Nu börjar vi ana ljuset i tunneln efter pandemin och står då inför nästa fas – hybridarbetet där vi arbetar några dagar hemma och några dagar på arbetsplatsen. I EY:s undersökning svarar ett genomsnitt av de som arbetar i offentlig sektor att de även i fortsättningen vill arbeta hemifrån två dagar i veckan. Många arbetsgivare har insett att det är positivt för medarbetarnas effektivitet och trivsel att låta dem välja var det passar dem bäst att arbeta. Men det finns också vissa risker med hybridarbetet om det inte görs på rätt sätt. Den jämlikhet som uppnåtts i det digitala mötet, där alla deltar på lika villkor, försvinner när vissa är närvarande på arbetsplatsen och kan delta i samtal innan och efter, medan andra ”bara” deltar digitalt. Det bildas lätt ett A- och ett B-lag. Denna risk är ännu större i verksamheter där en del av arbetet ”måste” utföras på plats. På dessa arbetsplatser kan det lätt bli så att de som är på plats får ta hand om de mer prestigefulla kärnuppgifterna, medan de som väljer att arbeta hemma får mer administrativa uppgifter.
Det är inte helt långsökt att anta att anställda som i sitt privatliv har huvudansvaret för små barn, och som upplevt att hemarbetet underlättar deras vardag, kommer vilja fortsätta att arbeta mer hemifrån. De kanske också söker sig till arbetsuppgifter och tjänster där detta är möjligt. För att inte det, från arbetsgivarnas sida välmenande hybridarbete-alternativet, ska bli något som hindrar karriärutveckling hos vissa grupper måste det följas av en genomgripande, kulturell strategi för att bibehålla jämlikheten mellan de som arbetar hemma och de som är mer på kontoret. Organisationen behöver tänka till kring vad som behöver göras på plats, hur teamets samarbetsformer ska se ut framöver och hur man utnyttjar allas kompetens, oavsett var medarbetarna befinner sig. Risken är annars att de som väljer att arbeta hemifrån inte får de utvecklande och prestigefulla uppdragen. I förlängningen kan de hamna efter karriär- och lönemässigt och väljer kanske att söka sig någon annanstans.
I samtal med våra kunder har vi noterat att det finns några grundläggande förutsättningar som måste finnas på plats för att hemarbete och hybridarbete ska fungera i alla branscher. För det första måste varje myndighet hitta sitt nya normala som fungerar med deras kultur och förutsättningar. Alla myndigheter arbetar utifrån olika förutsättningar och uppdrag. De behöver hitta sitt nya sätt att ta sig an uppdraget, med bibehållen kvalitet och säkerhet, samtidigt som arbetet anpassas till att kunna ske mer digitalt. En ordentlig inventering av arbetets innehåll och vad som faktiskt behöver utföras på plats är nödvändig. Tekniken är en förutsättning, vilket kan vara en utmaning för en del myndigheter som inte själva rår över vilka tekniska system som får och inte får användas. Däremot kan myndigheterna rå över hur de väljer att ta sig an arbetet i systemen. Detta är en resa som varje myndighet måste göra och inget som sker över en natt. Med det sagt måste det digitala som förstahandsalternativ vara något som myndigheten strävar efter att uppnå, överallt där det är möjligt. Detta måste genomsyra allt, från hur man kommunicerar till hur arbetsplatsen utformas. Om alla, inklusive de som sitter på arbetsplatsen, ska delta i möten digitalt måste utrymmena vara anpassade därefter. Det är en helt ny arbetsplats som vi inte har sett tidigare.
För det andra måste information i den mån det går göras tillgänglig för alla, hela tiden. Ingen ska behöva känna att de måste komma till kontoret för att få tillgång till information. Medarbetare ska inte heller behöva känna att de som är på kontoret får ta del av förhandsinformation och i större utsträckning vara med och fatta beslut. Detta sker inte av sig själv, utan genomgripande internkommunikationsstrategier måste vara på plats. Slutligen måste man säkerställa att alla, oavsett om de arbetar på kontoret eller hemma, har tillgång till samma utvecklingsmöjligheter. De som inte är på plats fysiskt måste ges andra möjligheter att bli synliga i organisationen. Här handlar det om att arbeta med allas inställning till arbetet. Det är inte hur man når sina arbetsresultat som ska räknas och premieras, utan vad man faktiskt levererar – oavsett om det sker från köksbordet eller mötesrummet.
Utmaningen med jämlikhet på arbetsplatsen uppstod inte i och med pandemin. Men risken finns att tendensen förstärks av det teknikskifte som pandemin har påskyndat. För att lyckas motverka dessa tendenser behöver arbetsgivarna vara medvetna om problemet och arbeta aktivt på alla fronter för att motverka det. Att försöka gå tillbaka i tiden och inte erbjuda hybridarbete är inte lösningen. Det leder endast till att duktiga medarbetare söker sig någon annanstans. I stället behövs en genomgripande förändring där arbetsgivaren ser över och anpassar både den digitala och fysiska arbetsplatsen. Arbetsgivaren behöver även se över vilka beteendeförändringar (kultur, ledarskap etcetera) som kan komma att krävas för att skapa en inkluderande och jämlik arbetsplats i det nya normala.