EY se refiere a la organización global, y puede referirse a una o más, de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited, cada una de las cuales es una entidad legal separada. Ernst & Young Global Limited, una compañía británica limitada por garantía, no presta servicios a los clientes.
El camino que ha seguido la aprobación de la factura electrónica ha sido sin duda largo y un tanto complejo, tanto por los sucesivos retrasos como por la tramitación en paralelo de Veri*factu (con este curioso asterisco) y de los SIF (sistemas informáticos de facturación), dando lugar con ello a cierta confusión.
Comencemos por las normas que la aprueban: primero, fue por medio del artículo 12 de la Ley Crea y Crece, Ley 18/2022, nada menos que de 28 de septiembre de 2022. Después hubo de esperarse casi 4 años a su desarrollo reglamentario, Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, pero no ha sido hasta la orden ministerial de 2 de octubre pasado (Orden HAC/1028/2026), cuando se ha puesto en marcha finalmente el reloj de entrada en vigor que establece su obligatoriedad desde el 6 de octubre de 2027 para empresas con volumen de facturación de más de 8 millones de euros, y un año más tarde, para el resto.
La finalidad inicial de la factura electrónica es, ante todo, conseguir que las facturas se paguen en el plazo previsto legalmente de 60 días naturales. No obstante, ese objetivo ha sabido conjugarse, inmediatamente y por medio de la participación de Hacienda juntamente con Economía, con el de mejorar y aumentar la calidad y la cantidad de datos que fluyen a la Agencia Tributaria en toda la operativa entre empresarios (B2B) que tiene lugar en España.
De esta forma, conviene aclarar que el sistema de facturación electrónica no se refiere en sí a la generación y envío de facturas por este formato, sino que descansa en la creación de una plataforma o solución pública de facturación electrónica (SPFE) a la que deben, obligatoriamente (matiz de enorme importancia), enviarse los datos de cada factura expedida a clientes, y de donde se recogerán los allí depositados por los proveedores. Entre esos datos, el rechazo o aceptación de cada factura y la fecha de pago total son sin duda los campos esenciales.
Otra cuestión relevante es la convivencia de la nueva SPFE con la obligación del SII (Suministro inmediato de información), que de momento es plena, pese a su solapamiento parcial y evidente. En este ámbito, es de esperar que en un futuro no muy lejano ambos sistemas se acaben unificando en 2030, presumiblemente y si todo va como se espera; será entonces cuando la obligación de facturación electrónica acabe implantándose en toda la UE por medio de directiva comunitaria, dentro del llamado proyecto ViDA (VAT in Digital Age).
Precisamente en este ámbito de solapamiento de obligaciones y coincidente con la publicación de la orden de factura electrónica, Veri*factu acaba de sufrir un nuevo diferimiento en su entrada en vigor, esta vez haciéndolo coincidente con la obligación de factura electrónica para empresas de menos de 8 millones de euros de facturación. Esta circunstancia permite anticipar que puede que no llegue nunca a aprobarse.
Recordemos que Veri*factu es un SII para PYMEs, teniendo dos patas esenciales. En primer lugar, supone la obligatoriedad de utilizar SIF debidamente compatibles con los estándares marcados por la Agencia Tributaria, que básicamente impiden la llevanza de contabilidades paralelas o tipo “B”. En segundo lugar, estos SIF deben permitir el envío de los registros a la Agencia Tributaria, de manera similar a lo que ocurre con el SII para las grandes empresas. Si bien ese envío se habría planteado inicialmente como voluntario, lo cierto es que la práctica totalidad de SIF del mercado lo incorporan obligatoriamente. El nombre, con ese asterisco, alude a la verificación de factura, ya que se prevé que ese envío a la AEAT permita incluir en la misma un código QR que asegure a su destinatario que su contenido está informado.
Resulta evidente que pretender la entrada en vigor conjunta de Veri*factu con factura electrónica es, de hecho, aprobar dos sistemas parejos o incluso redundantes, razón por la cual decimos que es previsible que no lleguemos a ver más que uno de ellos. Por su relevancia, debiera ser el ya aprobado de factura electrónica.
Llegados a este punto, las inquietudes de los clientes, grandes empresas, que con mayor frecuencia observamos, parten de las dudas que tienen sobre la eficiencia de los procesos de facturación internos: puntos de entrada diversos, aprobaciones diferentes según operativa, corrección de tax codes o pervivencia de alguno de ellos que no tienen virtualidad, seguimiento, en ocasiones mejorable, de los procesos de pagos o de generación de purchase orders y su subida a plataformas de pago, etc.
Esta problemática aconseja comenzar, durante el año que tenemos por delante, por la detección y corrección de ineficiencias, en una suerte de consultoría de procesos que puede, según los casos, alcanzar a cuestiones de índole fiscal, en su ámbito más acotado, o ampliarse a uno mayor en la pretensión de ir a un modelo distinto y mejorado en todas sus facetas.
Hecho eso, el paso siguiente sería la selección de la solución tecnológica para llevar a cabo la conectividad con la SPFE.
Aquí existen muchas alternativas. Desde el aprovechamiento de plataformas privadas de que ya se disponga que se conecten entre sí y, además, imprescindible, lo hagan al mismo tiempo con la SPFE, a la utilización de soluciones sencillas, agnósticas respecto del ERP empleado, que simplemente hagan de courier de los datos con la SPFE, hasta la utilización de una herramienta que recoja los datos desde la compañía, los envíe a la SPFE, recupere de la misma los depositados por los proveedores y, además, permita conciliarlos con los del SII y con los anotados en las declaraciones periódicas del IVA.
Desde un punto de vista fiscal, nuestra opinión es claramente favorable a esta última alternativa. No obstante, se opte por la que sea, la conciliación de datos enviados a Hacienda es aspecto clave, sin duda, si la pretensión es evitar discrepancias y requerimientos para aclararlas.
En otro orden, debe aclararse que el contenido y la obligación general de facturación no han sido modificados en modo alguno, siguiendo plenamente vigentes las prescripciones Reglamento de facturación en todos sus extremos: contenido mínimo, plazos de expedición y remisión, facturas rectificativas, etc.
Y por referencia particular al IVA, tributo siempre relacionado íntimamente con la factura y su circunstancia, conviene recordar que su deducción no puede hacerse dependiente con su pago, excepción hecha de quienes tributen en el régimen especial del criterio de caja, si es que hay alguno…
En definitiva, nos encontramos ante una nueva obligación formal, bien que basada en un pretendidamente loable objetivo, pero que a fin de cuentas se une al ya “viejo conocido” SII, motivando una necesaria revisión de procesos de facturación, la selección de una solución tecnológica adecuada y la conveniencia de depurar cualquier incongruencia en los datos enviados por ambas vías a fin de no hacerlos discrepantes con los recogidos en las declaraciones fiscales.
Resumen
Después de sucesivos aplazamientos, la facturación electrónica en España ya es una realidad. En esencia, se fundamenta en la utilización obligatoria de la llamada solución pública de facturación electrónica (SPFE), que actuará como una plataforma o repositorio al que se debe conectar el ERP de la gran empresa española, desde octubre de 2027, para el envío de las facturas expedidas a clientes y para recoger de la misma las allí depositadas por sus proveedores, informando expresamente de su aceptación o rechazo y de la fecha de pago total. De momento, convivirá con el SII y será una obligación exclusiva para operaciones B2B. Las PYME deberán unirse al sistema desde octubre de 2028.
El plazo de un año para el arranque del sistema ya se ha puesto en marcha. El consejo es abordar cuanto antes la optimización de los procesos de facturación para después elegir la solución tecnológica que mejor se adapte a cada empresa.
