Czy spójność cyfryzacji audytu jest niedostrzeżoną szansą? Czy spójność cyfryzacji audytu jest niedostrzeżoną szansą?

Autor Hermann Sidhu

EY Global Assurance Digital Leader

Driving large-scale connectivity and digital innovation across the Assurance practice with game-changing technologies and practices.

Kontakt lokalny

EY Polska, Audyt, Partner. Lider TMT i Audytu Cyfrowego

Doświadczany Biegły Rewident. Entuzjasta podróży, biegania i sportów motorowych.

9 min. czytania 5 gru 2021
Powiązane tematy Audyt

Firmy mogą wykorzystać sieć łączności, aby czerpać korzyści z cyfrowo przekształconego audytu, który poprawia nie tylko jego jakość, ale jednocześnie zwiększa wartość badania.


Żyjemy w świecie, w którym szybki postęp w łączeniu ludzi ze sobą, ludzi z urządzeniami i urządzeń z innymi mechanizmami  jest normą. Technologia, która to umożliwia w tym platformy, oprogramowanie do współpracy, aplikacje do przesyłania wiadomości i portale  zapewniają bezprecedensowy poziom dostępności informacji. Ta ciągła transformacja technologiczna jest często wyzwaniem dla organizacji, które chcą dotrzymać kroku innym firmom w tym zakresie. Daje to spółkom publicznym i prywatnym możliwość zwiększenia przejrzystości, poprawy oceny ryzyka, zautomatyzowania procesów ręcznych oraz ostatecznie poprawienia jakości audytu. 

Eksploracja i analiza danych jest dla audytorów kluczowym elementem tej spójności. Rozmawiałem ostatnio z przedstawicielami kilku firm produkcyjnych, które są na zaawansowanym etapie wykorzystywania czujników do łączenia maszyn i urządzeń za pośrednictwem Internetu rzeczy. Z kolei w przypadku  firm świadczących usługi finansowe obserwujemy współpracę nad potencjalnymi rozwiązaniami blockchain, które mogłyby umożliwić im szybsze i bezpieczniejsze przetwarzanie transakcji finansowych i przechwytywanie danych. Łączność ta nie tylko ułatwia firmom prowadzenie działalności, ale także tworzenie otoczenia bogatego w dane. Może to nieść za sobą istotne spostrzeżenia również w ramach prowadzenia audytu.

Kiedy rozmawiam z reprezentantami tych firm jedna rzecz jest dla nich jasna. Chcą oni, aby ich audytorzy korzystali z zaawansowanej łączności po to, by dostarczać cyfrowo przekształcone audyty.

Czym jest cyfrowo przekształcony audyt?

Cyfrowo przekształcony audyt opiera się na wykorzystaniu kanałów cyfrowych na każdym etapie oraz we wszystkich procesach. Ma on trzy filary, z których wszystkie opierają się na spójności: automatyzacji, analityki i tworzenia wartości poprzez cyfrowe doświadczenie korzystającego z nich klienta. Kluczem do sukcesu cyfrowo przekształconego audytu jest jego platforma technologiczna. Podobnie jak wszystkie udane systemy w całym przedsiębiorstwie musi ona skutecznie łączyć wszystkich członków zespołu audytowego ze sobą i z badaną firmą, a także umożliwiać efektywne zarządzanie projektami w ramach całego procesu audytu.

Wiodąca platforma cyfrowego audytu posiada wiele funkcjonalności. Umożliwia ona: digitalizację procesu generowania dokumentów roboczych, centralne przechowywanie istotnych danych, zapewnia aktualizację statusu audytu w czasie rzeczywistym oraz pozwala audytorom, a także  firmom na szybką i bezpieczną wymianę informacji. Powinna również posiadać funkcjonalność mobilną, aby wszyscy zaangażowani w proces audytu mogli współdziałać. Gdziekolwiek i kiedykolwiek tego chcą. Krótko mówiąc, to właśnie wszechstronna funkcjonalność platformy i możliwość swobodnego łączenia się z nią daje użytkownikom większe możliwości. W świecie prywatności danych i rozbieżnych regulacji ich dotyczących w różnych krajach i jurysdykcjach osiągnięcie takiej łączności wymaga efektywnego planowania i skupienia się na różnych kwestiach, w tym na bezpieczeństwie danych.

Spójność: możliwości i wyzwania dla audytu

Większa spójność prowadzonych działań oferuje spore możliwości czerpania korzyści z cyfrowo przekształconego audytu. Jednocześnie stawia również pewne wyzwania, z którymi należy się zmierzyć.

Firmy mogą odnieść korzyści z cyfrowo przekształconego audytu podejmując następujące kroki:

  1. Udostępniając zwiększoną ilości danych swoim audytorom. Wiele firm korzysta już z centralnych repozytoriów znanych jako „data lakes” służących do przechowywania wszystkich swoich ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych danych przy zachowaniu  odpowiedniej skali. Co więcej, rozwój systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) oznacza, że więcej danych finansowych i operacyjnych jest łatwo dostępnych i są one lepiej koordynowane. Ponieważ audytorzy mogą obecnie korzystać z narzędzi analitycznych do testowania całych zbiorów danych dlatego zamiast polegać na technikach pobierania używanych w przeszłości próbek mogą wykorzystać to bogactwo informacji w celu zidentyfikowania znaczących lub nietypowych wzorców lub trendów, a także zdefiniować szanse i ryzyka.

  2. Uzyskując pogłębioną wiedzę na temat księgi głównej. Pozwala to na monitorowanie kontroli nadużyć i usprawnienie procesów sprawozdawczości finansowej. Pełna analiza księgi głównej jest przydatna nie tylko do identyfikacji wzorców i wartości odstających, ale także do rzucenia światła na procesy stosowane przez pracowników podczas rejestrowania transakcji finansowych. Kto, dlaczego i co księguje? Które transakcje są przeprowadzane ręcznie i w jaki sposób są one odwracalne? Czy kontrole nadużyć finansowych działają zgodnie z oczekiwaniami? Percepcja uzyskana w wyniku tej analizy może być wykorzystana do poprawy procesu sprawozdawczości finansowej firmy teraz oraz w przyszłości.

  3. Rozszerzając zakres danych w formacie cyfrowym, które są częścią  audytu cyfrowego. Może to obejmować dane niestrukturalne, które nie były wcześniej dostępne w formacie cyfrowym lub nawet nie istniały w przeszłości. Przykładem są umowy, gwarancje i dane dotyczące rezerw na przyszłe zobowiązania. Włączenie tych cyfrowych informacji w zakres aplikacji audytu analitycznego pomaga poprawić jakość badania poprzez zapewnienie ulepszonej podstawy, na fundamencie której audytorzy mogą dokonywać swoich osądów.

  4. Zachęcając zespoły finansowe i informatyczne do dzielenia się informacjami i dostępem do systemów ze swoimi audytorami. Gdy informacje są udostępniane w sposób bezpieczny i efektywny za pośrednictwem w pełni cyfrowej platformy audytowej, proces audytu będzie przebiegał sprawniej, a jego jakość może zostać poprawiona. Własny zespół finansowy firmy uniknie również dublowania czynności i zaoszczędzi czas na wsparcie samego procesu audytu, ponieważ dzięki temu rozwiązaniu różne osoby nie będą proszone o dostarczenie tych samych informacji. 

Najważniejsze wyzwania, z którymi należy się zmierzyć przy wdrażaniu zintegrowanego, cyfrowego audytu obejmują:

  1. Wyzwania kulturowe. Niektóre organizacje mogą niechętnie dzielić się informacjami ze swoimi audytorami za pośrednictwem platformy internetowej. Może to być spowodowane brakiem znajomości samej platformy audytowej, obawami dotyczącymi sposobu wykorzystania informacji lub lękiem o bezpieczeństwo danych.

  2. Bezpieczeństwo danych. Większa spójność  audytu potencjalnie naraża firmy na problemy regulacyjne związane z ochroną danych i ich bezpieczeństwem. Na przykład, Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Unii Europejskiej zawiera rygorystyczne zasady dotyczące sposobu gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych osobowych, a firmy, które je naruszają ryzykują nałożeniem wysokiej grzywny i możliwością poniesienia poważnego uszczerbku  reputacyjnego . Dlatego firmy powinny uważać na to, jakie dane udostępniają swoim audytorom i upewnić się, że są one odpowiednio przetwarzane i przechowywane.

  3. Skomplikowane przestarzałe systemy. Przestarzałe i uciążliwe systemy informatyczne mogą uniemożliwić firmie pełne wykorzystanie zalet zintegrowanego, cyfrowego audytu. Co więcej, niektóre informacje i dane, które należy uwzględnić w tym procesie, mogą nie być dostępne centralnie w ustrukturyzowanym formacie. Mogą one nadal istnieć tylko w formie papierowej i być przechowywane w różnych miejscach na całym świecie.

Wskazówki dla dyrektorów finansowych, dyrektorów ds. technologii (CTO) i Komitetów Audytu  

Jak zatem firmy mogą wykorzystać siłę spójności, aby czerpać korzyści z cyfrowo przekształconego audytu, który poprawia jego jakość dostarczając jednocześnie dodatkową wartość dla biznesu?

Jeżeli pełnisz funkcję dyrektora finansowego, możesz:

  • Nadać właściwy ton na zarządczym szczycie. Aby audyt cyfrowy zakończył się sukcesem, należy od samego początku jasno określić korzyści biznesowe, jakie przyniesie on organizacji i jej interesariuszom.

  • Przewidzieć potrzebę zmian kulturowych. Twój zespół finansowy musi przyzwyczaić się do nowego systemu technologicznego skonstruowanego na potrzeby audytu i dostosować się do nowych sposobów pracy z audytorem. Na przykład, zespół badawczy może zadawać pytania, których nikt nigdy wcześniej nie zadawał, a zespół finansowy może być zmuszony do wykonywania czynności, których wcześniej nie wykonywał.

  • Zrozumieć, że powodzenie audytu cyfrowego zależy od tego, czy audytorzy będą mieli dostęp do danych, systemów i aplikacji analitycznych organizacji, aby uniknąć powielania wysiłków z tym związanych. Dowiedz się, jakiego dostępu będzie potrzebował zespół audytowy od działu IT i poproś go o przedstawienie głównych danych firmy i kontroli bezpieczeństwa, które będą musiały być przestrzegane.

  • Czerpać wiedzę z wiodących praktyk audytora. Korzystając z doświadczeń audytorów, możesz poprawić proces wdrażania technologii we własnej organizacji. Przykładowo, mogą istnieć możliwości generowania dodatkowej wartości z danych, których obecnie Twoja firma nie wykorzystuje.

Jeśli pełnisz funkcję dyrektora ds. technicznych, możesz:

  • Proaktywnie podejść do budowania relacji z audytorem. W związku z tym powinieneś zapytać  o dane, których będzie potrzebować, aby wesprzeć go  w przeprowadzeniu wysokiej jakości audytu oraz dostarczyć  je w najbardziej odpowiednim formacie.

  • Zapoznać się z platformą audytową, z której korzysta zespół badawczy. Audytorzy mogą wyjaśnić, w jaki sposób działa platforma oraz przechowywane i chronione są dane oraz, a także jak wygląda  kontrola bezpieczeństwa. Dzięki tej wiedzy będziesz w stanie zidentyfikować możliwości bardziej efektywnego dzielenia się informacjami i zapewnić innych interesariuszy o tym, w jaki sposób dane Twojej firmy są wykorzystywane w procesie audytu.

  • Współpracować z audytorem w celu opracowania wieloletniej mapy drogowej dotyczącej wdrażania funkcji cyfrowych. Dzięki temu technologia audytu będzie wdrażana w tempie dostosowanym do Twojej własnej transformacji cyfrowej.

  • Zbadać możliwości stworzenia zautomatyzowanych, powtarzalnych procesów, które wspierają audyt. Jest to kluczowe dla zapewnienia audytorom aktualnych danych, których potrzebują do formułowania spostrzeżeń w czasie rzeczywistym. Zmniejszają one również obciążenie administracyjne zespołu finansowego.

Jeśli pełnisz funkcje członka Komitetu Audytu, możesz:

  • Podjąć wysiłek, by zrozumieć czym jest audyt cyfrowy. Jakie możliwości otwiera on przed firmą, w tym zwrócić uwagę na poprawę efektywności procesów, skuteczności kontroli i wglądu w dane.

  • Pytać i dyskutować ze swoim audytorem o korzyściach płynących z przekształconego cyfrowo audytu. Oceniaj dane i spostrzeżenia razem z zespołem audytowym i prowadź z nim dialog, aby w razie potrzeby dostarczyć dodatkowych informacji. Może się okazać, że Twoja firma nie wykorzystuje w pełni możliwości wynikających z audytu cyfrowego.

  • Pokazać zespołowi zarządzającemu, że wspierasz wartość, jaką zapewnia audyt cyfrowy oraz wysiłki firmy zmierzające do digitalizacji jak największej części związanego z tym procesu i wykorzystania korzyści płynących z inwestycji technologicznych.

  • Wspierać inwestycje w infrastrukturę IT, która wspomaga cyfryzację procesów finansowych i audytowych. Firma, która posiada nowoczesną, solidną infrastrukturę IT i ujednolicone dane odniesie więcej korzyści z audytu cyfrowego niż ta, która ich nie posiada.

Patrząc w przyszłość

Dzięki postępowi technologicznemu, audytorzy są dziś bardziej zintegrowani i mają dostęp do większej ilości danych firmowych niż kiedykolwiek wcześniej.

Mam wrażenie, że ta spójność umożliwi wprowadzenie ciągłego audytu, gdy procesy w organizacjach będą bardziej zautomatyzowane oraz znajdą się na osi czasu . Pozwoli to na częstszy dostęp do danych firmy w ciągu roku co przyczyni się do ciągłości audytu. Wkrótce  przekształcony cyfrowo nie będzie się on wydawał niczym nadzwyczajnym. Stanie się po prostu domyślnym sposobem przeprowadzania audytu.

W rzeczywistości - biorąc pod uwagę sposób, w jaki zmienia się świat - cyfrowo przekształcony audyt jest jedynym rodzajem badania, które będzie pasowało do wysoce zintegrowanej i cyfrowo przekształconej organizacji przyszłości.

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY

Subskrybuj

Podsumowanie

Większa łączność oferuje spore możliwości czerpania korzyści z cyfrowo przekształconego audytu. Jednocześnie stawia również pewne wyzwania, z którymi należy się zmierzyć.

Kontakt 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami.

Informacje

Autor Hermann Sidhu

EY Global Assurance Digital Leader

Driving large-scale connectivity and digital innovation across the Assurance practice with game-changing technologies and practices.

Kontakt lokalny

EY Polska, Audyt, Partner. Lider TMT i Audytu Cyfrowego

Doświadczany Biegły Rewident. Entuzjasta podróży, biegania i sportów motorowych.

Powiązane tematy Audyt