Investigaciones forensic de carácter financiero contable - Parte 2

Para realizar las investigaciones internas de forma adecuada es muy importante que el establecimiento de un marco de referencia que ofrezca garantías de protección, pautas de actuación y de comunicación

Continuamos con la serie de artículos dedicados a las investigaciones de carácter-financiero contable. En este artículo abordamos los elementos clave en la preparación y planificación de una investigación. En este contexto es importante recordar que la lucha contra el fraude es una prioridad crítica para organizaciones en todo el mundo. 

Las investigaciones de fraude requieren una planificación meticulosa y una preparación rigurosa para garantizar que los hallazgos sean sólidos, admisibles y útiles para la toma de decisiones.  Esta planificación debe abordar las siguientes cuestiones:

• Comprensión del contexto en el que se desarrollará la investigación.
• Establecimiento del equipo de trabajo y la definición de objetivos y alcance.
• Establecer una metodología para la adecuada gestión de la documentación a analizar y de las evidencias que se vayan a encontrar.
• Establecimiento de los procedimientos a realizar

Para ello conviene tener en consideración las siguientes cuestiones:

1)     Comprensión del contexto en el que se desarrollará la investigación

Antes de iniciar una investigación formal, es esencial comprender el contexto en el que se surge la investigación, lo que incluye:

Respuesta temprana y eficaz: Evaluación inicial de las fuentes de información disponibles y adoptar medidas ágiles e inmediatas orientadas a evitar la destrucción de pruebas relevantes.

Asignación de roles: Establecimiento de las funciones de los diferentes actores que intervendrán en el proceso de investigación.

2)     Establecimiento del equipo de trabajo y definición de objetivos y alcance

Establecimiento del equipo de trabajo: Una investigación de fraude debe ser llevada a cabo por un equipo de investigadores independiente, multidisciplinar y sin conflicto de interés y que, por supuesto, cuente con los conocimientos y las capacidades adecuadas.  Tratándose de investigaciones de carácter financiero contable es imprescindible que los encargados de la investigación sean expertos y posean experiencia acreditada en esta temática como por ejemplo CFES,  auditores, expertos contables. Además, el equipo de investigación debe contar con otros especialistas tales como Informáticos Forenses, expertos en sistemas IT.

Asimismo, es clave la organización interna del equipo y la estructura jerárquica y comunicativa, que ayudarán a que la confidencialidad se instaure desde un inicio en la investigación.

Definición de objetivos y alcance: Recordemos que en nuestro primer artículo Investigaciones forensic de carácter financiero contable - Parte 1 | EY - España explicábamos que el objetivo final de cualquier investigación giraba en torno a la capacidad de la investigación para resolver las siguientes cuestiones en relación con la alegación investigada:

• El qué: ¿Qué ha pasado?
• El por qué: ¿Por qué ha pasado?
• El quien: ¿Quién está involucrado?
• El dónde: ¿Dónde y cuándo ha ocurrido?
• El cómo: ¿Cómo ha ocurrido?
• El cuanto: ¿Cuánto es el impacto?

Por tanto, el alcance debe ser específico para alcanzar los siguientes objetivos:

• Evitar desviaciones innecesarias y garantizar que los recursos se utilicen eficientemente para poder responder a las anteriores cuestiones.
• Asegurar que el alcance de la investigación (medios, extensión temporal, procedimientos planificados, configuración del equipo, fuentes a analizar) son adecuados para poder dar respuesta a las cuestiones indicadas anteriormente. 

3)     Establecer una metodología para la adecuada gestión de la documentación a analizar y de las evidencias que se vayan a encontrar

La evidencia es el pilar de cualquier investigación de fraude. Su manejo debe seguir principios legales y técnicos rigurosos, que deben estar planificados desde el inicio de la investigación.  Las cuestiones clave son las siguientes:

• Preservación: Asegurar que los documentos y archivos digitales no sean alterados.
•  Cadena de custodia: Documentar quién accede a la evidencia y cuándo.
• Autenticidad y relevancia: Solo se debe conservar evidencia que sea pertinente y verificable.

Para poder dar una respuesta satisfactoria a las anteriores cuestiones es importante tener una metodología para la gestión documental en la investigación, acorde para cada tipo de investigación en función de las circunstancias ante las que se encuentre y, sobre todo, tener la experiencia y flexibilidad necesaria para adaptarse a los nuevos hallazgos y a eventualidades sobrevenidas en el desarrollo de esta. Si bien la metodología es ajustable a cada investigación, suele contar con:

• Procedimientos de confidencialidad y seguridad.
• Cronograma de actividades y de responsabilidades asociadas.
• Gestión de las comunicaciones (tanto internas como externas, llegado el caso).
• Análisis de las fuentes de información y documentos a revisar (conforme a lo explicado en el punto siguiente).

La relación entre los interlocutores que proporcionan la documentación al equipo de investigadores y éste es esencial para garantizar el acceso a toda la documentación relevante. Entre la documentación que suele utilizarse destaca:

• Documentación relacionada con el caso (denuncia si existiera, indagaciones previas realizadas…).
• Documentación contractual.
• Poderes.
• Documentación transaccional: Facturas, pedidos, albaranes
• Registros bancarios y documentación relacionada.
• Documentación obtenida de dispositivos electrónicos.

El uso de herramientas forenses digitales por expertos en la materia es crucial para recuperar y analizar datos electrónicos sin comprometer su integridad.

4)     Establecimiento de los procedimientos a realizar

En la fase de planificación también se diseñan los procedimientos que se ejecutarán en la investigación. Los procedimientos más habituales, cuya ejecución abordaremos con más detalle en nuestro próximo artículo, son los siguientes:

• Entrevistas.
• Revisión documental.
• Forensic Accounting.
• Corporate Intelligence.
• Análisis informático - forense / procedimientos de e-Discovery.

Una vez diseñado el plan de la investigación, teniendo en cuenta las anteriores cuestiones clave tratadas en el artículo, se procederá a la ejecución de los procedimientos forensic de investigación.