7 minutos de lectura 30 jul. 2020
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Cómo abordar las consideraciones legales de la empresa después de una crisis

Por Cornelius Grossmann

EY Global Law Leader

Líder global de Servicios Legales. Apasionado por la integridad y la diversidad. Padre de cinco hijos. Aficionado a la música clásica.

7 minutos de lectura 30 jul. 2020

A medida que las empresas empiezan a emerger en un mundo post-COVID, se espera que los desafíos legales lleguen en oleadas.

Muchas funciones legales se encuentran en un estado de transformación continua. La razón de esto es simple: el entorno en el que operan está en constante evolución. La presión de los líderes ejecutivos para gestionar los costos es constante, el entorno normativo y legislativo está en constante cambio, y hay una necesidad perpetua de aprovechar las nuevas tecnologías y los nuevos modelos de prestación de servicios.

Como se señala en la investigación de EY, publicada en el nuevo informe Realizing the benefits of legal managed services (pdf), para gestionar este entorno, los líderes ejecutivos de todo el mundo empresarial han pedido al asesor general que ponga la eficiencia y la capacidad de resiliencia en el primer plano de sus programas.

Los acontecimientos mundiales importantes pueden a menudo acelerar el deseo o la necesidad de transformación. La crisis financiera mundial de 2008 fue uno de esos acontecimientos para las empresas y, más concretamente, para las funciones jurídicas. Las repercusiones económicas de la crisis financiera mundial de 2008 y las nuevas reglamentaciones que de ella se derivaron crearon ondas que se sintieron mucho después de que la crisis se redujera.

Los departamentos de derecho progresistas respondieron a estos desafíos transformando sus operaciones – desarrollando nuevas y eficientes formas de trabajo y replanteando la forma en que compraban los servicios legales a proveedores externos.

Ahora, cuando el mundo se encuentra en las manos de la pandemia global COVID-19, los líderes ejecutivos se enfrentan a desafíos legales en toda su organización. A medida que las empresas empiezan a emerger en un mundo post-pandemia COVID-19, esos desafíos pueden seguir llegando en oleadas.

Los departamentos de recursos humanos pueden enfrentarse a problemas laborales y de empleo continuos. Los equipos de compras y ventas pueden tener que reescribir los contratos para reflejar los nuevos riesgos. Los equipos de finanzas e impuestos pueden tener que reestructurar sus organizaciones para reflejar los cambios en las cadenas de suministros, los patrones de compra y los flujos de ingresos. Los departamentos de derecho pueden participar en la resolución de todos estos desafíos, así como en el tratamiento de las preguntas, solicitudes y crisis diarias.

La forma en que las organizaciones en general y los departamentos de derecho en particular abordarán las problemáticas que puedan surgir pondrá de relieve los puntos fuertes y débiles operacionales y planteará una serie de preguntas, como por ejemplo:

  • ¿Qué tan flexible y adaptable es el departamento legal – podrá cambiar los procesos de trabajo a corto plazo para cumplir con la "nueva normalidad"?
  • ¿Estos cambios a corto plazo estarán orientados hacia el futuro, de modo que no sólo resuelvan los desafíos inmediatos sino que, lo que es más importante, mejoren las operaciones a largo plazo?
  • ¿Serán capaces los departamentos de manejar eficientemente el alto volumen de trabajo que está destinado a venir por el pipeline?

Las respuestas a estas preguntas pueden determinar en última instancia cuán resilientes son ahora los departamentos de derecho y las empresas a las que prestan servicios y cómo avanzan. Hay dos consideraciones prominentes en esta conversación. En primer lugar, qué servicios legales prestarán las empresas y qué harán, bajo la dirección del departamento legal, los proveedores externos.

La segunda consideración está relacionada. Qué asociaciones formarán las empresas con los proveedores legales externos. Los datos del informe sobre la utilización de los servicios legales administrados (LMS, por sus siglas en inglés) sugieren que la respuesta a esta pregunta será de crucial importancia.

El paso a los servicios jurídicos administrados

El informe muestra que ya se ha producido un cambio significativo hacia la utilización de los servicios legales administrados por organizaciones grandes y medianas. Los departamentos jurídicos progresistas que utilizan cada vez más los servicios administrados están obteniendo importantes beneficios que van más allá del ahorro de costos.

El informe revela que hay tres grupos claramente definidos de departamentos de derecho basados en sus estrategias de abastecimiento, a los que denomina:

  • Pioneros – este grupo, que constituye el 37% de los departamentos de derecho, ya ha migrado muchos servicios jurídicos a proveedores que no son bufetes de abogados y están tratando activamente de ampliar su uso de los servicios legales administrados.
  • Exploradores – que representan el 35% de los encuestados, la mayoría ha intentado la subcontratación pero no de forma generalizada. Estas empresas están considerando activamente la posibilidad de ampliar su uso de los servicios legales administrados.
  • Observadores – este grupo (28% de los departamentos legales) no está considerando la posibilidad de utilizar los servicios administrados actualmente, incluso si son conscientes de los beneficios anecdóticamente.

En el informe se destaca que las fuerzas que impulsan un mayor uso de los servicios legales administrados son complejas y variadas y van más allá de la simple reducción de costos. Entre ellas figuran la necesidad de optimizar los procesos internos debido al aumento del volumen de trabajo, la importancia de adoptar nuevos modelos de prestación basados en la tecnología y la creciente calidad de la información de referencia sobre la productividad de los recursos internos y externos.

Al considerar el uso creciente de los servicios legales administrados, cabe señalar que la adopción por parte de los Pioneros de estos nuevos modelos de prestación ha sido, en algunos casos, un proceso de una década. Los departamentos que optan por transformarse tempranamente ya se han dado cuenta de muchos de los beneficios que proporcionan los nuevos modelos de prestación de servicios. Es probable que esto haya puesto a los Pioneros en una mejor posición para manejar los problemas que surgen de la pandemia de COVID-19. Ya han incorporado flexibilidad, agilidad y capacidad para manejar grandes volúmenes de trabajo mediante la optimización interna y el uso de servicios legales administrados. Su utilización de proveedores externos habilitados por la tecnología es importante, ya que estos proveedores aportan una considerable experiencia, lo cual es fundamental en tiempos de crisis y cambio.

Los beneficios de utilizar servicios legales administrados

Antes de la publicación del informe, se reconocían ampliamente muchos de los beneficios de utilizar proveedores de servicios legales que no fueran bufetes de abogados. Sin embargo, el reto para los defensores de los servicios legales administrados era que las pruebas que respaldaban esos beneficios eran en gran medida anecdóticas. El informe, que se apoya en las aportaciones de más de 1.000 departamentos jurídicos, añade pruebas empíricas a muchas de las historias anecdóticas.

Es importante, en particular a la luz de la pandemia de COVID-19, que los datos revelen que los beneficios de los nuevos modelos de entrega no sólo se sienten a corto plazo sino que tienen efectos positivos continuos, incluso en la eficiencia, la tecnología, los recursos humanos y la capacidad de resiliencia.

El presente informe muestra que los departamentos legales que utilizan más ampliamente los servicios administrados por el sector jurídico no sólo son más eficaces en función de los costos en la prestación de servicios hoy en día, sino que también tienen más confianza en la mejora de la eficiencia en el futuro. Se sienten más capaces de atraer y retener el talento y tienen más confianza en su capacidad de responder a los cambios geopolíticos y reglamentarios.

Se ha reconocido desde hace tiempo que los departamentos legales dedican una cantidad desproporcionada de tiempo a tareas rutinarias de gran volumen. Este enfoque no sólo baja la moral y tiene un impacto negativo en la contratación y retención, sino que también desvía la energía y los recursos de las tareas que más importan. Es significativo que el informe muestre que el uso de proveedores externos da a los departamentos de derecho la capacidad de cambiar el enfoque a las tareas más importantes.

Como revela el informe, los Pioneros son capaces de centrarse en los problemas clave que enfrentan sus corporaciones. Informan de que tienen mucha más confianza en la gestión de riesgos complejos, incluyendo nuevas reglas de privacidad y disposición, investigaciones y grandes eventos regulatorios como IBOR y BEPS.

Además, dado que los Pioneros han trasladado un trabajo seleccionado de gran volumen a los proveedores de servicios jurídicos administrados, los abogados internos pueden centrarse en un trabajo de mayor valor. Esto parece tener un efecto positivo en la capacidad de estos departamentos jurídicos para reclutar y retener el talento, ya que mejora la moral y el atractivo de la empresa para futuras contrataciones. En particular, los datos muestran que los pioneros son el único grupo en el que la mayoría de los encuestados informan de que la contratación y la retención no es un desafío.

Además, la utilización de servicios legales administrados también tiene beneficios sobre la capacidad de los departamentos de derecho de invertir en nuevas capacidades. Los Pioneros tienen el doble de confianza en que tienen las competencias no jurídicas adecuadas que los demás grupos. También tienen el doble de probabilidades de declarar que poseen la tecnología y las aptitudes de automatización de procesos necesarias.

Vale la pena ver estos puntos juntos. Los departamentos legales que están utilizando los servicios administrados están seguros de que pueden manejar riesgos complejos, tienen las personas adecuadas en el lugar correcto, y tienen las competencias y la tecnología adecuadas en su lugar. Esta puede ser la diferencia fundamental entre los departamentos que son capaces de moverse con rapidez y resolución tanto durante como después de una crisis, y los que no lo son.

Las grandes empresas y los departamentos de derecho que las atienden deben estar preparados para flexibilizar y adaptarse a toda una serie de acontecimientos, algunos de los cuales pueden verse a distancia, y algunos de los cuales es más probable que se clasifiquen como "cisnes negros". Como tal, los departamentos de derecho que son resilientes y se centran en la gestión de la transformación de forma proactiva son los que estarán mejor preparados para lo que venga, ya sea grande o pequeño.

Resumen

Los departamentos legales que utilizan servicios administrados son más eficientes, tienen más confianza en la eficiencia futura y tienen más fe en su capacidad de responder a los cambios geopolíticos y reglamentarios.

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Por Cornelius Grossmann

EY Global Law Leader

Líder global de Servicios Legales. Apasionado por la integridad y la diversidad. Padre de cinco hijos. Aficionado a la música clásica.