Beleid over internationaal thuiswerken; vijf tips om goed beslagen ten ijs te komen

Internationaal thuiswerken is sinds de COVID pandemie aan de orde van de dag. Tot 1 juli 2023 gelden richtlijnen die voorkomen dat werknemers sociaal verzekerd zijn in hun EU woonland, wanneer ze daar substantieel werken voor hun werkgever die in een ander EU land gevestigd is. Van meet af aan was echter duidelijk dat deze richtlijnen slechts een overbrugging zouden vormen naar een meer structurele regeling. Hiernaar werd reikhalzend uit gekeken. Werkgevers en werknemers zaten er namelijk meestal niet om te springen sociaal verzekerd te worden in een ander land. Dit vanwege de administratieve lasten, impact op de loonkosten, gevolgen voor het netto loon en de wettelijke uitkeringen. De hoop was daarom gevestigd op een regeling die er voor zorgt dat thuiswerkende grensarbeiders sociaal verzekerd kunnen blijven in het land waar hun werkgever is gevestigd. Inmiddels is deze hoop verwezenlijkt; Nu deze regeling per 1 juli 2023 in werking treedt, is er werk aan de winkel. In dit blog geven we u 5 tips om hiermee om te gaan.

Tip 1: Analyseer uw populatie

De regeling waar we aan refereren, de zogenoemde “Kaderovereenkomst inzake Telewerken”, kent specifieke voorwaarden. Het is daarom van belang om te checken of uw werknemers voor de regeling in aanmerking komen. Zo ziet de regeling enkel op werknemers, die structureel “substantieel” (maar minder dan 50% van hun tijd) in hun woonland werken en het gros van hun tijd in het land werken waar hun werkgever is gevestigd. Het gaat om telewerken in maximaal 2 EU/EEA lidstaten of Zwitserland. Substantieel is doorgaans gedefinieerd als een aandeel van 25% of meer van de werktijd en/of bezoldiging. Met de Kaderovereenkomst kunnen werknemers minder dan 50% in hun woonland werken. Bij structurele werkdagen in een derde land geldt de regeling niet. Daarnaast geldt als voorwaarde dat de werknemer op afstand werkt en via een IT-connectie verbonden blijft met de werkomgeving van de werkgever (“telewerken”). Deze werkzaamheden kunnen plaats onafhankelijk worden verricht. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld het bezoeken van klanten of het verrichten van fysieke werkzaamheden. Let op: de werknemer hoeft niet noodzakelijkerwijs thuis te werken. Het werk kan ook elders in het woonland verricht worden. Tot slot is vereist dat zowel het woon- als werkgeversland de Kaderovereenkomst ondertekend hebben. Is dit niet het geval, of als aan de andere voorwaarden niet wordt voldaan, dan gelden de reguliere aanwijsregels (het 25% criterium).

Tip 2: Check ook andere implicaties van internationaal op afstand werken

De Kaderovereenkomst ziet enkel op de sociale zekerheid. Internationaal op afstand / thuis werken heeft ook andere implicaties. Denk bijvoorbeeld aan de fiscaliteit; zo zijn bijvoorbeeld thuiswerkdagen normaliter in het woonland belast en niet in het werkgeversland. Velen zijn zich hier niet van bewust – “het salaris wordt toch uitbetaald in het werkgeversland”, is een veel gehoorde opmerking. Toch is dit niet persé doorslaggevend voor de belastingheffing. Relevant is de specifieke situatie en het werkpatroon. Het is van belang om te bepalen hoe uw organisatie om gaat met de impact op de fiscaliteit; wordt het internationale werkpatroon in de payroll verwerkt door bijvoorbeeld de belastbare grondslag te verlagen? Wat te doen met de impact op het netto loon van de werknemer? Het internationale werken kan immers ook zogenoemde “tax repercussions” hebben; verlies van persoonlijke aftrekposten. En hoe om te gaan met de toegenomen complexiteit van de aangifte inkomstenbelasting? Let op: het voorgaande kan anders uitpakken voor bijvoorbeeld bestuurders en bij het werken in overheidsdienst. Reden te meer om (zie ook tip 1) te checken wat de implicaties voor specifieke groepen zijn. Naast belastingheffing over arbeidsinkomen, kunnen er ook gevolgen zijn voor de winstbelasting door het ontstaan van een zogenoemde vaste inrichting. Dit brengt veelal de verplichting mee om winst toe te rekenen en een aangifte in de vennootschapsbelasting te doen (en in veel landen ook de verplichting om loonbelasting af te dragen). Een reden waarom veel corporate tax afdelingen het internationale thuiswerken in eerste instantie inperken. Denk daarnaast ook aan andere thema’s die voor uw organisatie relevant kunnen zijn, zoals arbeidsrecht, immigratie, data privacy, BTW, werktijden, sociale cohesie et cetera.

Tip 3: Maak beleid op basis van de gedane analyses

Wanneer u voor uw organisatie bepaald heeft welke compliance risico’s en aanverwante thema’s u wilt (laten) onderzoeken en deze vervolgens in kaart heeft gebracht, is het zaak om te bepalen hoe u met de eventuele risico’s om wilt gaan. Een dergelijke analyse vergt de betrokkenheid van de diverse stakeholders in uw organisatie. Denk daarbij aan uw collega’s uit de business (zij zijn immers vaak de vragende partij), uw C-Suite, HR, Global Mobility, Corporate Tax, Finance en Arbeidsrecht. Op basis van de analyses kunt u bepalen welke acties er eventueel nodig zijn en of deze passen / realiseerbaar zijn voor uw organisatie. Vervolgens maakt u bijpassend beleid.

Tip 4: Communicatiestrategie

Uiteraard dient u uw beleid kenbaar te maken. Of u nu wél of niet gebruik gaat maken van de telewerk Kaderregeling danwel een andere vorm van internationaal hybrid / remote work – transparante communicatie is key! Maak bekend welke keuze u gemaakt heeft en waarom en leg dit vast. Het kost echter tijd om de hierboven genoemde stappen te nemen. Echter, aangezien de kaderregeling al op 1 juli 2023 in gaat, verdient het aanbeveling om op zijn minst nu aan te geven wat uw beleid op korte termijn is. U kan dan ook aangeven dat u de ontwikkelingen op de voet volgt en onderzoekt.

Tip 5: Vraag een A1 verklaring aan en zorg voor monitoring

Als aan de voorwaarden van de Kaderregeling wordt voldaan, kan een zogenoemde A1 verklaring aangevraagd worden in het werkgeversland. Deze A1 geldt als bewijs van het toepasselijke sociale zekerheidsstelsel. Zonder deze A1 geldt in principe de wetgeving van het woonland. Als echter in de periode tussen 1 juli 2023 en de datum van aanvraag (mits ingediend vóór 1 juli 2024) uitsluitend in het werkgeversland premies zijn afgedragen, kan de A1 terugwerken tot 1 juli 2023.
Ook als uw werknemers niet aan de voorwaarden voldoen, is het raadzaam om een A1 verklaring aan te vragen als bewijs van het toepasselijke sociale zekerheidsstelsel. Daarbij past een doordacht proces om de internationale situatie van uw werknemers te monitoren zodat u vooraf op de hoogte bent van eventuele wijzigingen en wellicht bij kan sturen.

Met de inwerkingtreding van de Kaderregeling voor sociale zekerheid per 1 juli 2023 is het tijd om aan de slag te gaan! Het formuleren van solide beleid over internationaal hybride / op afstand werken is een absolute must!

Neem gerust contact op met uw People Advisory Services adviseur of één van onze hybrid work specialisten als u over dit onderwerp nader van gedachten wilt wisselen.