Чи є цифровий зв'язок аудиту можливістю, яку ми не помічаємо?

Автор

Hermann Sidhu

EY Global Assurance Digital Leader

Driving large-scale connectivity and digital innovation across the Assurance practice with game-changing technologies and practices.

9 хвилин читання 21 жовт. 2019

Використання компаніями цифрового аудиту підвищує якість роботи й створює додаткову цінність для бізнесу.

Ми живемо у світі, в якому пристрої дедалі сильніше інтегруються в життя людини. Технології створюють такий зв'язок, який надає безпрецедентний доступ до інформації. Стрімка технологічна трансформація стає викликом для компаній, які не встигають реагувати на зміни. У той же час вона створює можливості. Використання технологій під час аудиту державних і приватних компаній підвищує прозорість, покращує систему оцінки ризиків, автоматизує рутинні процеси й загалом підвищує якість аудиту.

Обробка даних й аналітика лежать в основі цього процесу для аудиторів. Компанії галузі виробництва вже знаходяться на передових стадіях використання сенсорів задля підключення машин і пристроїв через інтернет речей (IoT). Організації фінансового сектору працюють над блокчейн-рішеннями, що дозволять проводити фінансові операції та збирати дані швидше й більш безпечно. Така інтеграція технологій спрощує процеси й робить їх більш зручними. Також вона сприяє створенню середовища, заснованого на даних, що дозволяє приймати більш правильні рішення, у тому числі в межах аудиту.

При розмові з представниками компаній стає зрозумілою одна річ – вони хочуть, щоб їхні аудитори використовували технології задля підвищення якості аудиту.

Що таке цифровий аудит?

Аудит, заснований на цифрових технологіях, використовує цифрові канали від початку до кінця всіх процесів. У його основі лежать три рішення: автоматизація, аналітика й цифровий клієнтський досвід. Базою успіху цифрового аудиту є технологічна платформа. Вона, як і будь-які успішні системи в організаціях, повинна ефективно зв'язувати всіх членів аудиторської команди один з одними, з представниками компанії-клієнта, а також підвищувати ефективність управління проектом на всіх його стадіях.

Провідна платформа цифрового аудиту має бути мультифункціональною й динамічною. Вона оцифровує робочі документи, виступає центральним сховищем потрібних даних, надає точні оновлення статусу аудиту в режимі реального часу й забезпечує швидкий і надійний обмін інформацією між аудиторами і компанією. Платформа також має бути доступною на мобільних пристроях, щоб всі учасники проекту могли взаємодіяти, де й коли завгодно. Саме такий широкий функціонал створює нові можливості для користувачів. Для ефективного функціонування платформи необхідно також приділити увагу питанню конфіденційності даних.

Зв'язок: можливості та проблеми для аудиту

Більший зв'язок, характерний для цифрового аудиту, створює не тільки можливості, але й виклики, якими потрібно керувати.

Компанії можуть отримати користь від цифрового аудиту, якщо зроблять такі кроки:


  • Нададуть більший обсяг даних аудиторам. Багато компаній вже використовують центральні сховища даних, відомі як озера даних, щоб зберігати всі структуровані й неструктуровані дані в масштабі. Розвиток корпоративних інформаційних систем управління (ERP) покращує доступ до фінансових й операційних даних, а також гармонізує їх. Аудитори тепер можуть використовувати аналітичні інструменти для тестування цілих наборів даних. Вони також можуть покладатися на методи вибірки, які використовувались у минулому, проте вже зараз можуть виявляти важливі чи незвичні закономірності й тенденції, а також можливості й ризики.

  • Отримають глибші знання про головну книгу бухобліку для контролю над шахрайством і покращення процесів фінансової звітності. Її повний аналіз корисний не тільки для виявлення моделей і видатків, але й для розуміння процесів, за якими працівники записують фінансові операції. Хто записує, що і чому? Які транзакції здійснюються вручну та як вони обертаються? Чи працює контроль над шахрайством так, як очікувалось? Такий аналіз покращить процес підготовки фінансової звітності сьогодні й в майбутньому.

  • Переведуть дані, які потрібні для аудиту, в цифровий формат. Ці дані включають неструктуровану інформацію, яка раніше не була доступною в цифровому форматі або навіть не існувала. Прикладами є договори, гарантії й дані щодо майбутніх резервів. Внесення цієї інформації до додатків цифрового аудиту підвищує якість аудиту, оскільки забезпечує кращу основу для прийняття аудиторами рішень.

  • Налагодять співпрацю аудиторів із фінансовими й IT-командами, які будуть ділитися інформацією й нададуть доступ до систем. Якість аудиту й роботи платформи підвищується, коли обмін інформацією відбувається надійно й ефективно. Фінансова команда компанії також уникне дублювання зусиль і зекономить час на підтримку аудиту, оскільки різні люди не повинні будуть надавати однакову інформацію.

  • Основні проблеми, які потрібно вирішити при використанні цифрового аудиту, включають:


  • Культурні виклики. Деякі організації не захочуть ділитися з аудиторами інформацією через онлайн-платформу. Це може бути пов'язано з недостатньої ознайомленістю з платформою, занепокоєнням щодо використання інформації або її безпеки.

  • Безпека даних. Більша пов'язаність в аудиті ставить перед компаніями питання захисту даних. Наприклад, Загальний регламент захисту даних Європейського Союзу містить чіткі правила щодо збору, обробки й зберігання приватних даних. Компанії, які порушують ці правила, ризикують отримати великий штраф і можуть зазнати шкоди репутації. Тому компанії мають переконатися, що дані, які вони надають аудиторам, належним чином обробляється та зберігається.

  • Складні застарілі системи. Громіздкі IT-системи можуть завадити компанії скористатися всіма перевагами цифрового аудиту. Більш того, частина даних, яку потрібно врахувати в процесі аудиту, може бути недоступною в структурованому форматі. Вона може існувати лише на папері й зберігатись у різних місцях по всьому світу.

  • Поради фінансовим директорам, головним технічним директорам і членам аудиторських комітетів

    Як компанії можуть використати всі переваги цифрового аудиту, що підвищує якість роботи й створює додаткову цінність для бізнес?

    Якщо ви фінансовий директор, ви можете:


  • Донесіть ідею керівництву. Якщо ви хочете, щоб цифровий аудит був успішним, ви маєте чітко розуміти, яку користь він принесе організації та вашим стейкхолдерам.

  • Передбачте необхідність змін культури організації. Ваша фінансова команда повинна звикнути до нової технологічної системи аудиту й адаптуватися до нових способів роботи з аудиторами. Вони можуть ставити запитання, які раніше не ставили, а фінансова команда, можливо, буде робити те, що ніколи не робила.

  • Зрозумійте, що успіх цифрового аудиту залежить від наявності в аудиторів доступу до даних, систем й аналітичних програм вашої організації задля уникнення дублювання зусиль. Дізнайтеся, доступ до чого потрібен аудитору від вашої IT-команди, а також попросіть її проінформувати аудиторів стосовно засобів безпеки, яких необхідно дотримуватись.

  • Дізнатися про найкращі практики аудитора, з якими ви працюєте. Ви можете запровадити й використовувати його технології у свої компанії також. Наприклад, ви можете отримати додаткові можливості з даних, які має аудитор, але якими ви ще не користуєтесь.

  • Якщо ви технічний директор, ви можете:


  • Підтримуйте зв'язок з аудиторами вашої компанії. Запитайте їх про те, які дані їм потрібні та коли. Так аудит буде якіснішим. Спілкуйтесь із ними, щоб надати дані в найбільш зручному форматі.

  • Ознайомтесь із платформою, яку використовують ваші аудитори. Вони можуть пояснити її механізми роботи, засоби безпеки й умови зберігання й захисту даних вашої компанії. Ці знання допоможуть вам визначити можливості для найбільш ефективного обміну інформацією й пояснення іншим стейкхолдерам того, як використовують дані вашої організації в процесі аудиту.

  • Розробіть із вашими аудитором багаторічну дорожню карту впровадження цифрових можливостей. Це допоможе узгодити впровадження аудиторських технологій із процесом цифрової трансформації вашої компанії.

  • Дослідити потенціал створення автоматизованих і повторюваних процесів для підтримки аудиту. Повторювані процеси є ключовими для надання аудиторам актуальних даних, які потрібні їм для надання висновків у режимі реального часу. Така система також зменшить адміністративне навантаження фінансової команди.

  • Якщо ви член аудиторського комітету, ви можете:


  • Інвестуйте в розуміння цифрового аудиту. Які можливості він відкриє для бізнесу, включаючи підвищення ефективності процесів і контролю? До яких висновків можна прийти завдяки даним?

  • Ставте запитання аудитору вашої компанії. Обговоріть із ним переваги цифрового аудиту. Оцініть дані й користь від них із командою аудиту й долучіть її до діалогу, якщо вам потрібна додаткова інформація. Можливо, ваша компанія не використовує в повній мірі можливості цифрового аудиту.

  • Поясніть керівництву, що цифровий аудит створює цінність. Покажіть, що ви підтримуєте зусилля вашої компанії використати всі можливості від цифрового аудиту й інвестицій аудитора в технології.

  • Сприяти інвестиціям в IT-інфраструктуру, яка необхідна для діджиталізації фінансової функції й аудиту. Компанія з сучасною й надійною ІТ-інфраструктурою й узгодженими даними отримають найбільше користі від цифрового аудиту.

  • Майбутні перспективи

    Завдяки технологічному прогресу сьогодні аудитори тісніше пов’язані між собою та мають доступ до більшої кількості даних компанії, ніж будь-коли раніше.

    Така пов'язаність процесів зробить аудит більш автоматизованим і надійним. Аудитори матимуть регулярний доступ до інформації компанії протягом року, що сприятиме якості й швидкості роботи. Цифровий аудит, який наразі лише запроваджується, в майбутньому буде основним способом аудиту.

    Враховуючи те, як змінюється світ, цифровий аудит – це єдиний вид аудиту, який підходить для організації майбутнього.
    </p>

    Підсумок

    Більший зв'язок, характерний для цифрового аудиту, створює надзвичайні можливості. Проте з'являються й виклики, якими потрібно керувати.

    Про цю статтю

    Автор

    Hermann Sidhu

    EY Global Assurance Digital Leader

    Driving large-scale connectivity and digital innovation across the Assurance practice with game-changing technologies and practices.