Folosind îndrumări calme și constante, membrii consiliului pot oferi claritate și încredere în momentele de incertitudine.
În martie 2020, Organizația Mondială a Sănătății a desemnat COVID-19 ca pandemie, care amenință viața și bunăstarea unui mare număr de persoane în mai multe țări. Epidemia globală a provocat un nivel din ce în ce mai mare de incertitudine în societate și, creând întreruperi ale continuității afacerii în toate industriile, se preconizează că va destabiliza piețele financiare și că va amenința stabilitatea economică pe o perioadă nedeterminată.
În timp ce managementul se concentrează pe atenuarea impactului crizei COVID-19 asupra operațiunilor companiei, a situației financiare și a persoanelor interesate, este obligatoriu ca membrii consiliului să își intensifice eforturile de a oferi opinii strategice, supraveghere și perspective pe termen scurt și lung, continuând să exercite responsabilitățile lor fiduciare.
Recomandările noastre pentru membrii consiliilor de administrație în timpul perioadei de criză:
- Comunicați clar un ton puternic de la cel mai înalt nivel de conducere; modelați atitudinile și comportamentele dorite; și validați faptul că deciziile, acțiunile și comunicările aferente crizei respectă scopul, cultura și valorile companiei.
- Mențineți protocoale și fluxuri de informații adecvate cu managementul și consultanții externi și păstrați flexibilitatea operațiunilor și programului membrilor consiliului, astfel încât consiliul să primească în timp util informații care să permită comunicarea deschisă, deliberarea eficientă și supravegherea.
- Susțineți transparența și comunicarea cu persoanele interesate privind evoluția companiei, pentru a ghida procesul decizional, pentru a menține nivelul de încredere și pentru a proteja reputația companiei.
- Obțineți la timp actualizări privind riscurile emergente și amenințările semnificative la care este expusă compania, vulnerabilitățile și posibilele impacturi (astfel cum sunt identificate în programul de management al riscurilor în caz de urgență al companiei) și ajustați apetitul la risc și toleranțele corespunzător.
- Stabiliți dacă planificarea scenariului financiar și testele de stres ale companiei sunt concepute astfel încât să evalueze corect nivelurile de lichiditate, credit și capital necesare pe intervalele relevante; confirmați dacă au loc comunicări adecvate cu intermediarii financiari.
- În timp ce managementul continuă să se ocupe de sănătatea, siguranța și moralul angajaților și clienților, confirmați și dacă este respectată corespunzător legislația emergentă, evoluțiile administrative și de reglementare, dacă sunt utilizate oportunitățile de stimulente și dacă sunt utilizate practicile nou elaborate.
- Verificați dacă managementul ia măsurile adecvate pentru a identifica și a gestiona angajamentele contractuale, contractele de asigurare, angajamentele și alte obligații importante, atât din punct de vedere juridic, cât și din punctul de vedere practic al afacerii.
- Oferiți orientare strategică și sprijin conducerii în legătură cu inițiativele sociale și de bunăstare economică ce pot implica un cost mai mare pe termen scurt, oferind însă valoare pe termen lung prin rezultate sociale mai bune și o mai mare încredere în companie, precum și prin creșterea reputației.
- Verificați permanent aria de cuprindere, componența și autoritatea decizională a echipei de managementul crizelor a companiei pentru îmbunătățirea capacității și eficacității acesteia. Confirmați dacă activitatea echipei este corect echilibrată între inițiative pe termen scurt, mediu și lung ca răspuns la criză.
- Continuați să evaluați planurile de continuitate a afacerii și de urgență ale companiei pentru a identifica nivelul adecvat de redundanță, reziliența lanțului de aprovizionare și eficacitatea furnizorilor de servicii de terță parte de a sprijini continuarea sau recuperarea rapidă a funcțiilor esențiale ale afacerii.
- Pe măsură ce companiile trec la un sistem alternativ de lucru de la distanță, reevaluați sistemele cheie de comunicații, sistemele operaționale și sistemele financiare pentru a confirma reziliența IT și nivelul adecvat de securitate cibernetică și de confidențialitate a datelor, precum și dacă mijloacele esențiale de control funcționează astfel cum a fost prevăzut.
- Confirmați faptul că managementul monitorizează permanent eficacitatea mijloacelor de control intern cu privire la raportarea financiară, precum și procedurile și mijloacele de control ale divulgărilor (precum și evenimentele sau factorii care ar putea conduce la modificări semnificative ale raportărilor și divulgărilor din situațiile financiare) pentru a permite companiei să respecte cerințele de reglementare pentru situațiile financiare și alte informări publice, precum și cerințele grupului mai larg de persoane interesate, dornice să primească informații semnificative.
- Pe măsură ce modelele de afaceri se ajustează pentru a gestiona criza pe termen scurt, verificați dacă aceste schimbări aduc noi oportunități și eficientizare și eficiență operațională pe termen lung.
- După atenuarea crizei, realizați analize ex post și evaluați concluziile trase, inclusiv modul în care funcționează planul de continuitate a afacerii al companiei și care sunt măsurile pe care trebuie să le ia compania pentru a pregăti reziliența la evenimentele viitoare.
Pandemia de COVID-19 evidențiază necesitatea unor programe eficace de management al riscurilor și al crizelor pentru gestionarea evenimentelor extreme și neprevăzute. Consiliul de administrație joacă un rol crucial în timpul unor astfel de provocări, bazându-se pe experiența colectivă din alte crize și pe judecata generală în domeniul afacerilor. Consiliul de administrație se poate dovedi un sprijin uriaș pentru conducere, nu doar prin modul în care răspunde la criză, ci și prin recuperarea ulterioară, prin reziliență și rezistență.
