El reto de la facturación electrónica en el sector financiero (Ley Crea y Crece)

En los próximos cinco años, más del 60% del PIB mundial se verá afectado por la implementación de normativas de facturación electrónica.

En Europa, en el marco del plan de acción de la Comisión Europea sobre el IVA, denominado VAT in the Digital Age (ViDA), la facturación electrónica y la información digital (Digital Reporting Requirements o DDR) serán obligatorias para 2030 en todos los Estados miembros de la UE.

En España, la Ley 18/2022, conocida como la Ley Crea y Crece, establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B). Esta medida busca reducir la morosidad y facilitar un mayor control fiscal.

Esta obligación no aplicará cuando el destinatario de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en el mismo un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual.

El sistema español de facturación electrónica incluirá tanto plataformas privadas como una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria (AEAT), que actuará como un repositorio obligatorio de todas las facturas electrónicas emitidas.

Plazos de implementación:

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: Deberán adaptarse a la facturación electrónica en el plazo de un año desde la aprobación de la orden ministerial encargada de desarrollar y gestionar la solución pública de facturación electrónica.
• Empresas y autónomos con facturación anual inferior a 8 millones de euros: Tendrán un plazo de dos años desde la fecha de aprobación de la referida orden ministerial.
• Aunque la Ley Crea y Crece entró en vigor en octubre de 2022, la obligatoriedad de la factura electrónica está supeditada a la aprobación de su desarrollo reglamentario. En el mes de marzo ha habido dos avances significativos con relación al mismo:
• El 5 de marzo se publicó un nuevo borrador del Proyecto de Real Decreto. Finalizando el 7 de abril el trámite de audiencia pública de los nuevos artículos y disposiciones.
• El 26 de marzo se publicó en la web de la AEAT, para consulta pública previa, la Orden Ministerial por la que se regulará la solución pública de factura electrónica.

Requisitos de la factura electrónica:

Las facturas electrónicas deberán cumplir con varios requisitos, como el formato estructurado, la autenticidad e integridad, la accesibilidad y la interoperabilidad.

Además, las empresas y profesionales deberán comunicar al emisor la aceptación, rechazo o pago de las facturas en un plazo máximo de cuatro días naturales excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.

El cálculo del plazo de pago de cada factura vendrá determinado por los días naturales transcurridos entre la fecha en que se hayan realizado las operaciones y la fecha de pago efectivo completo de la factura. Si la factura no indica la fecha de operación, se entenderá que la misma coincide con la fecha de expedición de la factura.

Destino y uso de la información sobre los plazos de pago:

La AEAT remitirá la información relativa a los plazos de pago al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (OEMP), creado a efectos de seguir los periodos medios de pago y la morosidad en operaciones comerciales.

El uso de la información relativa se empleará para publicar un listado de empresas incumplidoras del plazo de pago de las facturas.

Otros posibles usos de la información:

• Intercambio de información con los órganos de gestión e inspección tributaria.
• Imposibilidad para ser beneficiario de subvenciones y dificultad en la contratación con el sector público, para sujetos incumplidores.
• Imposición de sanciones.

Beneficios de la facturación electrónica:

La facturación electrónica no es solo una alternativa a la factura tradicional en papel y una obligación legal, es también una herramienta de transformación digital de las operaciones y optimización de la eficiencia que permitirá:

• Agilizar los procesos de facturación, reducir tiempos y esfuerzos los ciclos de validación y acortar los periodos de pago.
• Homogeneizar y estandarizar lo máximo posible los procesos en todas las empresas que integran los grupos empresariales.
• Automatizar los criterios de negocio de facturación: control de errores, duplicidades, pagos indebidos, etc.
• Tomar decisiones en el marco de facturas emitidas por cuenta de terceros, y de los procesos formales de facturación (rectificativas, pagos parciales, etc.).
• Incrementar la satisfacción de proveedores y colaboradores.
• Mejorar la experiencia de usuario.
• Implantar un modelo de seguimiento de la actividad con KPIs y SLAs, que permita analizar la evolución de los indicadores.

Lecciones aprendidas para la transición:

Para adaptarse a esta normativa, desde EY recomendamos que las empresas y profesionales tengan en cuenta los siguientes aspectos.

1. ¿Qué función dentro de la organización es dueña del proyecto?: Involucrar a las áreas de Negocio, Compras, Financiero, Impuestos y TI desde el principio e identificar al responsable del proyecto.
2. ¿Es la estrategia de implementación ir a la solución pública o una privada?: Determinar la estrategia de sistemas desde el principio para evitar la pérdida de tiempo y poder rediseñar los flujos de facturación alineados con la solución de facturación seleccionada.
3. Identificación y entendimiento de la diversidad de flujos de facturación: Identificar los flujos de facturación heterogéneos caracterizándolos a nivel operacional y normativos. Los flujos intercompany. Y los flujos de facturación por cuenta del destinatario.
4. Identificación y entendimiento del número de sistemas de facturación existentes: Entender el número de sistemas involucrados en el ciclo completo de facturación para reconocer los gaps de datos y diseñar la estrategia de conectividad entre cada sistema.
5. Mantenimiento y calidad de datos de los maestros de clientes y proveedores: Encontrar los diferentes maestros de clientes y proveedores. Evaluar la calidad de los datos maestros, duplicidades e implementar medidas correctivas. Homogeneizar maestros.
6. Alineamiento entre facturación electrónica y el Suministro Inmediato de Información: Entender los flujos de información origen del SII (Suministro Inmediato de Información) para los libros de registro de facturas emitidas y recibidas, y alinearlos con el modelo futuro de envío de información de facturación electrónica.
7. Toma de decisión sobre la estrategia de facturación por cuenta del destinatario: Evaluar decisión sobre realizar o no facturación como destinatario de las operaciones (cumplir las obligaciones de la parte que presta el servicio / entrega el bien) con el objetivo de definir como quedarán los flujos de facturación futuros
8. Calendario del proyecto: Iniciar el proyecto con antelación para anticipar los cambios en los flujos de facturación y en los sistemas. Priorizar las actividades en función de las fechas de obligación de los requerimientos normativos para los flujos de facturación.

Cómo ayudamos desde EY:

Ayudamos a las entidades financieras en el proceso de transición para la adopción de la nueva normativa desde las perspectivas fiscal, financiera, operativa y tecnológica a través de:

1. La evaluación y diagnósticos de las carencias en los procesos operativos actuales.
2. Reingeniería de los modelos actuales de facturación, homogeneizándolos lo máximo posible.
3. La evaluación de las herramientas más idóneas para la automatización y cumplimiento regulatorio, siendo independientes en la evaluación de soluciones tecnológicas.
4. La validación fiscal del modelo futuro de procesos y flujos de información
5. La elaboración de los planes de adopción y análisis del coste asociado.
6. La implantación de los nuevos flujos de facturación y de la herramienta de soporte correspondiente.
7. Tras la implantación, auditamos los procesos y resultados de los sistemas para verificar que cumplen con los requisitos fiscales.