9 min. de citit 13 Iun 2019
Bărbat efectuând o plată cu un ceas inteligent

Conectivitatea din cadrul digitalizării auditului este o oportunitate omisă?

9 min. de citit 13 Iun 2019

Societățile pot folosi puterea conectivității pentru a beneficia de un audit transformat digital care sporește calitatea în timp ce impulsionează valoarea.

Trăim într-o lume în care progresele rapide înregistrate în conectarea oamenilor între ei, a oamenilor cu dispozitivele și a dispozitivelor între ele reprezintă norma. Iar tehnologia care permite această conectivitate – inclusiv platformele, software-ul de colaborare, aplicațiile de mesagerie și portalurile – furnizează un nivel fără precedent de informații accesibile. Deseori, este o provocare pentru organizații să mențină pasul cu această transformare continuă a tehnologiei, dar aceasta oferă oportunitatea în cadrul auditului societăților publice și private de a crește transparența, de a îmbunătăți evaluarea riscurilor, de a automatiza procesele manuale și, în cele din urmă, de a spori calitatea auditului.

Minarea și analiza datelor este în centrul acestei conectivități pentru auditori. Recent, am discutat cu mai multe societăți de producție care se află într-un stadiu avansat de folosire a senzorilor pentru a conecta utilajele și dispozitivele prin internet. În cazul societăților de servicii financiare, observăm o colaborare privind potențiale soluții blockchain care le-ar putea permite să prelucreze tranzacțiile financiare și să capteze datele mai repede și mai sigur. Această conectivitate nu doar face mai ușor și mai convenabil pentru societăți să-și desfășoare activitatea, ci facilitează și crearea unui mediu bogat în date care poate oferi informații puternice, inclusiv în cadrul auditului.

Când mă adresez acestor societăți, un lucru este clar: ei vor ca auditorii lor să beneficieze de progresele înregistrate de conectivitate pentru a livra un audit transformat digital.

Ce este un audit transformat digital?

Un audit transformat digital se bazează pe utilizarea canalelor digitale de la început până la sfârșit, în cadrul tuturor proceselor. Acesta are trei piloni, toți sprijiniți de conectivitate: automatizarea, analiza și impulsionarea valorii prin experiența digitală a clientului. Extrem de importantă pentru succesul unui audit transformat digital este platforma sa tehnologică. Această platformă de audit, precum toate sistemele la nivelul unei întregi întreprinderi care au succes, trebuie să conecteze cu eficiență toți membrii echipei de audit între ei și cu societatea auditată, precum și să abiliteze managementul eficient al proiectului în cadrul întregului proces de audit.

O platformă digitală de vârf este, de obicei, dinamică prin faptul că digitizează generarea de documente de lucru, acționează drept depozit central pentru datele relevante, oferă actualizări corecte, în timp real, privind situația auditului și le permite auditorilor și societăților să schimbe informații rapid și sigur. De asemenea, ar trebui să dețină o funcționalitate mobilă, astfel încât toți cei implicați în audit să poată interacționa, oriunde și oricând doresc. Pe scurt, funcționalitatea și conectivitatea comprehensivă a platformei sunt ceea ce abilitează utilizatorii. Într-o lume în care există caracterul privat al datelor și reglementări disparate privind datele în diverse state și jurisdicții, atingerea acestei conectivități necesită planificarea eficientă și axarea pe aspecte, inclusiv pe protecția datelor.

Conectivitatea: oportunități și provocări pentru audit

O conectivitate mai mare prezintă oportunități semnificative pentru a beneficia de un audit transformat digital. În același timp, prezintă unele provocări care trebuie gestionate.

Societățile pot beneficia de un audit transformat digital, luând următoarele măsuri:

  1. Punerea la dispoziția auditorilor lor a unui volum de date crescut. Multe societăți deja folosesc depozite centrale cunoscute sub denumirea de „lacuri de date” pentru a-și depozita toate datele structurate sau nestructurate, la scară. Mai mult decât atât, dezvoltarea sistemelor de planificarea resurselor întreprinderii (ERP) înseamnă că mai multe date financiare și operaționale sunt ușor disponibile și mai bine armonizate. Deoarece auditorii pot acum să folosească instrumente analitice pentru a testa seturi întregi de date, pe lângă a se baza pe tehnicile de eșantionare folosite în trecut, ei pot accesa această bogăție de informații pentru a identifica modele sau tendințe semnificative sau neobișnuite, precum și oportunități și riscuri.

  2. Câștigarea unor cunoștințe aprofundate despre cartea mare a acestora, astfel încât să poată monitoriza controalele fraudelor și îmbunătăți procesele lor de raportare financiară. Analiza completă a cărții mari nu este utilă doar pentru identificarea modelelor și a valorilor aberante, ci și pentru clarificarea proceselor urmate de personal când înregistrează tranzacțiile financiare. Cine înregistrează ce și de ce? Ce tranzacții sunt desfășurate manual și cum sunt reluate tranzacțiile? Controalele privind frauda funcționează conform așteptărilor? Informațiile generate de această analiză pot fi folosite pentru a îmbunătăți procesul de raportare financiară al unei societăți în prezent și pe viitor.

  3. Lărgirea ariei datelor în format digital care este inclusă în auditul digital. Aceasta poate include date nestructurate care nu au fost disponibile anterior în format digital sau care nici nu au existat în trecut. Exemple includ contracte, garanții și date referitoare la provizioane pentru datorii viitoare. Aducerea acestor informații digitale în aria aplicațiilor de audit analitice ajută la creștere calității prin furnizarea unei baze îmbunătățite pe care auditorii să poată efectua raționamente.

  4. Încurajarea echipelor financiare și IT să împărtășească acces la informații și sisteme cu auditorii lor. Când informațiile sunt împărtășite sigur și eficient prin intermediul unei platforme de audit digitale, procesul de audit se va derula mai eficient, iar calitatea poate fi îmbunătățită. Propria echipă financiară a societății va evita, de asemenea, duplicarea eforturilor și va economisi timp sprijinind auditul, deoarece nu li se va cere mai multor persoane diferite să furnizeze aceeași informație. 

Provocările cheie care trebuie gestionate când se implementează un audit conectat, digital, includ:

  1. Provocări culturale. Unele organizații pot fi mai puțin dornice să împărtășească informații auditorilor lor prin intermediul unei platforme online. Aceasta se poate datora unei lipse de familiarizare cu platforma de audit, preocupărilor referitoare la modul în care va fi folosită informația sau a preocupărilor referitoare la securitatea datelor.

  2. Securitatea datelor. O conectivitate mai mare în cadrul auditului poate expune societățile la aspecte de reglementare privind protecția și securitatea datelor. De exemplu, Regulamentul General privind Protecția Datelor al Uniunii Europene include reguli stricte privind modul în care trebuie colectate, prelucrate și stocate datele cu caracter personal, societățile care încalcă regulile riscând amenzi aspre și posibilitatea de a suporta daune grave asupra reputației. Așadar, societățile trebuie să fie atente la ce date împărtășesc auditorilor lor și să constate dacă aceste date sunt prelucrate și stocate în mod adecvat.

  3. Sisteme tradiționale complicate. Sistemele IT depășite și greoaie pot împiedica o societate să profite de întreg avantajul unui audit conectat, digital. Mai mult decât atât, este posibil ca unele dintre informațiile și datele care trebuie analizate ca parte a procesului de audit să nu fie disponibile la nivel central în formă structurată. Este posibil ca acestea să existe doar în format tipărit și să fie depozitate în diverse locații din lume.

Considerente pentru directorii financiari, directorii tehnici și comitetele de audit 

Așadar, cum pot societățile să valorifice puterea conectivității pentru a beneficia de un audit transformat digital care sporește calitatea auditului în timp ce livrează valoare suplimentară activității?

Dacă sunteți director financiar, aveți posibilitatea:

  • Stabilirea tonului corect dat de conducere. Pentru ca auditul dumneavoastră digital să aibă succes, trebuie să vă fie clar de la început beneficiile de afaceri pe care le va aduce organizației și părților dumneavoastră interesate.

  • Anticiparea necesității de schimbări culturale. Echipa dumneavoastră financiară trebuie să se obișnuiască cu un nou sistem tehnologic pentru audit și să se adapteze la noile moduri de lucru cu auditorul. De exemplu, echipa de audit poate pune întrebări care nu au mai fost puse până acum și echipa dumneavoastră financiară poate fi nevoită să facă lucruri pe care nu le-a făcut înainte.

  • Înțelegerea faptului că un audit digital de succes depinde de faptul dacă auditorii au acces la datele, sistemele și aplicațiile analitice ale organizației dumneavoastră pentru a evita duplicarea efortului. Aflați de ce acces va avea nevoie echipa de audit din partea funcției dumneavoastră IT și asigurați-vă că aceștia prezintă principalele controale de date și securitate ale societății care trebuie respectate.

  • de a învăța din practicile de vârf ale auditorului dumneavoastră. Învățând din ceea ce face auditorul dumneavoastră, este posibil să vă puteți îmbunătăți implementarea tehnologiei în cadrul organizației proprii. De exemplu, pot exista oportunități de a genera valoare suplimentară din date de care dumneavoastră nu profitați în prezent.

Dacă sunteți director tehnic, aveți posibilitatea:

  • Fiți proactivi cu privire la construirea relațiilor cu auditorii societății dumneavoastră. Întrebați-i despre datele de care vor avea nevoie și când vor avea nevoie de acestea, pentru a-i ajuta să livreze un audit de înaltă calitate. Lucrați cu ei pentru a le furniza aceste date în forma cea mai adecvată scopului.

  • Familiarizați-vă cu platforma de audit folosită de echipa dumneavoastră de audit. Auditorii dumneavoastră vă pot explica modul în care funcționează platforma, controalele de securitate care există și modul în care datele dumneavoastră sunt stocate și protejate. Având aceste cunoștințe, veți putea identifica oportunități pentru a împărtăși informația mai eficient și pentru a calma alte părți interesate cu privire la modul în care datele societății sunt folosite în procesul de audit.

  • Lucrați cu auditorul dumneavoastră pentru a dezvolta o foaie de parcurs pe mai mulți ani de implementare a capacităților digitale. Aceasta va sprijini implementarea tehnologiei de audit într-un ritm aliniat propriei dumneavoastră transformări digitale.

  • de a explora potențialul de creare a proceselor automate, repetabile, care susțin auditul. Procesele repetabile sunt esențiale pentru a le furniza auditorilor datele actualizate de care au nevoie pentru a genera informații în timp real. De asemenea, acestea reduc povara administrativă asupra echipei dumneavoastră financiare.

Dacă sunteți membru al unui comitet de audit, aveți posibilitatea:

  • Investiți în a înțelege ce este auditul digital. Ce posibilități va crea pentru afacere, inclusiv îmbunătățirea eficienței proceselor, eficacitatea controalelor și informațiile care pot fi obținute din date?

  • Puneți-i întrebări auditorului dumneavoastră. Discutați cu auditorul dumneavoastră beneficiile unui audit transformat digital. Evaluați datele și informațiile împreună cu echipa de audit și antrenați-vă într-un dialog cu auditorul dumneavoastră pentru a furniza informații suplimentare când este necesar. Este posibil ca societatea dumneavoastră să nu beneficieze complet de oportunitățile unui audit digital.

  • Clarificați echipei dumneavoastră de conducere că sprijiniți valoarea furnizată de un audit digital. Arătați că sprijiniți eforturile societăți dumneavoastră de a digitaliza procesul de audit pe cât se poate și profitați de beneficiile investițiilor în tehnologie efectuate de auditorul dumneavoastră.

  • de a milita pentru investiții în infrastructura IT care sprijină digitalizarea proceselor financiare și de audit. O societate care deține o infrastructură IT modernă, robustă și date armonizate va beneficia mai mult din partea unui audit digital decât una care nu deține o astfel de infrastructură.

Privind spre viitor

Mulțumită progreselor tehnologice, auditorii din prezent sunt mult mai strâns conectați unii cu ceilalți și au acces la mai multe date ale societății decât înainte.

Consider că această conectivitate va ajuta la activarea apariției auditului continuu, odată ce procesele organizațiilor sunt mai automatizate și prompte. Aceasta va permite accesul mai frecvent la datele societății pe parcursul anului, ceea ce contribuie la auditarea continuă. În curând, un audit transformat digital va părea ceva neremarcabil; va deveni, pur și simplu, modul prestabilit în care se va audita.

De fapt, având în vedere modul în care se schimbă lumea, un audit transformat digital este singurul tip de audit care va fi adecvat pentru organizația extrem de conectată și transformată digital a viitorului.

.

Rezumat

O conectivitate mai mare prezintă oportunități semnificative de a beneficia de un audit transformat digital. În același timp, aceasta prezintă unele provocări care trebuie gestionate.

Despre articol