УТВЕРЖДЕНО:

приказом генерального директора
ООО «Эрнст энд Янг»
от 11.11.2021 № 111121/1 ОД
 
приказом генерального директора
ООО «Эрнст энд Янг Диджитал»
от 11.11.2021 № 111121/1 ОД
 
приказом директора
ООО «Эрнст энд Янг Юридические услуги»
от 12.11.2021 № 121121/1 ОД

ПОЛИТИКА В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика (далее – Политика) определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности персональных данных в компаниях EY в Беларуси:

  • Обществе с ограниченной ответственностью «Эрнст энд Янг»,
  • Обществе с ограниченной ответственностью «Эрнст энд Янг Диджитал»,
  • Обществе с ограниченной ответственностью «Эрнст энд Янг Юридические услуги»,

каждое из которых в дальнейшем именуется «EY», в процессе обработки персональных данных действует самостоятельно в качестве оператора либо уполномоченного лица, самостоятельно реализует права и несет обязательства и ответственность в соответствии с нормами законодательства, настоящей Политикой и иными локальными правовыми актами.

1.2. Настоящая Политика разработана во исполнение требований Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее - Закон о персональных данных) в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.3. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает EY.

1.4. Основные понятия, используемые в Политике:

персональные данные - любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано;

субъект персональных данных - физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных;

оператор персональных данных (оператор) - государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, самостоятельно или совместно с иными указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных;

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лица или круга лиц;

блокирование персональных данных - прекращение доступа к персональным данным без их удаления;

удаление персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

1.5. Основные права и обязанности EY.

1.5.1. EY имеет право:

1) самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено законодательством;

2) поручить обработку персональных данных другому лицу, если иное не предусмотрено законодательством. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению EY, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных;

3) в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных EY вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.

1.5.2. EY обязано:

1) организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;

2) отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;

3) сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных незамедлительно, но не позднее трех рабочих дней после того, как EY стало известно о таких нарушениях;

4) исполнять требования уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об устранении нарушений законодательства о персональных данных.

1.6. Субъект персональных данных имеет право:

1) получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Сведения предоставляются субъекту персональных данных EY в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом о персональных данных;

2) требовать от EY внесения изменений в его персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными;

3) получать информацию о предоставлении его персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь;

4) в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие на обработку персональных данных;

5) требовать от EY блокирования или удаления его персональных данных, если они незаконно получены или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

6) обжаловать действия (бездействие) и решения EY, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.

1.7. Контроль за исполнением требований Политики осуществляется лицом, ответственным за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в EY.

1.8. Ответственность за нарушение требований законодательства Республики Беларусь и нормативных актов EY в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

2.3. Обработка EY персональных данных осуществляется в следующих целях:

- обеспечение соблюдения законодательства Республики Беларусь;

- осуществление функций, прав и обязанностей, предусмотренных Уставом EY, включая осуществление хозяйственной деятельности;

- ведение индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного социального страхования, в том числе профессионального пенсионного страхования, назначение и выплата пенсий, пособий;

- выполнение функций налогового агента субъекта персональных данных;

- формирование официальной статистической информации;

- подбор персонала на вакантные должности для дальнейшего трудоустройства в EY, рассмотрения резюме кандидатов;

- проведение анкетирования кандидатов на трудоустройство в EY и проверка достоверности указанных в анкете сведений;

- ведение базы данных кандидатов на замещение вакантных должностей;

- организация дней открытых дверей, стажировок, практики для учащихся ВУЗов, анкетирование учащихся ВУЗов;

- ведение кадрового делопроизводства и воинского учета;

- содействие в обучении и продвижении по службе работников, контроль исполнения работниками служебных обязанностей;

- расчеты с работниками, включая выплату заработной платы и иных доходов, а также расчеты с подотчетными лицами;

- добровольное медицинское страхование работников и подрядчиков по гражданско-правовым договорам, а также членов их семей;

- обеспечение личной безопасности работников, сохранности имущества в помещениях EY;

- коммуникация с субъектами персональных данных,

- заключение (включая преддоговорные процедуры подготовки коммерческих предложений, участия в процедурах закупок и т.п.) и исполнение EY договоров и соглашений, проверка полномочий лиц, уполномоченных на подписание договоров, соглашений и иных документов, в также действующих от имени и в интересах организаций;

- проверка контрагентов и принятие решения о приемке клиента (иного контрагента) и\или продолжения работы с ним, включая проверку благонадежности контрагента, проверку соблюдения принципа независимости, проверку соблюдения требований антикоррупционного законодательства и законодательства о предотвращении легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения;

- управление проектами и оценка качества оказываемых EY услуг;

- размещение сведений в информационных материалах на официальном сайте EY в сети Интернет;

- сбор информации через формы обратной связи, администрирование веб-сайта EY;

- формирование справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности EY;

- проведение рекламных, маркетинговых мероприятий, в том числе отправка субъектам персональных данных уведомлений, коммерческих предложений, сообщений рекламно-информационного характера;

- обеспечения пропускного и внутриобъектового режимов на объектах EY.

3. Правовые основания обработки персональных данных

3.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми EY осуществляет обработку персональных данных, в том числе:

- Конституция Республики Беларусь;

- Гражданский кодекс Республики Беларусь;

- Трудовой кодекс Республики Беларусь;

- Налоговый кодекс Республики Беларусь;

- Закон о персональных данных;

- иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью EY.

3.2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:

- устав;

- договоры, заключаемые между EY и субъектами персональных данных, а также между EY и иными организациями в интересах субъектов персональных данных;

- согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.

4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных,

категории субъектов персональных данных

4.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в разд. 2 Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

4.2. Перечень персональных данных, обрабатываемых EY, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами EY с учетом целей обработки персональных данных, указанных в разделе 2 Политики.

4.3. EY осуществляется обработка следующих персональных данных:

- Фамилия, имя, отчество,

- пол,

- дата и место рождения,

- гражданство,

- идентификационный номер,

- данные документа, удостоверяющего личность,

- изображение (фото),

- место регистрации,

- контактные данные (номер телефона, адрес электронной почты, адрес фактического проживания),

- место работы, должность,

- сведения об образовании,

- иные персональные данные, предоставляемые кандидатами на работу в резюме и анкетах,

- сведения о доходах,

- сведения о семейном положении и составе семьи,

- сведения о здоровье,

- данные воинского учета,

- сведения о членстве в профессиональных союзах, иных профессиональных объединениях и организациях.

- иные персональные данные, предоставляемые работниками при приеме на работу в соответствии с требованиями трудового законодательства,

- номера и иные реквизиты банковских счетов, карточек,

- учетный номер налогоплательщика,

- иные персональные данные, предоставляемые клиентами и контрагентами (физическими лицами), а также представителями (работниками) клиентов и контрагентов, необходимые для заключения и исполнения договоров.

4.4. EY осуществляется обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:

- аффилированные лица EY;

- кандидаты для приема на работу, работники и бывшие работники EY, члены семьи работников EY,

- клиенты и контрагенты EY (физические лица),

- представители (работники) клиентов и контрагентов EY (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей),

- лица, участвующие в рекламных и маркетинговых мероприятиях, предоставившие EY персональные данные путем подписки на рассылки, регистрации на мероприятия, при отправке отзывов, обращений, заполнения форм,

- иные субъекты персональных данных, указывающие свои персональные данные в документе, адресованном EY и подписанном субъектом персональных данных.

4.5. EY не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или других убеждений, половой жизни, а также генетические персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

5. Порядок и условия обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных осуществляется EY в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

5.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового согласия в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

5.3. EY осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.

5.4. К обработке персональных данных допускаются работники EY, в должностные обязанности которых входят действия, связанные с обработкой персональных данных.

5.5. Обработка персональных данных осуществляется путем:

- получения персональных данных в устной и письменной, в том числе электронной, форме непосредственно от субъектов персональных данных, либо от оператора персональных данных в случаях, когда EY действует в качестве уполномоченного лица;

- получения персональных данных из общедоступных источников;

- внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы;

- использования иных способов обработки персональных данных.

5.6. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством.

5.7. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в налоговые органы, ФСЗН и другие органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

5.8. EY принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

- определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;

- принимает локальные правовые акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;

- назначает лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;

- создает необходимые условия для работы с персональными данными;

- организует учет документов, содержащих персональные данные;

- устанавливает порядка доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационном ресурсе (системе);

- хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;

- организует обучение работников, осуществляющих обработку персональных данных.

5.9. EY осуществляет обработку персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных (документов, содержащих персональные данные) не установлен законодательством Республики Беларусь, договором.

5.10. EY может поручить обработку персональных данных третьему лицу (уполномоченное лицо) в порядке, предусмотренном Законом о защите персональных данных.

5.11. EY может осуществлять трансграничную передачу данных. До начала осуществления такой передачи EY обязано убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого предполагается осуществлять передачу персональных данных, обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, в которых не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, может осуществляться только при наличии согласия субъекта персональных данных, при условии, что субъект персональных данных проинформирован о рисках, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня их защиты.

6. Ответы на запросы субъектов персональных данных.

Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных

6.1. EY предоставляет субъекту персональных данных по его заявлению следующую информацию:

- подтверждение факта обработки персональных данных EY,

- перечень обрабатываемых персональных данных, источники их получения,

- правовые основания и цели обработки,

- срок, на который было дано согласие субъекта персональных данных,

- данные об уполномоченных лицах, участвующих в обработке персональных данных,

Указанная информация предоставляется субъекту персональных данных в течение 5 рабочих дней после получения соответствующего заявления субъекта персональных данных, если иной срок не установлен законодательными актами. В случае отказа от предоставления информации EY в указанный срок уведомляет субъекта персональных данных о причинах такого отказа в соответствии с ч. 3 ст. 11 Закона о персональных данных.

В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

6.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных либо по его заявлению или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных EY осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента получения указанного заявления или запроса на период проверки.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных EY на основании сведений, представленных субъектом персональных данных либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение 15 дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

6.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при получении заявления субъекта персональных данных либо запроса уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных EY осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения заявления (запроса).

6.4. Заявление, подаваемое субъектом персональных данных согласно пунктам 6.1.-6.3. настоящей Политики должно содержать:

- фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);

- дату рождения субъекта персональных данных;

- идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера - номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия EY или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;

- изложение сути требований субъекта персональных данных;

- личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.

Заявление может быть направлено в письменной форме, в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если в заявлении субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.

6.5. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат удалению, если иное не предусмотрено другим соглашением между EY и субъектом персональных данных или законодательством.

7. Заключительные положения

7.1. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закреплённые в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.

7.2. Настоящая Политика является общедоступной. Неограниченный доступ к настоящей Политике обеспечивается путем ее опубликования на сайте EY https://www.ey.com/ru_by

EY вправе вносить изменения в Политику без уведомления об этом субъектов персональных данных. Актуальная версия Политике доступна на сайте EY.

7.3. Субъекты персональных данных вправе получать информацию и разъяснения по вопросам обработки своих персональных данных, направив соответствующий письменный запрос по почтовому адресу: Республика Беларусь, 220004, Минск, ул. Клары Цеткин, 51А, 15 этаж или на адрес электронной почты: inquiry@by.ey.com.