16 min. de citit 18 Mar 2020
Ilustrație a unei celule de coronavirus

COVID-19: Cinci moduri în care organizațiile își pot menține continuitatea și se pot remodela pentru reziliență

Companiile globale trebuie să dea dovadă de predictibilitate și să fie proactive în luarea deciziilor pentru menținerea continuității afacerii și pentru construirea rezilienței întreprinderii.

Companiile sunt acum în plină criză COVID-19, iar liderii ar trebui să fie preocupați de o serie de aspecte esențiale, dar și de o serie de măsuri pe care le pot lua nu doar pentru a reacționa acum la șocul sever cu care se confruntă afacerea, ci și pentru a remodela activitatea companiei lor și pentru a crea un plan de recuperare.

Am identificat cinci priorități pentru liderii din domeniul afacerilor – multe dintre ele bazate pe perspectivele și experiențele din China și din alte țări din Asia, unde s-a simțit prima oară impactul COVID-19.

1. Prioritatea trebuie să fie reprezentată de siguranța oamenilor și de continuarea implicării acestora

Asigurarea siguranței și bunăstării angajaților la locul de muncă este esențială. Oamenii așteaptă îndrumări de la angajatorul lor, din comunitate și de la liderii guvernamentali. Abordarea preocupărilor acestora de o manieră deschisă și transparentă va crește implicarea lor pe termen lung și va asigura continuitatea afacerii.

Una din ajustările pe care companiile sunt obligate să o facă este inițierea sau extinderea opțiunilor de flexibilizare a muncii și a altor politici care permit oamenilor să lucreze de la distanță și în siguranță. În funcție de sector, companiile vor fi nevoite să reorganizeze echipele și să realoce resurse, precum și să creeze programe și politici privind bunăstarea angajaților care să susțină un mediu de lucru sigur. În plus, companiile trebuie să emită comunicări regulate aliniate cu politicile curente ale autorităților guvernamentale și din domeniul sănătății pentru a ajuta angajații să rămână implicați pe durata pe care atât ei, cât și organizația se confruntă cu criza.

A găsi moduri în care să reimaginezi un mediu de lucru obișnuit reducând la minimum întreruperile pentru organizație implică un echilibru foarte fin. Acolo unde telemunca sau flexibilizarea muncii nu sunt posibile, iar companiile trebuie să aducă angajații la sediu sau în contact direct cu clienții, este important să se ofere măsuri de protecție împotriva infectării.

Pentru a ajuta companiile să ofere un mediu de lucru sigur, anumite autorități guvernamentale municipale prelucrează datele colectate de companiile de tehnologie și de operatorii de telefonie mobilă pentru a elabora un sistem de coduri QR de sănătate care să permită oamenilor să-și monitorizeze deplasările în ultimele 14 zile, pentru a demonstra că nu au vizitat zone cu risc ridicat. Alte guverne oferă, la nivel central sau local, scutiri sau amânări totale sau parțiale la plata contribuțiilor sociale sau a chiriilor.

A găsi moduri în care să reimaginezi un mediu de lucru obișnuit reducând la minimum întreruperile pentru organizație implică un echilibru foarte fin.

Chiar cu ajutorul acestor măsuri, vor exista însă companii care se vor confrunta cu întreruperi la nivelul forței de muncă. Lipsa forței de muncă și costurile ridicate cauzate de restricțiile de mobilitate pe care le-au impus diferite autorități guvernamentale de stat și locale vor afecta companiile. Companiile care se confruntă cu provocări unice, care nu sunt acoperite de politicile speciale deja emise, trebuie să solicite consultanță de la autoritățile locale. Multe guverne au introdus stimulente fiscale și programe de asistență pentru întreprinderile mici și pentru industrii precum turismul și ospitalitatea, care au fost afectate grav.

2. Remodelarea strategiei pentru continuitatea afacerii

Majoritatea companiilor se vor confrunta probabil cu întreruperi importante ale operațiunilor lor obișnuite și cu performanțe slabe pe durata crizei COVID-19. La începutul acestei crize, problemele legate de lanțul de aprovizionare au fost importante pentru companiile cu expunere la China. Dar acum criza s-a propagat în Europa și în SUA, și mult mai multe companii se confruntă cu întreruperi operaționale, precum și cu modificări importante în cererea și comportamentul clienților, cu repercusiuni asupra multor sectoare, de la vânzare cu amănuntul până la producție, sănătate și auto.

Pentru a face față acestor provocări, companiile trebuie:

  • Să își evalueze lichiditatea pe termen scurt. Companiile trebuie să introducă o disciplină de monitorizare a fluxurilor de numerar pe termen scurt care să le permită prevenirea presiunilor asupra fluxurilor de numerar și intervenția la momentul potrivit. De asemenea, trebuie să mențină o disciplină strictă a capitalului de lucru, în special în ceea ce privește încasarea creanțelor și gestionarea stocurilor. În plus, este importantă creativitatea și intervenția proactivă pentru ușurarea ciclului capitalului de lucru. De-a lungul crizei, companiile trebuie să rămână în strâns contact cu furnizorii pentru a identifica orice potențiale riscuri.
  • Să evalueze riscurile financiare și operaționale și să răspundă rapid. Companiile trebuie să monitorizeze creșterile de costuri directe și impactul acestora asupra marjelor generale ale produselor, să intervină și să renegocieze acolo unde este necesar. Companiile care vor reacționa greu sau care nu vor reuși să renegocieze termeni și condiții pot fi vulnerabile la stresul financiar, cu implicații pe termen lung. 

Așa cum companiile trebuie să-și monitorizeze vulnerabilitățile in-house, trebuie să monitorizeze și presiunea care i-ar putea afecta pe unii dintre clienții, furnizorii, contractanții sau partenerii acestora. În special, companiile trebuie să aplice teste în condiții de stres pentru orice furnizor de nivel unu sau de nivel doi care ar putea fi afectat. Acest lucru este important în special pentru sectoare precum construcția de mașini sau producția de medicamente, care depind în mare măsură de furnizori de terță-parte. În fine, să conștientizeze încălcarea angajamentelor aferente facilităților bancare sau acordate de alte instituții financiare cu privire la riscul de depreciere a valorii activelor, lucru care poate afecta bilanțul general.

  • Să evalueze opțiuni alternative pentru lanțul de aprovizionare. Companiile care cumpără componente sau materiale de la furnizori din zone afectate semnificativ de COVID-19 trebuie să caute alternative. De exemplu, un producător industrial din Japonia încearcă să mute în Malaysia asamblarea de aparate de aer condiționat de uz comercial din Wuhan, capitala provinciei Hubei, aflată în continuare în carantină. În mod similar, o companie globală de articole vestimentare încearcă să își mute producția din fabricile din Wuhan în Vietnam și Indonezia. Aceste mutări rapide vor crea o capacitate temporară care va permite îndeplinirea obligațiilor față de clienți. Companiile care dispun de aranjamente cu unități de producție agile, capabile să ia decizii de achiziție pe loc sau care au angajamente contractuale laxe cu diferiți furnizori de servicii și logistică trebuie să ia în considerare întreruperea inițială, precum și scenariile post-criză, dată fiind posibila apariție a unor vârfuri de cerere.
Organizațiile care operează cu transparență și comunicare deschisă dispun de avantaje inerente atunci când evenimentele impun reacții rapide și remodelări.
Christopher Mack
EY Asia-Pacific Reshaping Results și Lider Restructurare EY Japonia

Cum pot companiile să facă față provocării întreruperilor din lanțul de aprovizionare?

Citiți mai mult

  • Să stabilească efectele crizei COVID-19 asupra bugetelor și planurilor de afaceri. Companiile vor trebui să testeze planurile financiare în condiții de stres în mai multe scenarii pentru a înțelege impactul potențial asupra performanțelor financiare și pentru a evalua durata acestuia. Dacă impactul este semnificativ, iar ipotezele bugetare și planurile de afaceri anterioare nu mai sunt relevante, companiile trebuie să le revizuiască pentru a rămâne agile. Atunci când activitatea este afectată semnificativ, companiile trebuie să ia în considerare cerințele operaționale minime, inclusiv dependențele esențiale de forța de lucru, furnizori, locație și tehnologie. 

Există și problema cerințelor de capital pe termen scurt pentru continuarea activităților de afaceri. Pe baza rezultatului evaluării, companiile trebuie să evalueze posibilitățile de atragere de capital pe termen scurt, de refinanțare a datoriilor sau de sprijin suplimentar din partea băncilor sau investitorilor, precum și de sprijin politic din partea guvernului. În același timp, companiile trebuie să analizeze costurile operaționale în general și trebuie să aibă în vedere reducerea sau eliminarea tuturor cheltuielilor neesențiale.

3. Comunicarea cu părțile interesate relevante

Comunicarea clară, transparentă și la timp este necesară atunci când se creează o platformă pentru remodelarea activității și pentru a asigura susținerea din partea clienților, angajaților, furnizorilor, creditorilor, investitorilor și autorităților de reglementare.

  • Clienții. Companiile trebuie să își ferească clienții de orice impact asupra produselor sau livrării serviciilor. În cazul în care obligațiile contractuale nu pot fi respectate ca urmare a întreruperilor la nivel de furnizori sau de producție, este important să se mențină deschise liniile de comunicare pentru a prelungi termenele sau pentru a invoca „forța majoră” sau „cazul fortuit”. Aceste acțiuni proactive vor ajuta la atenuarea daunelor sau a răspunderii aferente neexecutării obligațiilor asumate față de clienți.
  • Angajații. Pentru angajați, planul de comunicare trebuie să încerce să găsească echilibrul între precauție și menținerea unei mentalități de desfășurare uzuală a activității.
  • Furnizorii. Companiile trebuie să păstreze contactul regulat cu furnizorii cu privire la capacitatea acestora de a livra bunuri și de a presta servicii în timpul crizei COVID-19, precum și cu privire la planurile lor de recuperare, astfel încât compania să analizeze opțiunile alternative de aprovizionare în timp util.
  • Creditorii și investitorii. Companiile trebuie să analizeze termenii și condițiile contractelor de împrumut pentru a identifica datoriile sensibile și pentru a evita încălcări tehnice vitale. Aceste analize vor avea și beneficiul de a oferi companiilor oportunitatea de a gestiona proactiv dialogul și comunicarea cu creditorii privind orice modificări necesare la condițiile existente sau acorduri de refinanțare.
  • Autoritățile guvernamentale și de reglementare. În comunicarea cu părțile interesate relevante, companiile trebuie să se consulte cu echipele lor juridice pentru sfaturi privind posibilele obligații, precum și cu unitățile de afaceri pentru a vedea cum să gestioneze comunicarea cu privire la încălcările în curs și la colectarea dovezilor, dacă este cazul.
Companiile trebuie să se întrebe dacă au lanțul de aprovizionare corespunzător și dacă dețin agilitatea necesară pentru a face față unei întreruperi de trei luni de zile.
Ignatius Tong
Lider Asia-Pacific EY, EY-Parthenon

4. Utilizarea la maximum a politicilor de sprijin guvernamental

Guvernele centrale și locale din China au emis mai multe politici financiare, de asigurări sociale și fiscale în sprijinul companiilor. Astfel de politici includ și politica intermediară a Comisiei de Reglementare a Valorilor Mobiliare din China (CSRC) privind refinanțarea companiilor listate. Recent, SUA, Marea Britanie și multe alte țări dezvoltate au anunțat modificări ale politicilor fiscale și de finanțare. 

Companiile trebuie să monitorizeze oportunitățile guvernamentale și organizaționale pentru a identifica sprijinul potențial, precum și modalitatea în care acesta poate fi aplicat optim pentru circumstanțele particulare ale situației fiecărei companii în parte. Este important de remarcat că sprijinul guvernamental poate fi diferit în funcție de jurisdicție și de obiectul de activitate al companiei. Companiile trebuie să identifice și să înțeleagă fiecare ofertă de sprijin și să stabilească ce ofertă este cea mai potrivită pentru organizație.

Administrația Fiscală de Stat din China (STA) a publicat o serie de politici în sprijinul prevenirii și tratării epidemiei, inclusiv:

  • Scutirea de la plata taxei pe valoarea adăugată (TVA) și rambursarea TVA pentru companiile care prestează anumite servicii legate de controlul epidemiei sau care produc articole esențiale în contextul epidemiei.
  • Oferirea unei deduceri fiscale integrale din impozitul pe profit pentru achiziția de echipamente în vederea fabricării de consumabile necesare în contextul prevenirii epidemiei.
  • Oferirea de scutiri la plata impozitului pe venitul persoanelor pentru bonusurile și alocațiile primite de personalul relevant în vederea tratării epidemiei.
  • Emiterea altor politici care încurajează donațiile în beneficiu public.

Reducerile și scutirile temporare de la plata contribuțiilor de asigurări sociale introduse de STA și de Ministerul Finanțelor au ajutat la rândul lor la ușurarea poverii aflate pe umerii companiilor.

Alte țări afectate de criză, inclusiv Singapore și Japonia, introduc politici guvernamentale similare. Companiile trebuie să monitorizeze disponibilitatea acestor tipuri de programe și să le utilizeze pentru atenuarea riscurilor la care sunt expuse.

5. Construirea rezilienței ca pregătire pentru noua normalitate

După ce companiile și-au solidificat strategiile pe baza testelor în condiții de stres și după ce au comunicat noua direcție părților interesate relevante, acestea trebuie să execute aceste strategii pe baza unor planuri revizuite, continuând să monitorizeze situația, care va continua să se schimbe frecvent. Conducerea superioară trebuie să raporteze în timp util orice abateri semnificative de la plan, astfel încât companiile să poată adopta măsuri suplimentare pentru a evita un impact negativ ulterior.

După ce focarul de COVID-19 este controlat, companiile trebuie să revizuiască și să actualizeze planurile de continuitate a afacerii. De asemenea, trebuie să evalueze cum funcționează planurile existente de continuitate a afacerii. Dacă există deficiențe, companiile trebuie să identifice cauzele rădăcină, care pot fi legate de momentul aplicării măsurilor, de lipsa infrastructurii, de lipsa forței de muncă sau de probleme externe de mediu. Apoi companiile trebuie să aibă în vedere implementarea de noi instrucțiuni pe baza concluziilor trase, precum și planuri de urgență solide pentru a crește reziliența și a răspunde mai bine la crize viitoare.

Organizațiile de servicii financiare au oportunitatea etică de a dezvolta produse mai agile pentru capital de lucru și împrumuturi pe termen scurt pentru a sprijini economia.
Daryn Saretzki
Partener, Servicii de consultanță în tranzacții Ernst & Young LLP

Planificați recuperarea acum, nu mai târziu 

Criza COVID-19 era imposibil de prevăzut folosind raționamentele convenționale și instrumentele de prognoză. Cu toate acestea, există multe concluzii pe care companiile le pot trage și pe care le pot folosi după ce trece criza și după ce își analizează propriul răspuns.

Între timp, companiile trebuie să ia decizii și să adopte măsuri în timpul crizei, având în minte recuperarea. După ce se termină criza, va fi clar care companii dispun de reziliența și agilitatea de a-și remodela strategia de afaceri pentru a avea succes în viitor și care nu.

Pe termen mai lung, companiile trebuie să analizeze cât de robuste le-au fost afacerile, echipa de conducere și inițiativele în timpul crizei. De asemenea, va fi important să se analizeze și să se reseteze ipotezele de afaceri care stau la baza lanțului de aprovizionare, precum și alte concentrări de riscuri la care multe companii au fost expuse de-a lungul timpului.

După ce situația este atenuată, companiile trebuie să evalueze cât de robust a fost managementul afacerii lor în timpul crizei și apoi să analizeze opțiunile pe care le au la dispoziție pentru a deveni și mai reziliente în fața unor posibile întreruperi viitoare.
Maggie Cui
EY Greater China Lider Servicii de consultanță în tranzacții în industria minieră și metalurgică
Patru acțiuni pentru a construi reziliență și a remodela rezultatele

Rezumat

Companiile din întreaga lume încearcă să accepte efectul pe care coronavirusul (COVID-19) îl are asupra afacerilor lor. Deși riscurile sunt considerabile, criza relevă și zonele în care companiile pot dezvolta reziliență și în care se pot remodela pentru o lume post-criză.

Despre articol