EY VAT Tech: ¿es la calidad del dato el futuro de la función fiscal?

La importancia de una función fiscal más digital se ha convertido no solo en una obligación, sino en una prioridad en las agendas de las compañías.

El tremendo proceso de digitalización de la función fiscal que estamos viviendo, intensificado sin duda por el confinamiento sufrido, por el cambio al teletrabajo generalizado y por la necesidad por tanto de contar con un soporte informático reforzado y de rápido acceso, no han permitido sin embargo dejar atrás los problemas de gestión que sigue acarreando el Suministro Inmediato de Información (SII).

En el equipo de Tributación Indirecta de EY Abogados percibimos claramente una minoración inicial y un tanto aparente de las actuaciones de control en este ámbito durante los meses de marzo y abril. Sin embargo, ya desde mediados de mayo las cosas van volviendo al punto en que se quedaron en febrero. En el ámbito del SII, esto se concreta en requerimientos por falta de cumplimiento y, en particular, por errores en la información remitida cuando se compara con la que después sirve de soporte para la confección de las declaraciones periódicas. En paralelo, se avanza rápidamente al ofrecimiento por la Agencia Tributaria de los datos de que dispone y, por tanto, del borrador del modelo 303.

Todo ello provoca una creciente preocupación por la calidad del dato, o dicho en términos fiscales, en la coincidencia necesaria entre la contabilidad y los importes de IVA devengado y deducible reflejados en cada autoliquidación.

Para efectuar esa revisión y al mismo tiempo llevar a cabo su rectificación, EY Abogados ha desarrollado una plataforma web que hemos llamado EY VAT Tech que alberga dos soluciones relacionadas con la gestión y conciliación de la información remitida al SII.

EY VAT Tech incluye, en primer lugar, la SII -EY Reporting, una herramienta que permite la remisión autónoma y permanente de registros de facturas. Sus funcionalidades van mucho más allá de los entornos conocidos de gestión del SII, siendo su funcionamiento totalmente automatizado y facilitando una presentación estadística detallada en un cuadro de mandos visual e intuitivo.

Totalmente integrada con ella y utilizando el mismo entorno, VAT Analytic Tool (V.A.T), conforma una segunda herramienta que concilia permanentemente los registros de facturación enviados al SII con la información contable, señala inmediatamente los errores y ejecuta su resolución hasta lograr la plena coincidencia de bases de datos.

Ambas soluciones, además, ofrecen una amplia gama de funcionalidades adicionales como la generación de un pre-303, la cuantificación de riesgos fiscales consecuencia de los retrasos en la remisión y/o incorrecta determinación del tratamiento de las operaciones, o la modificación automática de registros incorrectamente reportados.

Su desarrollo informático, entorno y funcionalidades, se han realizado con la intervención permanente y la dirección técnica del equipo de Tributación Indirecta de EY Abogados, recogiendo así nuestra experiencia a lo largo de estos casi tres años de convivencia con el SII.

Finalmente, la plataforma web está alojada en Microsoft Azure, no es intrusiva, es totalmente compatible con cualquier tipo de ERP, y puede alimentarse a través de un robot (RPA) que extraiga la información del sistema contable de la Compañía de forma que todo el proceso quede totalmente automatizado.

Dispongo de un proveedor para el envío del SII, ¿qué me aporta EY VAT Tech?

Entre muchos otros beneficios, la plataforma proporciona un entorno sencillo, totalmente automatizado y adaptado a la experiencia de EY en la gestión del SII acumulada durante los últimos tres años. Muy a destacar, su desarrollo ha sido realizado por profesionales altamente especializados en IVA que conocen el detalle del tributo y los problemas que el cumplimiento del SII ha provocado desde su implantación.

Además, su contratación se realiza de manera personalizada, optando el cliente por el servicio de compliance, exclusivamente, o por el servicio avanzado de conciliación y resolución de errores.

Los equipos de EY que gestionan la plataforma, ¿son informáticos o especialistas en tributación indirecta?

La relación con el cliente se realiza siempre de manera directa con profesionales del equipo de Tributación Indirecta que son, además, quienes han dirigido y coordinado el desarrollo informático de la plataforma.

¿El proceso de migración a la plataforma es complicado?

De ninguna forma. La migración requiere de un proceso de set up coordinado e impulsado en todo momento por especialistas en IVA. Este proceso asegura la revisión individualizada de cada tax code de que disponga el cliente y su total coherencia con el tratamiento fiscal a efectos del IVA.

Realizado el set up, el funcionamiento de la plataforma es automático y ya no requiere de revisiones manuales o de cuadre de datos que exija la intervención de los equipos fiscales o de IT del cliente, más allá de la subida regular de los archivos que se vayan generando.

Si quiero que la subida de archivos sea automática, ¿qué tendría que hacer?

Junto con los servicios asociados a la plataforma, EY proporciona a los clientes interesados un proceso totalmente automatizado de subida de archivos (RPA), pasando en este caso la plataforma a gestionarse de manera totalmente autónoma.

¿La herramienta es compatible con la prorrata o con regímenes especiales del IVA?

La plataforma es totalmente compatible con los regímenes especiales del IVA, con la formación de sectores diferenciados, o con la aplicación de la regla de la prorrata cuando no se disponga de pleno derecho a la deducción. Las posibilidades de adaptación de la plataforma a la realidad fiscal del cliente son totales.

¿Qué ocurre si el grupo de empresas que gestiono dispone de ERPs diferentes?

La plataforma es plenamente compatible con cualquier ERP, esté o no actualizado y esté o no unificado para todas las compañías del grupo existentes.

¿Qué pasos se siguen para una migración completa a la plataforma?

La migración a los servicios de la plataforma requiere de un set up previo que permite comprobar el mapeo o la asignación de tax codes existentes, tarea que en la mayor parte de las veces pone de manifiesto errores de codificación o incluso de tratamiento fiscal correcto a efectos del IVA.

Realizado dicho set up, el funcionamiento pasa a ser automatizado requiriendo exclusivamente la subida de archivos de las facturas que se van generando.

Los datos subidos a la plataforma, ¿son seguros bajo estándares normativos de protección de datos?

Absolutamente. La plataforma funciona con total cumplimiento de los más exigentes estándares de tratamiento de datos de EY Global.

¿Cómo se establece el acceso a la plataforma?

Es el cliente quien proporciona a EY los perfiles que vayan a tener acceso, con usuario y contraseña, a las funcionalidades de la plataforma. A cada uno de ellos se puede, adicionalmente, personalizar el acceso en función del apoderamiento que se elija por el cliente.

¿EY vende la herramienta o la configura como un servicio de gestión del SII?

La utilización de la plataforma en cualquiera de sus dos servicios, reporting o conciliación, está inicialmente diseñada como una prestación de servicios. No obstante, la venta e implementación de la misma en los servidores del cliente es posible en función de sus necesidades o de su política interna de gestión de herramientas de software.

¿Cuál es el esquema de honorarios asociados a la utilización de la plataforma?

EY propone unos honorarios fijos por el proceso de set up y, después, un importe mensual recurrente.

En cualquiera de los casos, su importe es totalmente competitivo y ajustado a los precios habituales de otros proveedores que utilizan sistemas claramente inferiores en calidad, actualización y funcionalidades.

¿Puedo revisar los registros enviados a la AEAT ya enviados?

Así es. El servicio que presta la herramienta VAT Analytic Tool (V.A.T) permite ser contratado por meses, a pasado, o a futuro como servicio recurrente, en el número y con el ámbito temporal que decida el cliente. Una vez obtenidos los posibles errores, el equipo de EY proporcionará al cliente tanto la ejecución del proceso para su resolución inmediata, como el asesoramiento fiscal para analizar las posibles consecuencias de dicha rectificación.

¿Hace EY un seguimiento de la evolución del SII por parte de la Agencia Tributaria?

Permanentemente. El equipo de Tributación Indirecta de EY Abogados realiza un seguimiento constante y exhaustivo de cualquier evolución del SII en su ámbito de aplicación, de las facilidades que plantee la AEAT o de cualquier cambio que eventualmente afectara a las claves o la codificación oficial y técnica de operaciones.

De nuevo en este ámbito, es esencial insistir en que la plataforma es gestionada, y ha sido desarrollada, con la intervención permanente de profesionales altamente especializados en IVA. Este aspecto es fundamental para asegurar la plena coherencia de los aspectos técnicos de la plataforma con el tratamiento fiscal más preciso y actualizado.

¿Es posible solicitar una demo de la plataforma para conocer su entorno y su funcionamiento?

Por supuesto. El equipo de Tributación Indirecta de EY Abogados estará encantado de hacerlo, de resolver cuantas dudas puedan surgir y de elaborar un presupuesto totalmente ajustado a las necesidades del cliente.