Ми живемо у світі, в якому пристрої дедалі сильніше інтегруються в життя людини. Технології створюють такий зв'язок, який надає безпрецедентний доступ до інформації. Стрімка технологічна трансформація стає викликом для компаній, які не встигають реагувати на зміни. У той же час вона створює можливості. Використання технологій під час аудиту державних і приватних компаній підвищує прозорість, покращує систему оцінки ризиків, автоматизує рутинні процеси й загалом підвищує якість аудиту.
Обробка даних й аналітика лежать в основі цього процесу для аудиторів. Компанії галузі виробництва вже знаходяться на передових стадіях використання сенсорів задля підключення машин і пристроїв через інтернет речей (IoT). Організації фінансового сектору працюють над блокчейн-рішеннями, що дозволять проводити фінансові операції та збирати дані швидше й більш безпечно. Така інтеграція технологій спрощує процеси й робить їх більш зручними. Також вона сприяє створенню середовища, заснованого на даних, що дозволяє приймати більш правильні рішення, у тому числі в межах аудиту.
При розмові з представниками компаній стає зрозумілою одна річ – вони хочуть, щоб їхні аудитори використовували технології задля підвищення якості аудиту.
Що таке цифровий аудит?
Аудит, заснований на цифрових технологіях, використовує цифрові канали від початку до кінця всіх процесів. У його основі лежать три рішення: автоматизація, аналітика й цифровий клієнтський досвід. Базою успіху цифрового аудиту є технологічна платформа. Вона, як і будь-які успішні системи в організаціях, повинна ефективно зв'язувати всіх членів аудиторської команди один з одними, з представниками компанії-клієнта, а також підвищувати ефективність управління проектом на всіх його стадіях.
Провідна платформа цифрового аудиту має бути мультифункціональною й динамічною. Вона оцифровує робочі документи, виступає центральним сховищем потрібних даних, надає точні оновлення статусу аудиту в режимі реального часу й забезпечує швидкий і надійний обмін інформацією між аудиторами і компанією. Платформа також має бути доступною на мобільних пристроях, щоб всі учасники проекту могли взаємодіяти, де й коли завгодно. Саме такий широкий функціонал створює нові можливості для користувачів. Для ефективного функціонування платформи необхідно також приділити увагу питанню конфіденційності даних.
Зв'язок: можливості та проблеми для аудиту
Більший зв'язок, характерний для цифрового аудиту, створює не тільки можливості, але й виклики, якими потрібно керувати.
Компанії можуть отримати користь від цифрового аудиту, якщо зроблять такі кроки:
Нададуть більший обсяг даних аудиторам. Багато компаній вже використовують центральні сховища даних, відомі як озера даних, щоб зберігати всі структуровані й неструктуровані дані в масштабі. Розвиток корпоративних інформаційних систем управління (ERP) покращує доступ до фінансових й операційних даних, а також гармонізує їх. Аудитори тепер можуть використовувати аналітичні інструменти для тестування цілих наборів даних. Вони також можуть покладатися на методи вибірки, які використовувались у минулому, проте вже зараз можуть виявляти важливі чи незвичні закономірності й тенденції, а також можливості й ризики.
Отримають глибші знання про головну книгу бухобліку для контролю над шахрайством і покращення процесів фінансової звітності. Її повний аналіз корисний не тільки для виявлення моделей і видатків, але й для розуміння процесів, за якими працівники записують фінансові операції. Хто записує, що і чому? Які транзакції здійснюються вручну та як вони обертаються? Чи працює контроль над шахрайством так, як очікувалось? Такий аналіз покращить процес підготовки фінансової звітності сьогодні й в майбутньому.
Переведуть дані, які потрібні для аудиту, в цифровий формат. Ці дані включають неструктуровану інформацію, яка раніше не була доступною в цифровому форматі або навіть не існувала. Прикладами є договори, гарантії й дані щодо майбутніх резервів. Внесення цієї інформації до додатків цифрового аудиту підвищує якість аудиту, оскільки забезпечує кращу основу для прийняття аудиторами рішень.
Налагодять співпрацю аудиторів із фінансовими й IT-командами, які будуть ділитися інформацією й нададуть доступ до систем. Якість аудиту й роботи платформи підвищується, коли обмін інформацією відбувається надійно й ефективно. Фінансова команда компанії також уникне дублювання зусиль і зекономить час на підтримку аудиту, оскільки різні люди не повинні будуть надавати однакову інформацію.
Основні проблеми, які потрібно вирішити при використанні цифрового аудиту, включають:
Культурні виклики. Деякі організації не захочуть ділитися з аудиторами інформацією через онлайн-платформу. Це може бути пов'язано з недостатньої ознайомленістю з платформою, занепокоєнням щодо використання інформації або її безпеки.
Безпека даних. Більша пов'язаність в аудиті ставить перед компаніями питання захисту даних. Наприклад, Загальний регламент захисту даних Європейського Союзу містить чіткі правила щодо збору, обробки й зберігання приватних даних. Компанії, які порушують ці правила, ризикують отримати великий штраф і можуть зазнати шкоди репутації. Тому компанії мають переконатися, що дані, які вони надають аудиторам, належним чином обробляється та зберігається.
Складні застарілі системи. Громіздкі IT-системи можуть завадити компанії скористатися всіма перевагами цифрового аудиту. Більш того, частина даних, яку потрібно врахувати в процесі аудиту, може бути недоступною в структурованому форматі. Вона може існувати лише на папері й зберігатись у різних місцях по всьому світу.
Поради фінансовим директорам, головним технічним директорам і членам аудиторських комітетів
Як компанії можуть використати всі переваги цифрового аудиту, що підвищує якість роботи й створює додаткову цінність для бізнес?
Якщо ви фінансовий директор, ви можете:
Донесіть ідею керівництву. Якщо ви хочете, щоб цифровий аудит був успішним, ви маєте чітко розуміти, яку користь він принесе організації та вашим стейкхолдерам.
Передбачте необхідність змін культури організації. Ваша фінансова команда повинна звикнути до нової технологічної системи аудиту й адаптуватися до нових способів роботи з аудиторами. Вони можуть ставити запитання, які раніше не ставили, а фінансова команда, можливо, буде робити те, що ніколи не робила.
Зрозумійте, що успіх цифрового аудиту залежить від наявності в аудиторів доступу до даних, систем й аналітичних програм вашої організації задля уникнення дублювання зусиль. Дізнайтеся, доступ до чого потрібен аудитору від вашої IT-команди, а також попросіть її проінформувати аудиторів стосовно засобів безпеки, яких необхідно дотримуватись.
Дізнатися про найкращі практики аудитора, з якими ви працюєте. Ви можете запровадити й використовувати його технології у свої компанії також. Наприклад, ви можете отримати додаткові можливості з даних, які має аудитор, але якими ви ще не користуєтесь.
Якщо ви технічний директор, ви можете:
Підтримуйте зв'язок з аудиторами вашої компанії. Запитайте їх про те, які дані їм потрібні та коли. Так аудит буде якіснішим. Спілкуйтесь із ними, щоб надати дані в найбільш зручному форматі.
Ознайомтесь із платформою, яку використовують ваші аудитори. Вони можуть пояснити її механізми роботи, засоби безпеки й умови зберігання й захисту даних вашої компанії. Ці знання допоможуть вам визначити можливості для найбільш ефективного обміну інформацією й пояснення іншим стейкхолдерам того, як використовують дані вашої організації в процесі аудиту.
Розробіть із вашими аудитором багаторічну дорожню карту впровадження цифрових можливостей. Це допоможе узгодити впровадження аудиторських технологій із процесом цифрової трансформації вашої компанії.
Дослідити потенціал створення автоматизованих і повторюваних процесів для підтримки аудиту. Повторювані процеси є ключовими для надання аудиторам актуальних даних, які потрібні їм для надання висновків у режимі реального часу. Така система також зменшить адміністративне навантаження фінансової команди.
Якщо ви член аудиторського комітету, ви можете:
Інвестуйте в розуміння цифрового аудиту. Які можливості він відкриє для бізнесу, включаючи підвищення ефективності процесів і контролю? До яких висновків можна прийти завдяки даним?
Ставте запитання аудитору вашої компанії. Обговоріть із ним переваги цифрового аудиту. Оцініть дані й користь від них із командою аудиту й долучіть її до діалогу, якщо вам потрібна додаткова інформація. Можливо, ваша компанія не використовує в повній мірі можливості цифрового аудиту.
Поясніть керівництву, що цифровий аудит створює цінність. Покажіть, що ви підтримуєте зусилля вашої компанії використати всі можливості від цифрового аудиту й інвестицій аудитора в технології.
Сприяти інвестиціям в IT-інфраструктуру, яка необхідна для діджиталізації фінансової функції й аудиту. Компанія з сучасною й надійною ІТ-інфраструктурою й узгодженими даними отримають найбільше користі від цифрового аудиту.
Майбутні перспективи
Завдяки технологічному прогресу сьогодні аудитори тісніше пов’язані між собою та мають доступ до більшої кількості даних компанії, ніж будь-коли раніше.
Така пов'язаність процесів зробить аудит більш автоматизованим і надійним. Аудитори матимуть регулярний доступ до інформації компанії протягом року, що сприятиме якості й швидкості роботи. Цифровий аудит, який наразі лише запроваджується, в майбутньому буде основним способом аудиту.
Враховуючи те, як змінюється світ, цифровий аудит – це єдиний вид аудиту, який підходить для організації майбутнього.
</p>
