais da organização. À medida que o negócio muda a direção estratégica ou introduz novas iniciativas, a estrutura de governança fornece um caminho claro para mudar as prioridades. Por exemplo, se a situação do orçamento da empresa muda, a liderança executiva do projeto pode trabalhar com a liderança da organização para expandir ou reduzir o escopo, como o orçamento permite, e é capaz de relatar essas decisões na cadeia de comando.

Além disso, à medida que os projetos crescem e se formam novos grupos, fornecedores ou parceiros são introduzidos, a estrutura de governança mostra claramente como as novas adições irão interagir e tomar decisões. Estruturas sólidas de governança estabelecem a base para a colaboração e o sucesso porque as pessoas que entram no projeto sabem exatamente onde se encaixam. Os novos gerentes sabem a quem se reportam e os novos fornecedores podem compreender rapidamente a autoridade de tomada de decisão do projeto.

Os processos de gestão de projetos permitem que a comunicação e a informação fluam naturalmente, em vez da miríade de reuniões que são postas em prática para resolver questões de comunicação.

Utilizar processos para melhorar o desempenho

Os processos de gestão de projetos são diretrizes que fornecem estrutura e consistência à operação. Estes processos incorporados permitem que a comunicação e a informação fluam naturalmente, em vez da miríade de reuniões que são postas em prática para resolver questões de comunicação. Através da padronização, um processo é capaz de facilitar a prestação de contas bidirecional entre gerentes de projeto e liderança executiva.

Por um lado, os gerentes de projeto usam processos de gerenciamento de programas para controlar o planejamento e implementação do trabalho aprovado pela liderança executiva. Se problemas incontroláveis forem encontrados pela equipe, os gerentes de projeto usam caminhos de escalação estabelecidos dentro dos processos para obter apoio da liderança executiva. Por outro lado, a liderança executiva utiliza processos de gestão para gerenciar o portfólio de projetos. Os processos contêm recursos de relatórios que dão à liderança executiva visibilidade sobre os principais indicadores de desempenho, o que mantém os gerentes responsáveis pela realização dos benefícios de seus projetos.

A eficácia dessa relação de prestação de contas bidirecional é baseada na adoção dos processos de gestão dos projetos. Por esta razão, é fundamental que sejam postas em prática técnicas adequadas de gestão da mudança para aumentar a aceitação. A adoção pode ser obtida através do amadurecimento gradual dos processos, de modo a corresponder às capacidades das pessoas e da tecnologia que apoiam o projeto. Um processo altamente avançado pode sobrecarregar a equipe se ela não tiver o conjunto de habilidades ou a tecnologia eficaz para executá-lo, enquanto um projeto com processos fracos resulta em um ambiente mais reativo que leva a problemas incontroláveis, ao contrário de um ambiente proativo que mitiga riscos antes do tempo.

À medida que o negócio muda a direção estratégica ou introduz novas iniciativas, a estrutura de governança fornece um caminho claro para mudar as prioridades do projeto.

Para possibilitar ainda mais a maturidade dos processos, a tecnologia pode ser usada para automatizar fluxos. A automação eliminará o erro do usuário, causando um aumento na consistência e padronização. Além disso, a tecnologia pode ser utilizada para melhorar a colaboração e a transparência destes processos através da utilização de painéis de controle.

Implementar tecnologia para aproveitar a eficiência operacional

Com a abundância de informações e dados fluindo através das organizações de hoje, o uso de ferramentas e tecnologia pode ajudar na sua análise, fornecendo informações significativas para auxiliar na tomada de decisões.

No entanto, as ferramentas e tecnologias por si só nunca podem ser suficientes. Muitas vezes, os gerentes de projetos e programas colocam ênfase na tecnologia, acreditando que relatórios e gráficos irão resgatar um projeto falho. Os processos e as pessoas certas são necessários para habilitar essas ferramentas. Muitas organizações têm se encontrado na situação de ter investido milhões de dólares em uma ferramenta que é subutilizada devido a falhas no gerenciamento de mudanças, má integração nos processos ou falta de conhecimento e habilidades entre os membros da equipe.

A gestão eficaz do projeto precisa de colaboração e comunicação.

Com o treinamento, processos e pessoas corretas, essas ferramentas podem permitir que as organizações se beneficiem de tomadas de decisão rápidas e eficazes, além de fornecer a confiança de que os resultados desejados serão alcançados. A tecnologia certa deve fornecer análises perspicazes, comunicação transparente, colaboração perfeita, relatórios significativos e informações oportunas.

Os ingredientes para o sucesso

  • Objetivo final definido: as organizações devem ter seu objetivo final definido e em mente antes de empreender grandes projetos complexos de gestão e soluções. Com soluções de gestão, um tamanho não serve para todos. Dependendo do que é necessário, a solução pode diferir.
  • Soluções simples: as organizações devem evitar soluções de gerenciamento de projetos excessivamente projetadas que são difíceis de adotar.
  • Gestão eficaz do controle de mudanças: isso anda de mãos dadas com a adoção de qualquer solução de gerenciamento de projetos. As empresas devem se concentrar em amadurecer o processo, a tecnologia e o nível de habilidade de suas pessoas, ao longo do tempo, para corresponder ao cenário da organização.
  • Cognição das restrições: as organizações devem estar plenamente conscientes e atentas às várias restrições que podem existir antes de adotar uma solução de gerenciamento de projetos. Estes podem variar de restrições de recursos ou financeiras a uma falta de maturidade na gestão do programa na organização.

Principais pontos para levar

  • Uma abordagem holística para a gestão de projetos requer o equilíbrio entre governança, processo e tecnologia.
  • Uma estrutura de governança sólida identifica caminhos de tomada de decisão que permitem uma gestão eficaz do projeto.
  • Processos eficientes não só facilitam a execução padrão, mas também amadurecem à medida que as capacidades do projeto evoluem.

A tecnologia requer o acoplamento de pessoas conhecedoras e processos simplificados para obter um uso significativo.

  • Notas de rodapé

    1. D. Haughey, "A brief history of project management", Project Smart, 2010, https://www.projectsmart.co.uk/ brief-history-of-project-management.php, acessado em março de 2016.
    2. Pesquisa da EY sobre os principais projetos de construção de capital das empresas da Fortune 500, uma pesquisa do governo dos EUA e a pesquisa do Gartner Group.
    3. B. Tabrizi, "75% das equipes multifuncionais são disfuncionais", Harvard Business Review, 2015, https://hbr.org/2015/06/75-of-cross-functional-teams-are-dysfunctional, acessado em março de 2016.

Resumo

Quando o gerenciamento de projetos funciona, os benefícios podem ser tangíveis e mensuráveis. No entanto, muitas vezes, os ganhos de eficiência esperados ficam significativamente aquém do esperado. Os obstáculos à gestão eficaz de projetos recorrem com demasiada frequência, e isto é agravado pelos efeitos do avanço das tecnologias que levam a um número crescente de projetos complexos e dispendiosos. Uma abordagem holística de gerenciamento pode mitigar as armadilhas usuais e melhorar a probabilidade de sucesso.

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