Investigaciones forensic de carácter financiero contable - Parte 5

Las entrevistas en investigaciones contables y financieras son una herramienta clave para obtener evidencia relevante, pero requieren una planificación rigurosa, conocimiento legal y habilidades interpersonales

En este artículo vamos a abordar otra cuestión de especial relevancia en las investigaciones de carácter contable financiero, las entrevistas.  Las entrevistas son una de las fases más complicadas a las que se enfrenta un equipo de investigación.

¿Qué es una entrevista en el entorno de una investigación?

Una entrevista, en el contexto de una investigación, es una sesión de preguntas y respuestas diseñada para obtener y recopilar información que pueda utilizarse como evidencia para avanzar y, en última instancia, concluir nuestra investigación.

Una buena entrevista cumple el propósito de recopilar toda la evidencia relevante que tiene la persona entrevistada, preferiblemente en el menor tiempo posible, y tiene una serie de características distinguibles:

• Una buena planificación.
•  Buenas técnicas de preguntas.
• Unos entrevistadores eficaces.

¿Qué aspectos legales hay que tener en cuenta a la hora de realizar entrevistas en el contexto de una investigación?

Las entrevistas pueden exponer a la organización y el equipo investigador a ciertos riesgos legales. Los investigadores de fraude deben comprender las implicaciones de sus acciones, entender ciertos aspectos legales y cómo estos limitan o afectan las formas en que puede llevarse a cabo una entrevista, y consultar con asesores legales sobre las leyes y regulaciones específicas para asegurarse de que la entrevista cumpla con los requisitos legales. Los principales asuntos que valorar están principalmente relacionados con:

• Autoridad para realizar la entrevista.
• Derechos del empleado para realizar o no realizar la entrevista.
• Grabación de entrevistas/actas de las entrevistas.

¿Cómo planificar de manera adecuada una entrevista?

Una buena planificación es fundamental para abordar una entrevista de manera satisfactoria. Esta debe contemplar, en primer lugar, un objetivo claro sobre lo que se pretende lograr con la entrevista, ya sea obtener información inicial, confrontar evidencias u otros fines específicos. También es importante seleccionar adecuadamente al equipo entrevistador, preferiblemente conformado por dos personas con experiencia, capaces de manejar la dinámica con criterio y profesionalismo. Asimismo, resulta esencial realizar una revisión detallada de toda la información disponible hasta el momento, lo que permitirá enfocar la conversación con mayor precisión.

Otro aspecto relevante es considerar el tipo de sujeto que será entrevistado (bien sea testigo, denunciante, denunciado u otros) ya que esto influirá directamente en el enfoque y la estrategia a seguir.  

Adicionalmente es importante elegir el momento temporal de realización de la entrevista:

• La entrevista debe realizarse lo más cerca posible del momento del evento en cuestión. El paso del tiempo causa que los recuerdos y los detalles críticos pueden distorsionarse u olvidarse.
• Generalmente, los testigos más vulnerables o los menos involucrados deben ser entrevistados antes que los testigos más reacios o aquellos sospechosos de estar involucrados en la situación. Esto proporcionará al examinador de fraude una base más amplia de información que se puede utilizar para formular preguntas posteriores.

La elección del lugar donde se realizarán las entrevistas es un aspecto clave en su planificación. Salvo circunstancias extraordinarias, estas deben llevarse a cabo de manera presencial, en un entorno que garantice comodidad y seguridad para el entrevistado, pero que no sea excesivamente familiar para él. La sala seleccionada debe ser sencilla, con pocas distracciones, y estar organizada de forma que los entrevistadores puedan mantener contacto visual directo con la persona entrevistada, favoreciendo así una comunicación efectiva.

Otro elemento fundamental en la preparación es el diseño de un guion o esquema que permita:

• Conseguir durante la entrevista toda la información pertinente y excluir la información irrelevante.
• Recopilar información de manera justa e imparcial.
• Considerar qué documentos probatorios llevar a la entrevista, si corresponde, así como qué documentos podría solicitar al entrevistado.
• En lugar de elaborar una lista exhaustiva de preguntas para hacer al sujeto, el investigador de fraude debe formular un esquema breve de los puntos esenciales que se discutirán durante la entrevista. Esto ayudará a que la entrevista parezca más conversacional y permitirá que el entrevistado se sienta más cómodo.

¿Qué características tiene que mostrar un entrevistador eficaz?

Hay que recordar que el objetivo de una entrevista es el de obtener información que pueda utilizarse como evidencia para el desarrollo y conclusión de la investigación.  Por tanto, en la realización de entrevistas es muy importante activar las habilidades interpersonales, los “soft skills”.  Para ello es muy importante aplicar las siguientes reglas prácticas:

• No interrumpir al entrevistado con preguntas innecesarias.
• Mostrar interés en el tema y en lo que el entrevistado está contando, a través de una escucha activa.
• Identificar y minimiza los inhibidores de comunicación, es decir, aquellos factores de carácter barrera sociopsicológica que impide el flujo de información relevante al hacer que el entrevistado no pueda o no quiera proporcionar la información al entrevistador. Los inhibidores principales son, entre otros, el ego, el miedo y los olvidos.
• Identificar y maximizar los facilitadores de la comunicación, que son los factores sociopsicológicos que hacen que las conversaciones sean más fáciles de llevar a cabo. Estos facilitadores de comunicación comprenden entre otros, la empatía, el reconocimiento y estima de los demás, el altruismo o la necesidad de mostrar un propósito.
• Fijarse en la comunicación no verbal del entrevistado.

¿Cuáles son las técnicas de entrevistas más utilizadas?

Entre las técnicas de entrevistas más utilizadas en el contexto de una investigación está el METODO PEACE desarrollado por la ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), que presenta las siguientes fases:

• Plan: Dando importancia a los aspectos detallados anteriormente para planificar la investigación (dónde, cuándo, guion, equipo y tipología del entrevistado).
• Compromiso y explicación: La segunda fase es el inicio de la entrevista donde es fundamental explicar el objetivo y el marco de esta y tratar que el entrevistado se “enganche o comprometa” en la entrevista para dar información relevante para el objeto de la investigación.  Es fundamental mostrar en esta fase empatía, confianza y trato adecuado.
• Clarificación y contraste:  En la tercera fase se trata de obtener por parte del entrevistado su versión de los hechos o del asunto objeto de la entrevista; el entrevistador tiene que analizar los mismos para ver potenciales inconsistencias en el propio argumentario del entrevistado o con otras evidencias disponibles en la investigación.
• Cierre: En esta fase, una vez realizado el “grueso” de la entrevista, hay que llegar al final de esta mediante preguntas para confirmar los principales hechos puestos de manifiesto a modo de conclusiones. También hay que explicar al entrevistado los siguientes pasos (por ejemplo, firma de acta de entrevistas, documentación que quiera aportar, etc.).
• Evaluación:  Esta fase es el momento de reflexión y evaluación del resultado de la entrevista: ¿Qué información se ha obtenido? ¿Cómo los resultados de las entrevistas pueden corroborar otras evidencias de la investigación o pueden coincidir con la propia hipótesis principal de la investigación? ¿Siguientes acciones? ¿Impacto en el plan de investigación?

Otra de las técnicas más utilizadas es la COGNITIVE INTERVIEW TECHNIQUE-DR GEISELMAN (UNIVERSITY OF CALIFORNIA). Según esta técnica, las entrevistas deben tener dos fases:

• La fase narrativa, en la que el entrevistado cuenta la “historia completa”, y el entrevistador debe permitir que el entrevistado relate la situación completa y en su caso guiándole para que recuerde los hechos desde diferentes perspectivas temporales, personales, documentales, etc.
• La fase de detalles específicos:  una vez que se completa la parte narrativa de la entrevista, es momento que el investigador realice preguntas sobre detalles específicos.

Sea cual sea la técnica que utilicemos, o una mezcla de ambas, debemos ser también conocedores de la tipología de preguntas que hay que utilizar en una entrevista, y entre las que destaca la siguiente tipología:

• Preguntas introductorias: que son las utilizadas para establecer el contexto y el tono de la entrevista
• Preguntas informativas: que son las que se realizan para obtener información, y se pueden realizar de modo abierto para que el entrevistado conteste de manera amplia o general, o en modo cerrado para que concrete de manera clara y conciso los aspectos que interesen en la investigación.
• Preguntas de cierre: Que se realizan para reconfirmar datos o la información proporcionada por el entrevistador

En resumen, las entrevistas representan una de las fases clave en un proceso de investigación dado que durante la realización de estas se puede obtener información relevante para el resto de las fases de la investigación y para la conclusión de esta.