Tegyük hatékonyabbá a bérszámfejtést papírmentes megoldásokkal

Az év vége, valamint a következő év eleje a HR és bérszámfejtési szakemberek számára az egyik legtúlterheltebb időszak, számos jogszabályi kötelezettségnek igyekszik ilyenkor a munkáltató eleget tenni. Nem könnyíti meg a helyzetet az állandóan változó jogszabályi környezet, a bérszámfejtési területet is érintő szakemberhiány, a rövid határidők sem. 

H
ogyan tud egy vállalat hatékonyabb munkaügyi adminisztrációt, bérszámfejtést elérni, milyen megoldásokban érdemes gondolkodni? Cikkünkben erre igyekszünk javaslatokat tenni néhány nagyobb papírigényű bérszámfejtési feladat kapcsán.  

A kikerülhetetlen M30-as

Az év végi zárási és év eleji nyitási feladatok, munkavállalói létszámtól függően, de arányaiban sok munkaórát emésztenek fel, így amennyire lehet, célszerű a csökkentésére törekedni a hatékonyabb bérszámfejtési folyamat biztosítása érdekében.Az évzárási feladatok közül az egyik legtöbb időt jelentő feladat az M30-as adatlap és járulékigazolás elkészítése és kiadása minden egyes munkavállaló számára, következő év január 31. napjáig. 

A feladat pontos elvégzésére és határidőre történő átadására kiemelt figyelmet kell fordítani, hiszen a munkáltató kötelezettsége időben adatokat szolgáltatni a munkavállaló felé. 

A legjellemzőbb gyakorlat kétségkívül a következő: a munkáltató két példányban kinyomtatja az igazolásokat, ellátja az összes példányt pecséttel, aláírással, majd minden egyes munkavállalóval hitelt érdemlően átveteti. A digitalizáció korában érdemes alternatív megoldást keresni, amely gyorsabb, praktikusabb, átláthatóbb, visszakereshetőbb, és természetesen a jogszabályi kötelezettségeknek megfelelnek. 

Egyre többen keresik már az elektronikus lehetőségeket, ilyen lehet az igazolások e-mailen történő kiküldése. Ne felejtsük el: a nem magánszemély munkáltató által kiadott igazolás kötelező eleme a cégszerű aláírás. Ha tehát nincs egy olyan rendszerünk, ahol biztosított a hiteles elektronikus aláírás, akkor az igazolásokat kinyomtatjuk, a munkáltató aláírja, lepecsételi, majd szkennelés után e-mailben átküldi a munkavállaló számára. Ez annyiban segítség, hogy kiesik a papíralapú átadás-átvétel, nem kell postázni (nagyobb munkavállalói létszámnál ez is nagyobb költséget tehet ki, nem beszélve a manuális munkáról), de kockázat is van ebben az alternatívában. Az e-mailes átadás kevéssé szerencsés a szenzitív adatok miatt – jelszóval való védés nélkül ne is gondoljunk az alkalmazásában. Ha tehetjük, kérjünk kézbesítési visszaigazolást az átküldéskor.

Zárt rendszerről beszélünk, amelyben az elkészült igazolásokra rákerül egy céges elektronikus aláírás, a munkavállaló pedig hozzáfér a saját M30-asához. Az ilyen formában történő átadás-átvétel időpontja bármikor, könnyen visszakereshető, ellenőrizhető, hiteles, sokkal kevesebb munkaórát igényel, mint a hagyományos megoldások. 

Januári nyilatkoztatások

HR-esként, munkaügyesként, bérszámfejtőként mindannyian ismerjük az év eleji nyilatkoztatások után keletkező papírtornyokat. Kétségkívül nagyfokú odafigyelést, pontos és precíz munkát és nyomon követést igényel, hogy tudjuk, ki mit vesz igénybe, kinek jár valamilyen adókedvezmény, nem beszélve arról, hogy úgy nyilatkoztassuk le a munkavállalókat, hogy abból két példány keletkezzen, legyen aláírt verzió a későbbi bizonyíthatóság érdekében.

Az előrelátó, munkaórákat megspórolni kívánó munkáltató arra biztatja a munkavállalóit, hogy a NAV által biztosított ONYA-n (Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazás) keresztül nyilatkozzon az igénybe venni kívánt adókedvezményekről. Ügyfélkapun keresztül, gyorsan, könnyen kitölthetőek a jól ismert nyomtatványok elektronikusan, egyértelműen bizonyítható a beküldés, nincs szükség nyomtatásra, olvasható kitöltésre, átadás-átvételre. Számos érv szól az ONYA-n keresztül történő nyilatkoztatásra, hiszen az előbbiek mellett, ha már van ügyfélkapuja a munkavállalónak, a NAV által elkészített adóbevallás elektronikusan elérhető, módosítható, jóváhagyható. 

A munkáltatónak pedig nincs más teendője, mint letölteni a beérkezett nyilatkozatokat, és beemelni a bérszámfejtő programjába. Ahogyan az EY-nál történik, egy erre fejlesztett program automatikusan letölti a PDF fájlokat, a megadott paraméterek alapján átnevezi, tárolja, beolvassa és betölti az adatokat a bérszámfejtési rendszerbe, így a bérszámfejtő már az aktualizált információkat használja a következő számfejtési időszakban. A tesztelés és ellenőrzés szükséges természetesen, azonban így egy sokkal gyorsabb, átláthatóbb, könnyebben kezelhetőbb, papírmentes megoldást kaphatunk. 

Fontos kiemelni az Szja törvény tervezett jogszabályi változásait erre vonatkozóan, mely szerint a 2023.12.31. napja után beérkező nyilatkozatokat (első házasok kedvezménye, személyi kedvezmény, négy gyermekes anyák adómentessége) nem kell minden év elején újra beadnia a munkavállalónak, azokat nem csak adóévre kell érvényesnek tekinteni, hanem visszavonás vagy módosítás hiányában ezek határozatlan idejűekké módosulnának. Ez a változtatás, bár eleve csökkenti a papírmunkát, azonban továbbra is sok feladatot ró a munkáltatóra. Itt lehet az idő arra, hogy a munkavállalókat ténylegesen az elektronikus nyilatkoztatás felé orientáljuk.

Táppénzes papírok feldolgozása robottal?

Év végén, a téli időszakban jellemzően gyakoribbak a megbetegedések, így sokkal több orvosi igazolást kell a munkáltatónak kezelnie. A 2021 januárjától használatos új egységes formátum lehetővé teszi, hogy robotizált megoldást vessen be a munkáltató a táppénzes papírok kezelésére, feldolgozására. 

Szkennelés után a rendszer képes felismerni az igazoláson szereplő információkat, be tudja azonosítani a munkavállalót, a keresőképtelenség kódját, a keresőképtelenség kezdeti vagy végső dátumát. Az automatikus feldolgozás után a szakember már ténylegesen a számfejtéssel tud foglalkozni.

Az ellenőrzés itt is szükséges része a folyamatnak, azonban, ha a manuális, adatbetöltő részét rá tudjuk bízni egy jól betanított robotra, akkor a bérszámfejtő szakember az ellenőrzésre, a bérszámfejtés további feladataira tud összpontosítani.