A conectividade na digitalização da auditoria é uma oportunidade negligenciada?

9 minutos de leitura 21 out 2019

As empresas podem usar o poder da conectividade para beneficiarem de uma auditoria digital que aumenta a qualidade e gera valor.

Vivemos num mundo em que o avanço rápido na conexão entre pessoas, pessoas e dispositivos e entre dispositivos é a norma. E a tecnologia que permite essa conectividade – incluindo plataformas, software de colaboração, aplicações de mensagens e portais – está a dar acesso a informação a um nível sem precedente. Esta transformação contínua da tecnologia é geralmente um desafio, mas cria oportunidades para aumentar a transparência, melhorar a avaliação de riscos, automatizar processos manuais e, finalmente, aperfeiçoar a qualidade da auditoria.

O data mining e a sua análise estão no centro dessa conectividade para os auditores. Recentemente, conversei com várias empresas industriais que se encontram em estágios avançados no uso de sensores para conectar máquinas e dispositivos através da Internet das Coisas. E estamos a promover colaboração com empresas de serviços financeiros sobre possíveis soluções de blockchain que lhes permitam processar transações financeiras e capturar dados de maneira mais rápida e segura. Esta conectividade não só torna os negócios mais fáceis e convenientes, como facilita a criação de um ambiente rico em dados que pode oferecer informações poderosas, inclusive para os auditores.

Quando falo com estas empresas, uma coisa é clara: eles querem que os seus auditores tirem proveito dos avanços na conectividade para fornecerem auditorias digitalmente transformadas.

O que é uma auditoria digitalmente transformada?

Uma auditoria digital depende da utilização de canais digitais, do início ao fim, em todos os processos. Possui três pilares, todos sustentados pela conectividade: automação, análise e agregação de valor através da experiência digital do cliente. Crucial para o sucesso de uma auditoria digitalmente transformada é sua plataforma tecnológica. Essa plataforma de auditoria, como qualquer sistema corporativo de sucesso, deve conectar efetivamente todos os membros da equipa de auditoria entre si e com a empresa auditada, permitindo uma gestão eficaz de todo o processo de auditoria.

Uma plataforma líder de auditoria digital é tipicamente dinâmica, na medida em que digitaliza a geração de documentos de trabalho, funciona como um repositório central de dados relevantes, fornece atualizações precisas em tempo real sobre o status da auditoria e permite que os auditores e empresas troquem informações de forma rápida e em segurança. Esta também deve ter uma funcionalidade móvel, para que todos os envolvidos na auditoria possam interagir, onde e quando quiserem. Em resumo, é a funcionalidade abrangente e a conectividade da plataforma que capacita os seus utilizadores. Num mundo com múltiplos requisitos sobre privacidade de dados, para alcançar esta conectividade é necessário um planeamento eficaz e foco em questões como a segurança de dados.

Conectividade: oportunidades e desafios para a auditoria

Maior conectividade cria oportunidades significativas para se beneficiar de uma auditoria digital. Ao mesmo tempo, apresenta alguns desafios que precisam de ser geridos.

As empresas podem beneficiar de uma auditoria digital transformada, adotando os seguintes passos:

  • Disponibilizar um volume maior de dados aos seus auditores. Muitas empresas já estão a utilizar repositórios centrais conhecidos como data lakes para armazenar todos os dados estruturados e não estruturados em escala. Além disso, a evolução dos sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) significa que cada vez mais dados financeiros e operacionais estão facilmente disponíveis e melhor harmonizados. Como os auditores agora podem usar ferramentas de análise para testar conjuntos de dados inteiros, além de confiar nas técnicas de amostragem usadas no passado, estes podem aproveitar essa riqueza de informações para identificar padrões ou tendências significativas ou incomuns, bem como oportunidades e riscos.
  • Ganhar um conhecimento mais profundo da sua contabilidade, para que possa monitorizar controlos de fraude e melhorar os seus processos de relato financeiro. A análise completa dos lançamentos não é apenas útil para identificar padrões e valores extremos, mas também para esclarecer os processos seguidos pela sua equipa quando estes registam transações financeiras. Quem está a gravar o quê e porquê? Que transações são realizadas manualmente e como é que as transações estão a ser revertidas? Os controlos de fraude estão a atuar conforme esperado? Os insights gerados por esta análise podem ser usados para melhorar o processo de relato financeiro de uma empresa agora e no futuro.
  • Ampliar o volume de dados incluído na auditoria digital. Isto pode incluir dados não estruturados que não estavam disponíveis anteriormente em formato digital ou que nem existiam no passado. Exemplos disto são os contratos, garantias e dados relacionados com provisões para passivos futuros. Colocar estas informações digitais nas aplicações de auditoria analítica dá uma melhor base de análise aos auditores, resultando em maior qualidade.
  • Incentivar as equipas financeira e de TI a partilhar informações e acesso aos sistemas com os seus auditores. Quando as informações são partilhadas de forma segura e eficiente por meio de uma plataforma de auditoria totalmente digital, o processo de auditoria será executado sem problemas e a qualidade da auditoria poderá ser melhorada. A equipa financeira da empresa também deverá evitar duplicação de esforços e economizará tempo no apoio à auditoria, uma vez que não será solicitado a pessoas diferentes que forneçam a mesma informação.

Os principais desafios que precisam de ser geridos ao implementar uma auditoria conectada digitalmente incluem:

  • Desafios culturais. Algumas organizações podem estar relutantes em partilhar informações com os seus auditores por vias de uma plataforma online. Isto pode ser devido à falta de familiaridade com a plataforma de auditoria, preocupações sobre como as informações possam ser usadas ou preocupações com a segurança dos dados.
  • Segurança de dados. Uma maior conectividade na auditoria expõe as empresas a questões regulatórias de proteção de dados e segurança. Por exemplo, o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia incorpora regras estritas sobre como os dados pessoais devem ser recolhidos, processados e armazenados, com empresas que violam as regras a arriscar multas pesadas e danos graves à sua reputação. Isto deve levar a que as empresas tenham cuidado com os dados que partilham com os seus auditores, verificando a forma como os mesmos são processados e armazenados.
  • Sistemas de TI desatualizados e pesados podem impedir que uma empresa aproveite ao máximo uma auditoria digital. Além disso, algumas das informações e dados que precisam ser considerados como parte do processo de auditoria podem não estar disponíveis centralmente num formato estruturado. Podem ainda existir apenas em papel e ser armazenados em múltiplas localizações.

Considerações para CFOs, CTOs e comités de auditoria 

Então, como é que as empresas podem aproveitar o poder da conectividade para beneficiar de uma auditoria digitalmente transformada que aprimora a qualidade da auditoria e agrega valor adicional aos negócios?

Se for um CFO, pode:

  • Definir o tom correto desde o início. Para que a sua auditoria digital seja bem-sucedida, é importante salientar as vantagens para a empresa e as suas partes interessadas.
  • Antecipar a necessidade de uma mudança cultural. A sua equipa financeira deve habituar-se a um novo sistema tecnológico para a auditoria e adaptar-se às novas formas de trabalhar com o auditor.
  • Compreender que uma auditoria digital bem-sucedida depende se os auditores têm acesso aos dados, sistemas e aplicativos analíticos da sua organização para evitar uma duplicação de esforços. Descubra qual o acesso que a sua equipa de auditoria precisa da sua função de TI e peça-lhes que descrevam os principais controlos de dados e segurança da empresa que precisam de ser cumpridos.
  • Aprender com as principais práticas do seu auditor. Aprendendo com o que seu auditor faz, poderá melhorar a adoção de tecnologia na sua organização. Por exemplo, pode haver oportunidades para o seu auditor gerar valor adicional a partir de dados que não está a aproveitar.

Se for um CTO, pode:

  • Ser proativo ao criar relacionamentos com os auditores da sua empresa. Pergunte-lhes sobre os dados que precisam e para quando, para ajudá-los a realizar uma auditoria de alta qualidade. Trabalhe com eles para fornecer esses dados no formato mais apropriado para a sua finalidade.
  • Conhecer a plataforma de auditoria usada pela sua equipa de auditoria. Os seus auditores podem explicar como é que a plataforma funciona, os controlos de segurança existentes e como é que os seus dados são armazenados e protegidos. Com esse conhecimento, poderá identificar oportunidades para compartilhar informações de maneira mais eficaz e tranquilizar outras partes interessadas sobre como os dados da sua empresa estão a ser usados no processo de auditoria.
  • Trabalhar com o seu auditor no desenvolvimento de um plano de implementação plurianual de recursos digitais. Isto permitirá a implantação da tecnologia de auditoria a um ritmo alinhado à sua própria transformação digital.
  • Explorar o potencial de criação de processos automatizados e repetíveis que suportam a auditoria. Processos repetíveis são essenciais para fornecer aos auditores os dados atualizados necessários para gerar insights em tempo real. Estes também reduzem a carga administrativa da sua equipa financeira.

Se for membro do comité de auditoria, pode:

  • Investir na compreensão do que é uma auditoria digital. Que possibilidades pode esta abrir aos seus negócios, incluindo a melhoria da eficiência de processos, a eficácia dos controlos e os insights que podem ser obtidos com os dados?
  • Fazer perguntas ao seu auditor. Discutir com o seu auditor os benefícios de uma auditoria digitalmente transformada. Avalie os dados e as ideias juntamente com a equipa de auditoria e converse com o seu auditor para lhe fornecer informações adicionais sempre que necessário. A sua empresa pode não estar a aproveitar ao máximo as oportunidades que uma auditoria digital permite.
  • Deixar claro à sua equipa de gestão que apoia o valor criado por uma auditoria digital. Mostrar-lhes que apoia os esforços da sua empresa para digitalizar o máximo possível do processo de auditoria e alavancar os benefícios dos investimentos em tecnologia do seu auditor.
  • Apoiar investimento na infraestrutura de TI para apoiar a digitalização dos processos financeiros e de auditoria. Uma empresa que possui uma infraestrutura de TI moderna e robusta e dados harmonizados beneficiará mais de uma auditoria digital do que de uma que os tenha.

A olhar para o futuro

Graças aos avanços tecnológicos, hoje em dia, os auditores estão cada vez mais conectados entre si e têm, mais do que nunca, acesso a mais dados da empresa.

Esta conectividade poderá permitir auditorias contínuas, quando os processos das organizações forem mais automatizados e tempestivos. Isto permitirá acesso mais frequente aos dados da empresa durante o ano, o que contribui para uma auditoria contínua. Em breve, uma auditoria digitalmente transformada será vista como normal; tornar-se-á simplesmente numa auditoria padrão.

De facto, dada a maneira como o mundo está a mudar, uma auditoria digital é a única abordagem adequada às organizações altamente conectadas e digitalmente transformada do futuro.

Resumo

Maior conectividade apresenta oportunidades significativas para beneficiar de uma auditoria digitalmente transformada. Ao mesmo tempo, apresenta alguns desafios que precisam de ser geridos.

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