5 分鐘 2020年4月7日
尖竹汶海景奧空克拉本灣

因應新冠病毒疫情:董事會協助企業度過危機的10個方法

作者

Sharon Sutherland

EY Global Center for Board Matters Leader and Area Program Management Leader

Global mindset. Power through diversity. Art lover. Intellectually curious. Traveler. Legacy matters. Passionate about learning initiatives.

5 分鐘 2020年4月7日

董事的共同經驗與智慧是協助組織回應的關鍵。

冠病毒疫情持續威脅全球數百萬人的健康。2020年全球景氣衰退的態勢已形成,除了少數例外,企業面臨前所未有的營運中斷危機。全球近半數國家實施封鎖管制措施導致市場需求下滑,打亂供應鏈,更迫使雇主必須緊急重新檢討員工管理計畫。許多公司的存續將仰賴其領導團隊保持冷靜、專注的能力,以及以目標為導向的驅動力。 

身處當前情勢,董事會更需要以身作則。 

首先,董事會必須支持和適當地指導管理階層,針對危機擬定即時因應策略。其次,董事會必須確保為企業建立恢復能力,不僅是有能力應付疫情帶來的持續影響,還必須考量次要風險,例如網路攻擊、人力議題和競爭對手威脅。第三,董事會最終必須著眼未來不可避免、隨之而來的變革、長期挑戰和機會。

簡言之,企業務必同時思索當前、下一階段和更久遠的將來。我們在新冠病毒疾病爆發前曾邀請全球500位董事進行調查訪問,並整理訪談成果及提出一些即時觀點。根據他們對危機相關問題的回覆,針對疫情當前董事會可以如何協助管理團隊,以下是10個值得深思的做法:

1.扮演參謀的角色,討論危機回應措施

企業因應新冠病毒疫情的方式將讓顧客、員工、供應商和其他利害關係人留下深刻的印象。董事會必須與管理階層主動討論因應計畫,共同合作,以確保危機管理決策反映出企業的目標、價值和文化,同時滿足立即的短期需求。

2.強化危機管理團隊

在疫情爆發前,只有21%的董事會成員相信自己的組織在規劃、溝通、恢復和復原能力上已做好萬全準備足以應付風險。顯然如今董事會必須更加確保危機管理團隊能勝任目標,且必須更常就各種危機情境安排測試演練。 

3.定期溝通,確保員工健康幸福

許多 員工對自己的健康和財務安全感到焦慮,領導者務必定期向員工傳達明確而堅定的訊息。或許這些內容可能不是由董事們親自宣布傳達,但他們應確保管理階層會適當反應組織的領導價值。 

4.重新評估風險相互依存度和降低風險的措施

董事會應確保團隊評估新冠病毒疫情和其他風險間的相互依存度,包括第三方風險。例如:為了促進遠距合作,對科技的倚賴逐漸加重,可能導致網路漏洞增加;而此次疫情爆發可能加重特定地區供應鏈的壓力。

5.確保供應鏈流暢

新冠病毒疫情對供應鏈造成巨大壓力。董事會務必確保管理階層主動管理與重要供應商的關係,同時,適時核准必要但高於平常的成本支出並加以追蹤,以維持供應鏈的運作。

6.模擬危機管理

在新冠病毒疫情爆發前,只有19%的企業經常進行模擬演練、壓力測試和情境分析。具有前瞻精神的組織必須檢視、調整和定期執行與測試危機管理模擬計畫順應新的環境。例如:如今企業對重大網路攻擊的反應可能就與幾個月前大不相同。同樣的,企業也應同步進行財務壓力測試和情境分析,以反映當前的財務和經濟趨勢。 

7.確保與董事會持續的溝通

在疫情之前,對於管理階層呈報危機的演變對組織的營運表現有何衝擊一事,只有12%的董事會有信心。這代表企業應重新思考,管理階層該如何妥善因應初步警示跡象並向董事會適時地溝通報告,企業在此方面仍存在巨大的改進空間。

8.透過網路遠距方式維持會議進行

在此非常時期,董事與董事會及管理階層之間應加強而非減少溝通。董事會應考慮建立定期召集董事會或功能性委員會,無論是常設董事會電話會議或溝通計畫都有助於讓董事獲悉最新資訊。當然,若各國政府法規允許,我們預計會有更多的董事會或股東會將透過網路遠距的方式進行。

9.減輕財務衝擊並交流訊息

董事會應研究所有應變措施以因應營收銳減帶來的立即衝擊,可能的措施包括調整銷售價格、尋求額外財務支援和重整債務。董事會也應與管理階層合作,確保參與並妥善運用政府的振興經濟計畫。為了鞏固投資人的信心,董事會(特別是審計委員會)基於周全的假設,確保有關新冠病毒疫情的衝擊已反映於預估營收及其他財務計畫中,並向投資人清楚傳達這些資訊。

10.留意激進投資人的威脅

董事會應留意激進投資人帶來的威脅,激進投資人可能在市場恐慌之際從中獲利,因而導致股票價值下跌。 

  • 董事會應考慮的重要問題

    • 是否在董事會和管理階層間建立直接而清晰的溝通管道,以利探討因應新冠病毒疫情的計畫?
    • 您的危機管理團隊是否擁有足夠的資源?
    • 您是否已審慎思索新冠病毒疫情與其他風險同時發生的可能性,因而加劇事態的嚴重性?
    • 您的管理團隊是否定期與重要供應商交流溝通?
    • 您的組織是否重新調整其危機因應計畫,並針對新的風險因子重新進行壓力測試?
    • 您的管理團隊是否主動探究所有應變措施以減輕營收下滑的衝擊?
    • 您是否與管理階層合作,仔細思索如何向投資者傳遞疫情爆發帶來的財務和營運衝擊?

 

結語

隨著新冠肺炎疫情持續,許多企業的存續仰賴其領導團隊妥善處理危機的能力,董事會則透過幫助高階主管更精準地著眼於因應重點,以協助企業安然度過危機。現在是採取行動的時候,一旦度過了眼前的危機,多年後,董事們將可回顧這段讓他們面臨巨大挑戰的歷史。

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Sharon Sutherland

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