6 apr 2020
Arbetar hemifrån

Hur fortsätter vi skapa samhörighet och högpresterande team när vi arbetar hemifrån?

Av

EY Sverige

Revisions- och rådgivningsföretag

EY är ett globalt revisions- och rådgivningsföretag med ett gemensamt syfte: ”Building a better working world”- för våra medarbetare, våra kunder och de samhällen vi verkar i.

6 apr 2020
Relaterade ämnen COVID-19 Advisory

Högpresterande team är mer än en samling naturligt begåvade individer.

Det krävs eftertanke och aktiv handling för att skapa dem och med många människor som arbetar på distans under den nuvarande COVID-19-krisen har detta aldrig varit viktigare. Att skapa förtroende och en känsla av tillhörighet och gemenskap, att hålla lagandan och motivationen uppe kan dock vara utmanande när teammedlemmarna arbetar i fysisk isolering under en längre tid. Här följer några tips för hur du kan utnyttja digitala verktyg och anpassa dig till nya arbetssätt för att skapa högpresterande team.

Skaffa ett gemensamt virtuellt utrymme

Kontoret är så mycket mer än en plats där vi utför arbete. Vi möts, samarbetar, delar med oss av kunskap och bygger team. När vi arbetar hemifrån behöver vi en digital arbetsplats där vi kan göra dessa saker. 

  • Skapa en digital arbetsplats där teamet kan samarbeta, dela kunskap och umgås.
  • Skapa olika områden på din digitala arbetsplats för olika ändamål och glöm inte ett område för sociala aktiviteter.
  • Se till att ledare är synliga på den digitala arbetsplatsen.
  • Skapa trafik till den digitala arbetsplatsen genom att göra den levande, till exempel med regelbundna uppdateringar från ledningen och små utmaningar för teamet.

Håll kontakten

När man inte kan träffas spontant på kontoret är det viktigt att hålla kontakten och se till att alla medarbetare får synas och bli uppskattade.

  • Boka regelbundna möten med teamet, både för diskussioner om arbetsuppgifter och för att se till att alla har det bra. Beroende på teamets behov kan mötena hållas en gång per dag, två gånger per dag eller en gång per vecka.
  • Ledarna stämmer av läget med sina teammedlemmar individuellt minst en gång per vecka.
  • Bjud in till ett videomöte för att äta lunch, fika eller bara umgås.
  • Ha ett öppet videomöte där alla kan hoppa in och ut om de vill chatta.

Var personlig

Förtroende är grunden för ett välfungerande team och när medarbetare arbetar hemifrån är förtroendet ännu viktigare. Att vara personlig är ett bra sätt att skapa förtroende bland teammedlemmar och ledare.

  • I samtliga videomöten: Kameran ska vara på!
  • När du startar ett möte, bocka av alla som är närvarande. Småprat är viktigt, så avsätt lite tid för det och gå inte direkt till mötesagendan.
  • Ordna små utmaningar för teamet, så att ni lär känna varandra och skapar förtroende. Ni kan exempelvis visa upp hemmakontoret där ni jobbar.
  • Ha kul! Använd området “sociala aktiviteter” för att dela bilder, GIF:ar och videor.

Engagera

Under virtuella möten är det ännu viktigare att engagera deltagarna och hålla koncentrationen uppe. Annars är risken att deltagarna faller ur och börjar göra andra saker samtidigt. 

  • Se till att dina möten är engagerande. Undvik monologer och för långa powerpoint-genomgångar utan interaktion.
  • Involvera deltagare så mycket som möjligt genom att ta fram interaktiva uppgifter och skapa innehåll tillsammans.
  • Ha flera mötesledare med tydliga roller.
  • Se till att samtliga deltagare blir hörda, till exempel genom att stämma av mötesnärvaro muntligen.
  • Använd verktyg för att redigera, rösta och ge återkoppling i realtid.
  • Håll fokus uppe och ta korta pauser under längre möten.

Testa nya saker

En ny situation där de flesta arbetar hemifrån kräver (nya) digitala verktyg och arbetssätt. Se situationen som en möjlighet att lära tillsammans och utforska: Vad fungerar för vårt team? 

  • Utnyttja möjligheten: Nu är ett bra tillfälle att lära sig nya digitala verktyg.
  • Använd chatt- och samarbetsplattformar.
  • Använd verktyg för videomöten.
  • Använd en digital whiteboard för att samarbeta under dina möten. 

Ta hand om dig själv och andra

Det här är en utmanande tid för både människor och företag. Nu mer än någonsin behöver vi ta hand om varandra.

  • Fråga andra hur de mår.
  • Sätt gränser och bestäm tillsammans med teamet vilka kommunikationskanaler och rutiner som ska gälla.
  • Hantera dina meddelanden och aviseringar.
  • Tänk på att dina kollegor kan ha barn hemma och att de måste kombinera både privat och yrkesmässigt ansvar.
  • Det är lätt att fastna vid skrivbordet, köksbordet eller var man nu sitter och jobbar. Påminn varandra om att lägga in små pauser under dagen. Ta till exempel en fikarast över ett videomöte i solen.

Vi hoppas att du ska ha användning av dessa tips – inte bara under de kommande veckorna då vi arbetar hemifrån, utan även när saker och ting börjar återgå till det normala. I takt med att fler och fler arbetar i virtuella team kommer digitala verktyg att bli allt mer viktiga för att skapa en känsla av samhörighet. På EY har vi ett strukturerat tillvägagångssätt för att skapa högpresterande team där de digitala verktygen är fullt integrerade, vilket vi kontinuerligt arbetar med såväl inom våra egna team som hos våra kunder.

Kontakta: 
Mareike Bönninger, tel: +46 31 637575
Erik Ansari Brantås, tel: +46 8 52059598

Summering

I tider då många av dina gruppmedlemmar inte fysiskt sitter på samma kontor har du som ledare en viktig roll att spela. Med rätt verktyg och anpassade arbetssätt är det fortfarande möjligt att skapa högpresterande team.

Om artikeln

Av

EY Sverige

Revisions- och rådgivningsföretag

EY är ett globalt revisions- och rådgivningsföretag med ett gemensamt syfte: ”Building a better working world”- för våra medarbetare, våra kunder och de samhällen vi verkar i.

Relaterade ämnen COVID-19 Advisory