HR és bérszámfejtési területet érintő év végi teendők – készüljünk fel együtt!

Előző cikkünkben a legtöbb munkaórát igénylő év végi, év eleji bérszámfejtési feladatokat vettük górcső alá abból a szempontból, hogyan tudjuk digitális megoldásokkal papírmentessé tenni azokat. 

Az M30-as adatlapok és járulékigazolások, valamint az év eleji nyilatkoztatások után összeszedtük azokat a legfontosabb feladatokat, amelyek a HR és bérszámfejtési területet leginkább érintik. Erről olvashat a következőkben. 

Éves szabadságok rendezése

Kötelező feladat, hogy nyomon kövessük és rendezzük az adott éves szabadságokat. Sok munkáltató igyekszik a munkavállalói igényeket maximálisan figyelembe véve úgy kiadni a szabadságokat egész évben, ahogy a kolléga szeretné. A nagyfokú rugalmasságnak hátránya is van, ugyanis ez gyakran azt eredményezi, hogy bent ragadnak a szabadságok év végére. Ebben a helyzetben munkáltatóként kell megoldani, hogy a szabadságok kiadásra kerüljenek – ráadásul jogszabálynak megfelelően. Alapelv, hogy a szabadságot az esedékesség évében kell kiadni, de mi a helyzet, ha túl sok halmozódott fel év végére? Vizsgáljuk meg a munkáltató lehetőségeit:

• ha a munkaviszony október elsején vagy azt követően kezdődött, akkor van lehetőség a szabadság következő év március 31-ig történő      kiadására
• az esedékesség évében kiadottnak kell tekinteni azt a szabadságot, ami év végén kezdődött és folytatólagosan januárban is tart. Ilyen formában maximum 5 napot lehet átvinni a következő évre.
• a munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek vagy a működését közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén a szabadság egynegyedét legkésőbb az esedékességet követő év március 31-ig adhatja ki, de csak amennyiben van kollektív szerződés
• a munkáltató az életkor után járó pótszabadságot az esedékesség évét követő év végéig adja ki – ezt csak abban az esetben teheti meg, ha a felek a naptári évre erről írásban megállapodnak

Minimálbér-változással járó teendők

Kivételesen nem újévtől, hanem már 2023. december 1-től kell kötelezően alkalmazni az új minimálbért (bruttó 266 800 forint) és garantált bérminimumot (bruttó 326 000 forint).

2023. december 1-től a régi minimálbérek és garantált bérminimumok a törvény erejénél fogva érvénytelenek. Minimálbér-változás esetén számos munkáltató tájékoztatóban értesíti a munkavállalókat a béremelkedésről, javasolt azonban munkaszerződés-módosításban rögzíteni a bérváltozást.

TB kifizetőhelyeknek fontos feladat januárban, hogy az új év gyermekgondozási díjának maximuma alapján megvizsgálják, hogy a folyamatban lévő ellátások esetében kinek szükséges a maximálisan adható gyed összegének visszamenőleges megállapítása. Fontos kiemelni, hogy bár a minimálbér 2023. december 1-től emelkedett, a gyed maximuma kapcsán ezt csak 2024. január 1-től kell alkalmazni.

Béren kívüli juttatásokkal kapcsolatos teendők

Költségoldalról nem mindegy, mikor kerülnek kifizetésre, átadásra a cafeteria elemek. Ha a SZÉP-kártyára ugyanakkor tölti fel a munkáltató a decemberre járó összeget, mint amikor a decemberi bért utalja (nevezetesen év elején, január 10-ig), akkor az a jövő év keretét fogja terhelni, valamint amennyiben változik az adóvonzata, akkor még költségnövekedést is eredményezhet.

Fontos januári teendő a következő év cafeteria szabályzatának a frissítése, a változások lekövetése, a munkavállalói igényeknek megfelelő juttatási csomag kialakítása. A cafeteria elemek típusai és adóvonzatai 2024-ben nem változnak, azonban a szabályzat kialakításakor érdemes figyelembe venni, hogy 2024. január 1-től az egyes meghatározott juttatások közül a csekély értékű ajándékot éves szinten már nem egyszer, hanem háromszor adhatja a munkáltató a munkavállaló (és akár a közeli hozzátartozó) számára. A minimálbér 10%-ának megfelelő mértékű ajándék ügyesen tervezve kiegészítheti az éves cafeteria keretet, kedvezőbb költségek mellett. Hozzátesszük, hogy a bor is bekerült az Szja törvény 1. számú mellékletébe, így állandó eleme az adómentes juttatásoknak.

A cafeteria szabályzat felülvizsgálatát is ilyenkor érdemes napirendre tűzni. A munkavállalói igények és esetleges adózási változások mentén megtervezni a következő év szabályzatát, megvizsgálni azt, hogy az eddigi leírás kiterjed-e minden jellemző esetre. Gondoljunk a próbaidő alatti juttatásokra, az év közben kilépőkre, vagy akár a tartósan távollévőkre is.

A juttatásokkal kapcsolatos teendők kapcsán érdemes továbbá megjegyezni, hogy a kedvező adózási feltételekkel rendelkező elemek adóját nem havonta, hanem negyedévente kell majd bevallani és kifizetni 2024. január 1-től.