Procesos Fastclose para un alto rendimiento de la función financiera

El objetivo es convertir a la función financiera en un área del negocio de alto rendimiento partiendo de drivers comunes a toda la organización.

En el actual entorno empresarial, competitivo y en constante cambio, la dirección de las compañías debe estar preparada para tomar decisiones de manera ágil y con los datos más precisos y fiables.

Todas las compañías se ven sometidas a una creciente presión por parte del entorno con el fin de proporcionar a los distintos stakeholders, tanto externos como internos, más información y de mejor calidad, todo esto en unos plazos cada vez más ajustados.

La Función Financiera se enfrenta cada día al desafío de satisfacer las demandas de estos accionistas y la necesidad de poder generar la información solicitada de forma precisa en tiempo y forma.  Así, los principales desafíos que tienen en los diferentes ámbitos son:

Procesos Transaccionales

• Retrasos en la preparación de partidas contables que proceden de diferentes fuentes, tanto manuales como automáticas.
• Integridad de los datos en los sistemas origen de información.
• Corrección manual de errores.
• Entradas de datos incompletas.
• Interfases no automatizadas y dependientes de sistemas que provocan retrasos y/o errores.
• Controles innecesarios.
• Duplicidad de actividades.

Cierre Contable

• Falta de procesos y/o políticas documentadas y estandarizadas a nivel Grupo.
• Manualidad en el proceso de Conciliaciones y ajustes.
• Datos maestros incompletos para realizar las altas / bajas / cambios de clientes/proveedores, cuentas, sociedades, etc.
• Retrasos en la recepción/envío de información desde otras áreas.
• Uso ineficiente de recursos.
• Foco en actividades que no aportan valor o inmateriales.
• Falta de estandarización en procesos de cálculo.
• Retrasos en la recepción de datos no financieros.
• Integración de los ajustes de impuestos.
• Realización de repartos de costes analíticos complejos.
• Falta de calendario de cierre establecido o que no se sigue.

Consolidación

• Perímetros societarios complejos.
• Recepción de información para el sistema de consolidación de forma manual sin estar homogenizada. 
• Múltiples estructuras (planes) de cuentas sin estándar al que converger lo que implica mapeos manuales.
• Conciliación Intercompany y eliminaciones.
• Ajustes de consolidación no estándares.
• Complejidad en la recepción de información de sumas y saldos necesaria desde otros sistemas.
• Necesidad de ejecución de consolidación de gestión y/o fiscal.
• Mostrar trazabilidad entre los distintos consolidados (estatutario vs gestión vs fiscal).
• Necesidad de modelizar distintos consolidados y análisis “What-If”.
• Necesidad de informes en tiempo real del consolidado.
• Mayor control del reporte de las filiales que participan del proceso.

Análisis y Reporting

• Dependencia de hojas de cálculo. Poca automatización.
• Múltiples fuentes (no conciliadas) de información para el reporting.
• Publicación manual del reporting.
• Dificultad para integrar datos de presupuesto y forecasting lo que impide la realización de comparativas (mes actual vs mes anterior, año actual vs año anterior, real vs presupuesto…)
• Inexistencia de aplicación específica de planificación y presupuestación.
• Necesidad de dedicar tiempo a analizar y validar la información.
• Elaboración de informes no requeridos o de poca utilidad.
• Problemas en la definición de los KPIs clave del negocio que permitan monitorizar el mismo y anticipar la toma de decisiones.

Aplicar la metodología Fast Close es una respuesta efectiva a estas dificultades reduciendo costes, generando una base sólida para el proceso de cierre, reduciendo plazos, generando información de calidad y dotando a las compañías de una imagen de mayor transparencia y confianza de cara a los diferentes stakeholders y sus demandas de información.

¿Pero en qué consiste esta metodología FastClose?

La metodología FastClose consiste en llevar a cabo una serie de acciones/proyectos secuenciales que permitan mejorar la integridad del proceso de cierre y la calidad de la información relativa a los estados financieros, reduciendo así los tiempos de publicación de información financiera actuales, consiguiendo que las principales actividades de los procesos de cierre, consolidación y reporting se realicen de manera homogénea, planificada, coordinada y eficiente. Estas acciones son: 

• Revisar los principales procesos y subprocesos que forman la Contabilidad General (Proveedores, Clientes, Activos fijos, etc.) e identificar aquellas tareas susceptibles de automatización que no aportan valor al proceso en sí (Intercompañía, conciliaciones, etc.).
  
• Identificar aquellas tareas que producen cuellos de botella para mitigar el riesgo asociado a las mismas.
• Revisar las estructuras de datos y los requerimientos de información. Particularmente, en cuanto a los modelos multidimensionales que son la base del proceso de cierre (Plan de cuentas, centros de coste, departamentos, productos, etc.).
• Evaluar la adecuación de los sistemas y herramientas actuales determinando si son óptimos para las necesidades de la organización actual y futura o, si en caso contrario, están sujetos a mejora, planteando diferentes opciones que reduzcan posibles riesgos asociados a los sistemas y la reducción de utilización de hojas de cálculo.
• Analizar los roles y responsabilidades del personal proponiendo mejoras para aumentar la eficiencia y optimizar el proceso de cierre para llegar a la mejor práctica.
• Proponer materiales de formación y training para facilitar el entendimiento del nuevo proceso establecido.
• Analizar si tiene sentido la externalización de determinadas tareas a un CSC (por ej.) o la necesidad de establecer centros de excelencia por actividad en determinados casos.

Tras aplicar una metodología FastClose, se evidencia siempre una serie de beneficios en las organizaciones en términos de:

• Alineamiento, gracias a la definición de una función financiera alineada y orientada a las prioridades estratégicas de la organización.
• Productividad, haciendo uso de las nuevas tecnologías que permiten la automatización de tareas repetitivas.
• Visibilidad, aumentando la misma y el valor obtenido durante el proceso de generación de la información end to end.
• Eficacia, tras haber identificado los procesos clave del negocio y habiéndolos reforzado aplicando las mejores prácticas.
• Servicio, convirtiendo a Finanzas en un socio clave para la toma de decisiones de negocio.

En definitiva, estamos hablando de convertir a la función financiera en un área del negocio de alto rendimiento partiendo de drivers comunes a toda la organización, midiendo el performance en el proceso y aumentando la competitividad de este.