3 min. de citit 5 Nov 2019
Femeie de afaceri cu tabletă într-o hală modernă de fabrică

Cinci principii de proiectare menite să contribuie la consolidarea încrederii în implementările RPA

De

Nitin Bhatt

EY Global Advisory Risk Transformation Leader & India Technology Sector Leader

Digital trust evangelist. Diversity & Inclusiveness champion. Classic rock buff.

3 min. de citit 5 Nov 2019

În ciuda adoptării pe scară largă la nivel mondial a RPA, potrivit unui studiu EY, 30% până la 50% dintre proiectele RPA inițiale eșuează. Citiți despre modul în care adoptarea Trust by Design poate veni în sprijinul organizațiilor pentru a face față acestei provocări.?

Automatizarea proceselor prin robotizare, sau RPA (Robotic process automation), a apărut ca o inovație puternică de sporire a productivității, fiind adoptată la nivel global de aproape toate sectoarele. Nu este deloc surprinzător acest fapt, având în vedere că forța de muncă digitală își poate desfășura activitatea non-stop, 365 de zile pe an, fără a avea nevoie de nicio zi liberă. 

Acestea fiind spuse, își ține RPA promisiunea de a automatiza fără întreruperi sarcinile de rutină, astfel încât oamenii să se poată concentra pe idei, pe inovație și pe acțiuni cu o valoare adăugată mai mare? Rămâne de văzut. Numeroase companii înregistrează beneficii semnificative din punct de vedere al productivității pe fondul adoptării RPA. În ciuda acestui fapt, potrivit unui studiu elaborat de EY, 30% până la 50% dintre proiectele RPA inițiale eșuează, generând nenumărate riscuri. 

Să luăm în considerare câteva exemple:

  • O companie de telecomunicații a implementat roboți software (boți) pentru a-și gestiona procedura de soluționare a plângerilor. Cu toate acestea, erorile de codificare au generat crearea unei cozi de așteptare necorespunzătoare pentru o serie de nemulțumiri, ceea ce a dus la acumularea de plângeri neonorate. 
  • Un conglomerat global a implementat boți la nivelul aplicației de finanțe și contabilitate în vederea automatizării procedurii pe bază de angajamente. Cu toate acestea, auditorii săi au observat că angajamentele au fost subraportate în mod substanțial timp de un trimestru întreg. Definițiile incorecte stabilite pe bază de reguli la nivelul boților au generat apariția problemei. 

Securitatea informațiilor este, de asemenea, în pericol: Au fost raportate situații în care angajați rău intenționați au lansat atacuri cibernetice asupra boților pentru a accesa date cu caracter confidențial referitoare la companie. În timp ce criticii dau vina pe suportul tehnologic, acest lucru este rareori adevărat.

Managerii de risc pot identifica capcanele legate de automatizarea proceselor specifice.

Principii de proiectare care pot contribui la consolidarea încrederii în implementările RPA 

De obicei, cauza principală constă în neatenția față de riscuri și considerente de control intern în ceea ce privește ciclul de viață pentru dezvoltarea boților și în procesele reproiectate cu ajutorul boților. Prin urmare, este important să se insufle o mentalitate de optimizare a riscurilor și încredere în servicii și produse de la bun început. Există cinci principii simple de proiectare care pot contribui la consolidarea încrederii în implementările RPA:

  1. Proceselor mai puțin riscante ar trebui să fie prioritare în vederea automatizării. Procesele sensibile, precum cele legate de finanțe și conformitate, ar trebui să fie luate în calcul ulterior. Trebuie avut în vedere un nivel suplimentar de controale de monitorizare în raport cu toate procesele aferente misiunilor esențiale.
  2. Experții RPA ar trebui să adopte o mentalitate de tipul „what-cannot-go-wrong?" („ce-nu-poate-da-greș?”). De exemplu, dacă boții înregistrează tranzacții pe platforma tehnologică de bază a unei întreprinderi, utilizatorii și administratorii care au acces la aceștia nu ar trebui să aibă capacitatea de a executa tranzacții conflictuale, cum ar fi plasarea unei comenzi și aprobarea plății.
  3. Boții trebuie să fie supuși unor teste funcționale solide bazate pe riscuri. Totuși, există situații pe parcursul ciclului de viață pentru dezvoltarea software-ului în care acest lucru nu este respectat. O bancă de investiții a descoperit că un bot care trimitea prin e-mail confirmări comerciale la sfârșitul zilei către clienți era „suspendat", deoarece câmpurile care ar fi trebuit să conțină adrese de e-mail erau goale.
  4. Procesele riguroase la nivelul securității botului sunt critice. La fel ca oamenii, boții au și ei nume de utilizator și parole. Asigurarea criptării acestora și accesarea lor de către angajați în funcție de privilegiile atribuite este esențială pentru prevenirea accesului neautorizat și a unei eventuale utilizări abuzive, inclusiv a fraudei.
  5. În cele din urmă, punerea în aplicare a unor procese robuste în materie de control al modificărilor este esențială. Echipele RPA trebuie să fie informate cu privire la modificările interfețelor de sistem, astfel încât să poată efectua actualizări periodice. Pe măsură ce companiile își extind eforturile în materie de automatizare, funcțiile de gestionare a riscurilor trebuie să servească drept linii critice de apărare în contextul guvernanței acestor programe. 

Managerii de risc pot identifica capcanele legate de automatizarea proceselor specifice și a proceselor reproiectate de testare a presiunii înainte de a fi lansate. Aceștia pot implementa sisteme de avertizare timpurie care pot anticipa și, în cele din urmă, preveni eșecurile boților. 

Persoanele cu atribuții de gestionare a riscurilor, de exemplu, implementează „boți de supraveghere" care monitorizează sarcinile critice îndeplinite de alți boți. Acești boți de supraveghere trag un semnal de alarmă în mod proactiv în cazul în care suspectează probleme legate de performanță.

Într-adevăr, o doză sănătoasă de gestionare a riscurilor poate permite roboților software să devină factori de încredere în călătoria de transformare digitală a unei organizații.

Rezumat

Automatizarea proceselor prin robotizare (RPA) este adoptată la nivel global. În ciuda acestui fapt, potrivit unui studiu elaborat de EY, 30% până la 50% dintre proiectele RPA inițiale eșuează, generând riscuri. Cinci principii simple de proiectare pot contribui la consolidarea încrederii în RPA, iar roboții software pot deveni factori de încredere în călătoria de transformare digitală a unei organizații.

Despre articol

De

Nitin Bhatt

EY Global Advisory Risk Transformation Leader & India Technology Sector Leader

Digital trust evangelist. Diversity & Inclusiveness champion. Classic rock buff.

Related topics Asistență în afaceri