SmartTreasury: Cómo transformar el área de Tesorería, hacerlo con éxito, y no morir en el intento

La transformación digital también llega a la función financiera y, en concreto, a los departamentos de Tesorería.

Al igual que ocurre en todos los ámbitos de la empresa, la transformación digital también está irrumpiendo con fuerza en el campo financiero. Estudios y encuestas alrededor del mundo revelan que la restructuración de los procesos financieros para dotarlos con la última tecnología es una prioridad para la gran mayoría de los CFO.

En este ámbito, el área de Tesorería muchas veces es el último en llegar al tren de la digitalización, cuando normalmente el nivel de profesionalidad que se le pide área este departamento es muy superior al resto. Son muchas las preguntas que surgen a la hora pensar en la transformación digital en Tesorería, todas ellas con su aspecto negativo en caso de no abordar el cambio o para las que suele surgir alguna excusa para no hacerlo (Pains) y por supuesto para todas ellas hay puntos positivos si se decide abordar el cambio de forma correcta (Gains).

Dentro del marco de trabajo basado en la experiencia y con una visión actualizada hacemos esas preguntas en torno a los puntos clave y bases de la codiciada transformación. Veamos varios ejemplos.

#AUTOMATIZACIÓN

¿Se puede llegar a un nivel de automatización en Tesorería digno de la nueva era que vivimos y que dediquemos el tiempo a tareas de valor?

No puedo seguir descargando movimientos bancarios manualmente, creando informes en hojas de cálculo que cada dos por tres colapsan, conciliando apuntes contables y además que tenga una bola de cristal para hacer previsiones cuándo los datos que necesito ni siquiera están accesibles para montar algo decente.

Con la mayoría de las tareas repetitivas automatizadas y con la creación de informes dinámicos automáticos puedo dedicar mi tiempo al análisis y a dar soporte al resto de finanzas, otros departamentos como comercial para fijación de precios o aplicación de nuevas técnicas de Supply Chain Finance, negociar con bancos o buscar mejoras de proceso continuas.

#COLABORACIÓN

¿Se debe afrontar el proceso de cambio como una mejora del área o debe estar integrado en el plan de transformación de todo el departamento de finanzas?

No puede ser que el proyecto de transformación quede aislado del de Controlling o de Reporting.

Con una visión colaborativa e integrada, el aporte de Tesorería a los nuevos procesos automáticos, ejercicios de análisis de datos y reporting, así como los de planificación a partir de escenarios, se pondrá en valor el trabajo realizado y se dará sentido al nivel profesional que se pide en el área.

#MODULARIDAD

¿La solución tecnológica que necesito puede ser algo modular?

No es posible que me tenga que adaptar a herramientas con infinidad de módulos pero que realmente no cubran lo que yo necesito. Entiendo que hay "best practices" pero aquí nos jugamos mucho y necesito cierto nivel de personalización.

Hoy en día, se pueden construir soluciones con módulos concretos de distintos productos. Quedarse con lo mejor de cada uno haciendo una buena integración permite el mejor escenario para dar solución los problemas complejos.

#CALIDAD

¿Se puede mejorar la calidad del dato reportado, tanto histórico como en mis modelos predictivos?

No es posible que en la revisión de mis informes para dar explicación a una pregunta necesite abrir varias hojas de cálculo, o peor, recurrir de nuevo al "esto lo tengo que mirar".

Con visibilidad 360 y capacidades de Drill-down sobre todos mis informes tengo respuesta para todo, incluso si es necesario modelizando en directo con nuevas hipótesis sin hacer esperar a nadie.

# INNOVACION COLABORATIVA Y ABIERTA

¿Pueden distintos productos y partners trabajar juntos para construir mi mejor solución?

Mis herramientas de trabajo van cada una por su lado y cada cambio en una, pone en peligro lo poco que funciona de otra.

Trabajar con herramientas ágiles, flexibles y abiertas a las distintas integraciones, permite una mejor solución conjunta que se adapte a problemas complejos de forma sencilla y eficiente.

#CLOUD COMPUTING Y ARTIFICIAL INTELLIGENCE (ML)

¿Pueden la inteligencia artificial ayudar en mi día a día a mejorar algo tan sencillo como la conciliación bancaria?

Mi volumen de movimientos bancarios es tan alto que sólo conciliar con reglas lógicas básicas, me deja un volumen para conciliar a mano de varios días de tarea.

El uso de Machine Learning llega donde hasta ahora nunca se ha llegado en procesos de conciliación. Para ello, cada vez es más necesario subir el proceso a cálculo a la nube para tener máquina de gran potencia disponible. Esto aporta seguridad y eficiencia en costes ya que apenas se necesita durante unos minutos al día. Con herramientas como PowerBI, Google Data Studio o Qlik se consigue la flexibilidad y agilidad que se necesita para organizar y visualizar los datos acorde a la nueva era digital.

#COMPLIANCE & TRANSPARENCIA

¿Están los procesos y datos de Tesorería a la altura de los niveles de exigencia en control, seguridad y transparencia del dato del resto de áreas?

Una vez más, los auditores nos piden todas las conciliaciones y nos han enviado una selección de movimientos bancarios de ingreso que tenemos que cruzar con los apuntes contables del cobro, lo que nos llevará varios días montando el detalle a ratos.

Con el nuevo modelo transparente y trazable tenemos relacionados todos los apuntes desde la pre-conciliación, la contabilización en cartera y la contabilización final del apunte bancario.

#ROBOT PROCESS AUTOMATION (RPA)

Para esas tareas que todos los días son iguales, ¿no se puede automatizar que la descarga de la web, la transformación y la carga a mis previsiones se haga sola?

Si tenemos hasta un ChatBot en el departamento comercial, ¿para nosotros no hay nada que nos libere de la media docena de actividades que son repetitivas?

Cada día la tecnología RPA es más accesible en costes y por facilidad de mantenimiento, y el uso en finanzas se está generalizando para llegar a dónde los sistemas por si mismos no pueden llegar. Incluso en casos dónde se requiere tomar decisiones siempre que éstas respondan a una batería de criterios y prioridades.

#RENTABILIDAD

¿Se puede obtener rentabilidad de este proceso de cambio?

Invertir en todo esto no genera más que pérdida de tiempo y aumento de costes IT.

La reducción del tiempo dedicado a tareas sin valor, la mayor visibilidad y control de operaciones bancarias y la capacidad de planificar las operaciones futuras reduce los costes de tal forma que el ROI está garantizado.

#EL PROCESO DE CAMBIO

¿Se puede abordar el cambio pasando del nivel más bajo de digitalización hasta el más alto, hacerlo una solo vez y que perdure  en el tiempo?

No tenemos tiempo para abordar el proceso porque ya sólo el tiempo a dedicar no nos lo podemos permitir.

El proceso del cambio debe ser gradual y debe generar "Quick-Wins". Al pasar de una fase a otra con pequeñas iniciativas de transformación se genera el efecto "cambio constante" que es bueno que permanezca ya que la transformación hoy en día ya no es un hito, sino una dinámica a seguir. Así ante nuevos retos futuros nos adaptamos mejor y con más motivación.

#INTERVINIENTES

¿El reporte de las previsiones de tesorería que afectan a las decisiones más estratégicas de la empresa y, por tanto, a todos los que trabajan en ella, accionistas e incluso a la sociedad, es cosa del Tesorero?

Nosotros en Tesorería reportamos la estimación de nuestra bola de cristal pero es una visión poco realista de lo que realmente pasará a medio-largo plazo.

Con una buena base tecnológica y los procesos bien coordinados las previsiones de tesorería deben coincidir con las previsiones del Controller y/o CFO y éstas no van sólo de reportar un Cash-flow y pool de deuda previsto. El modelo acertado es el que te permite ver tanto la previsión de cuenta de resultados, como balance, detalle de inversiones, deudas, cartera de clientes y mucho más de manera que todo esté integrado y modelizado para hacer distintos escenarios y así tomar las decisiones más acertadas.

Un área de finanzas acostumbrado al proceso de cambio y con un nivel adecuado de madurez en sus procesos digitales puede dejar de ser un mero centro de coste y convertirse en un área de generación de valor para los demás, pero ¿se puede llegar incluso más lejos y convertirse en un área de gran impacto para la organización? Sin duda, es posible e incluso se podría afirmar que así debe ser y que la Tesorería puede tener protagonismo tanto en los planes estratégicos como en las decisiones clave del día a día.