De la intuición al análisis exhaustivo. Objetivo: elegir el software apropiado para nuestra compañía

En la era digital, las aplicaciones de tecnología de la información desempeñan un papel fundamental en la viabilidad y el correcto desempeño de los negocios.

Hace años que escuchamos una frase que nos hizo entender el propósito de nuestro trabajo. La persona en cuestión era el CFO de una importante compañía de servicios y nos encontrábamos en una reunión comercial donde se estaba analizando la efectividad de sus sistemas de gestión. Llegado cierto momento, tomó la palabra y enunció una frase que nos dejó atónitos a los allí presentes: “En resumen y por concluir, los sistemas que tenemos no cumplen con las necesidades actuales y desde dirección se ha optado sustituirlas por un ERP alemán líder en el mercado”. Evidentemente no se había llevado a cabo ningún tipo de análisis previo, únicamente había confiado en su instinto para determinar que la inversión que iba a realizar era directamente proporcional al grado de satisfacción y al éxito que pretendía conseguir. Lamentablemente esa sensación está más extendida de lo que podríamos imaginar y no sólo en el ámbito profesional.

En la era digital, las aplicaciones de tecnología de la información desempeñan un papel fundamental en la viabilidad y el correcto desempeño de los negocios. La elección adecuada de las aplicaciones de tecnologías de la información (TI) puede mejorar la eficiencia operativa, optimizar los procesos comerciales y brindar una ventaja competitiva. Sin embargo, con tantas opciones disponibles en el mercado, seleccionar las aplicaciones adecuadas puede resultar abrumador, y más aún con una definición incorrecta del mapa de aplicaciones, ya que cada vez es más habitual que los diferentes procesos y áreas de negocio sean gestionados en distintas plataformas y tecnologías.

¿Existe una solución capaz de ajustarse a compañías de todo tamaño y sector de actividad? Definitivamente no. ¿Puede un ERP o un único sistema de gestión cubrir el 100% de los requisitos de cualquier empresa? Generalmente tampoco.

De ahí la necesidad en un primer paso de desarrollar un mapa de aplicaciones realista y de enfocar en la mayoría de los casos la composición de las soluciones finales a través de la integración de componentes como la solución óptima TI.

Una vez este punto esté claro, exploraremos algunos consejos prácticos para ayudar a elegir de forma objetiva las aplicaciones de TI adecuadas a cada negocio, tomando como base aspectos funcionales, tecnológicos, de editor y costes de implantación.

Aspectos funcionales.

• Evaluación de necesidades: Antes de comenzar a buscar cualquier aplicación de TI, es fundamental comprender e identificar detalladamente los requerimientos funcionales por área del negocio. El tener claridad sobre las necesidades actuales y futuras permitirá un enfoque más objetivo en la búsqueda de soluciones que mejor se adapten al negocio.
• Investigación de mercado: Es necesario realizar un análisis de mercado para identificar las diferentes aplicaciones de TI disponibles en cada caso, examinar características y funcionalidades que ofrecen y compararlas con los requisitos funcionales listados en el punto anterior. Es vital valorar el listado de requerimientos por cada área y determinar el grado de cobertura del estándar que proporciona la aplicación. Conocer, si los hubiera, cualquier posible GAP (funcionalidad necesaria no cubierta por la solución estándar), de forma que podamos seleccionar dos-tres aplicaciones sobre las cuales poder realizar un análisis más exhaustivo.

Aspectos tecnológicos.

• Escalabilidad y flexibilidad: A medida que el negocio crece, es esencial que las aplicaciones de TI puedan escalar y adaptarse a nuevas necesidades y cambios futuros de la empresa. Se deben considerar sistemas que permitan adaptarse a crecimientos de negocio, a incrementos del volumen de datos y transacciones a medida. Además, es importante verificar la capacidad de personalización de la aplicación para ajustarse a cualquier requisito especifico de negocio.
• Integración: De cara a afrontar la implantación de cualquier nuevo conjunto de aplicativos TI, es necesario asegurar y garantizar la compatibilidad con los procedimientos y aplicaciones ya existentes. La integración fluida con otros sistemas es esencial para evitar problemas y garantizar una operación eficiente.
• Tecnología de la aplicación: Este punto es clave ya que determinará aspectos clave del proceso de implantación, del soporte y del mantenimiento evolutivo posterior de la misma. Identificar se dispone o no de conocimiento interno en la compañía de esa tecnología o si se trata de una aplicación que se instalará en un servidor propio o si por el contrario de un software SaaS pueden determinar aspectos muy importantes del proyecto, tanto a nivel de tiempo como de presupuesto económico.
• Seguridad:  La seguridad de los datos y sistemas es otro de los aspectos para tener en cuenta al elegir aplicaciones de TI. Se debe analizar que las aplicaciones que se están considerando tengan medidas sólidas de seguridad, tales como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y las copias de seguridad regulares. Se recomienda verificar si cumplen con los estándares de seguridad de la industria y si el proveedor de la aplicación tiene un historial confiable en términos de seguridad.

Datos del editor.

• Solvencia del editor: Es fundamental analizar la estabilidad financiera de editor, de ésta depende en gran medida su capacidad para mantener y mejorar el software a lo largo del tiempo y su reputación en el mercado. Es preciso asegurar que la inversión realizada en el sistema sea sostenible a lo largo del tiempo y que la empresa pueda contar con un socio tecnológico confiable para satisfacer sus necesidades empresariales en evolución.
• Experiencia del proveedor y soporte técnico: Se debe considerar la trayectoria del proveedor en el mercado, su base de clientes instalada y las implementaciones exitosas anteriores. Además, hay que evaluar la calidad y la disponibilidad del soporte técnico que ofrecen ya que un correcto soporte posterior es esencial para resolver problemas, recibir actualizaciones y asegurarse de que el sistema funciona sin interrupciones.
• Desarrollo y evolución del producto: El grado de desarrollo y evolución del producto (actualizaciones) son importantes porque aseguran que el producto se mantenga relevante, seguro, funcional y compatible con los avances tecnológicos. Un editor de software comprometido con mantener su producto actualizado demuestra su dedicación a brindar una experiencia de usuario óptima y garantiza que el software siga siendo útil y valioso para sus clientes a lo largo del tiempo. Es interesante analizar el historial de actualizaciones y mejoras regulares con las que cuenta el producto y sobre todo el Roadmap (hoja de ruta) de la aplicación.
• Red de partners: conocer la red de partners de un editor es importante porque proporciona una visión más completa de la cobertura geográfica, la capacidad de implantación, soporte y capacidades de personalización disponibles para los clientes. Una vez seleccionado el editor, será necesario apostar por un partner para su implantación, pero siempre es aconsejable seleccionar un editor con una extensa red de partners.

Costes de implantación.

• Coste de licencias e implantación: analizar el coste de las licencias y su modelo de licenciamiento para cada empresa en base a sus requisitos es crucial para determinar el presupuesto y la viabilidad financiera, comparar opciones de software y realizar negociaciones a largo plazo con el editor. No solo se deberán considerar las licencias, sino también los costes de implementación, personalización, mantenimiento y actualizaciones, lo cual puede suponer un coste mucho más elevado que el de las licencias en sí. Es importante también considerar el retorno de la inversión esperado y el valor que el software en si puede aportar al negocio en términos de eficiencia, reducción de costos y mejora en la toma de decisiones.
• Esfuerzos internos: Todo proyecto de implantación de una nueva herramienta tecnológica va a involucrar a personal interno de la organización. Muy probablemente no será únicamente a personal del departamento de TI. Este tiempo y coste debe ser evaluado previamente, ya que en muchos casos los tiempos de implantación se alargan (y con ello los costes asociados a los mismos) por la imposibilidad de los equipos internos de responder a las necesidades del equipo que realiza la implantación. Otro punto para tener en cuenta son las necesidades de formación de los equipos involucrados en la nueva tecnología si la estrategia de la compañía pasa por mantener internamente el nuevo software en lugar de subcontratar esa tarea a un tercero.
• Plazos de implantación: Definir unos plazos realistas en cualquier proyecto de implantación de software es básico para que el proyecto se adecúe finalmente al presupuesto definido y al alcance establecido. En la elaboración de esos plazos será necesario tener en cuenta y en consideración esa dedicación de los equipos internos de la que se hablaba previamente, ya que en una gran cantidad de ocasiones se ve afectada por los hitos propios del negocio (cierres de ejercicios, vacaciones, ferias y eventos comerciales ineludibles para personal clave del proyecto) que influyen negativamente en la duración y el coste de la implantación. Un plazo de implantación excesivamente corto y mal gestionado podría paralizar determinadas áreas de la empresa al requerir muy probablemente implantaciones y desarrollos en fase post-arranque. No obstante, un plazo de implantación largo puede dificultar la adaptabilidad de la empresa, aumentar la resistencia al cambio y retrasar la mejora de sus procesos, además de suponer un impacto directo en los costes asociados.

Como se ha podido apreciar, el proceso de elección de cualquier aplicación tecnológica que tenga como fin involucrar procesos de negocio no puede ser algo banal y no debería llevarse a cabo sin una fase previa de análisis y unas evaluaciones exhaustivas. Es imprescindible revisar y analizar, incluso solicitando ayuda a expertos, todos los puntos indicados anteriormente y visualizar demos de producto focalizadas al negocio si realmente no queremos errar en nuestras decisiones. Estos procesos tienen muchas derivadas para tener en cuenta y no deberíamos dejar el resultado final de en manos de la intuición ni guiarnos únicamente por cuadrantes de Gartner o similares.