Cómo la ciudad de Amberes está transformando sus sistemas financieros

A finales de diciembre de 2023, el entonces alcalde de la ciudad de Amberes, Bart De Wever, y el concejal de Finanzas, Koen Kennis, reunieron a la prensa en el Schoon Verdiep, una famosa planta del Ayuntamiento de Amberes, para anunciar un logro histórico: la deuda histórica de la ciudad había sido saldada. "Y queremos que siga siendo así", dijo Kennis. Para salvaguardar el futuro financiero de la ciudad, sus gobernantes están tomando medidas para modernizar la administración, centrándose en la seguridad, la estandarización, la simplificación y un toque de innovación. 

El anuncio marcó el primer hito importante en un viaje que comenzó en 2022, cuando la ciudad de Amberes se dio cuenta de que necesitaba abordar los retos relacionados con el gasto de los proyectos, la elaboración de presupuestos y la gestión de datos. El departamento financiero del gobierno municipal utilizaba un sistema de software SAP ERP Central Component (ECC) con 13 años de antigüedad. El sistema antiguo no era una limitación en sí mismo, pero el cambio a uno nuevo brindó a la organización la oportunidad de reevaluar y optimizar los flujos de trabajo internos, mejorar la colaboración entre departamentos y mejorar la integración de los datos financieros entre los distintos sistemas. Para avanzar, la ciudad solicitó a EY Consulting BV que analizara cómo se gestionaban las tareas financieras y recomendara formas prácticas de mejorarlas.

Un ciberataque dirigido contra los servicios municipales de Amberes a finales de 2022 sirvió de llamada de atención y reforzó el compromiso de la ciudad de reformar sus sistemas financieros. "La seguridad es lo primero", explica Pieter Dielis, director financiero de Amberes. El ataque puso de relieve la necesidad de una transformación.

La ciudad necesitaba sistemas e infraestructura modernos (red, seguridad, procesos de seguridad, etc.) para proteger sus finanzas y asegurar su futuro. Comenzando por el origen.

Un estudio analítico, realizado por Davy Van Ingelgem, Partner, EY Consulting BV, identificó un desafío fundamental: aunque las operaciones básicas estaban en marcha, la optimización de los flujos de trabajo y la mejora de la recopilación de datos ofrecían importantes oportunidades para fortalecer la administración financiera de la ciudad. "Inicialmente, se nos encargó redactar un documento de visión para mejorar los informes internos de los proyectos", afirma Van Ingelgem. "Quedó claro que, además de renovar el sistema, también necesitaban simplificar y armonizar mejor los procesos financieros, teniendo en cuenta al mismo tiempo los requisitos y flujos de trabajo específicos de cada entidad".

Los responsables municipales llegaron a la conclusión de que la mejor opción era implementar SAP S/4HANA® Cloud Private Edition, centrado en la estandarización y simplificación de procesos. El cambio a la licencia SAP S/4HANA® Cloud Private Edition, con la organización EY como integradora empresarial, supuso un paso importante para preparar la plataforma financiera de la ciudad para el futuro y reforzar sus medidas de seguridad. 

Una vez en marcha, el proyecto de transformación se dividió en tres fases: 

• Movilidad urbana, ayuntamiento / servicios sociales y red de educación pública  
• Policía, bomberos e instituciones culturales (enero de 2026)
• Proyectos inmobiliarios y mantenimiento, proveedor interno de TIC (primer trimestre de 2027) 

Mediante la optimización de los procesos, la mejora de la seguridad y la adaptación de los sistemas a la estructura única de la ciudad, los profesionales de EY están ayudando a la ciudad de Amberes a transformar su back office financiero. Esta transformación no es solo una mejora técnica. La reciente implementación proporciona una base técnica segura para los futuros sistemas y procesos de Amberes. Aunque se han sentado las bases, es necesario seguir avanzando para alcanzar todos los objetivos.

Mientras Amberes actualiza sus sistemas financieros, la ciudad reconoce que los cambios significativos no se producen de la noche a la mañana. La adaptación a las nuevas herramientas y procesos ha traído consigo tanto avances como desafíos; por ejemplo, los equipos aún se están adaptando a las nuevas rutinas de presentación de informes y aprendiendo a utilizar de la mejor manera posible la plataforma actualizada. Si bien las ventajas de las nuevas tecnologías son cada vez más evidentes, se reconoce con honestidad que lograr que todo funcione correctamente llevará tiempo y un trabajo en equipo continuo. En esta etapa, los esfuerzos se centran en aprender, realizar mejoras constantes y sentar las bases prácticas para el crecimiento futuro. 

Con la adopción de SAP S/4HANA®, Amberes posicionó sus sistemas de información financiera y gobernanza para lograr una mayor flexibilidad y mejoras futuras. Aunque algunos procesos siguen en transición, estos cambios fundamentales indican un compromiso para fortalecer la gestión financiera y sentar las bases para una modernización continua y funciones de valor añadido a lo largo del tiempo.

Siguiendo los procedimientos gubernamentales, EY fue seleccionada como socio externo para esta importante transformación. "EY cuenta con años de experiencia en proyectos de gran envergadura, tanto en el sector privado como con entidades gubernamentales", explica Kennis. "Además, son un actor neutral que nos ayuda a perfeccionar procesos que se habían vuelto complejos con el paso del tiempo". 

El análisis exhaustivo de los procesos y la carga de trabajo identificó áreas susceptibles de mejora. El análisis reveló que una parte significativa del tiempo de los empleados del sector de los servicios financieros se dedicaba a tareas que requerían mucho tiempo, como la introducción manual de datos y las correcciones de órdenes de compra. Esto puso de relieve una importante oportunidad para que los dirigentes de la ciudad de Amberes invirtieran esta tendencia, devolviendo a los empleados un tiempo valioso para que se centraran más en actividades estratégicas que, en última instancia, mejorarían los servicios municipales y la calidad de vida general de los ciudadanos.

El proceso de compra era "con diferencia el que más tiempo consumía", explica Van Ingelgem. Mientras tanto, los empleados dedicaban relativamente poco tiempo a la gestión de datos maestros, lo que provocaba "consecuencias negativas para otros procesos", como el procesamiento de facturas. El nuevo sistema SAP se configuró para abordar estos desafíos de forma directa. Además, el programa de armonización de cuentas del equipo de EY mejoró la conciliación de datos, lo que aumentó la calidad y la precisión de los datos financieros y proporcionó una mejor perspectiva para la toma de decisiones financieras. El núcleo de esta transformación consiste en sentar las bases para la innovación futura mediante la creación de una plataforma más segura e interconectada y la optimización de los procesos a través de la centralización.

Gracias a la mejora de los procesos y a la formación de sus empleados en materia de datos, la ciudad garantiza una gestión sostenible y rentable.

Mediante la introducción de un enfoque más ágil y estandarizado, y la implementación de un sistema simplificado y estandarizado dentro del departamento de finanzas de Amberes, la ciudad está logrando avances concretos hacia la mejora de las operaciones financieras diarias. Estos cambios tienen como objetivo simplificar los procesos, reducir la carga de trabajo manual y sentar las bases prácticas para mejorar de forma continua la eficiencia, la precisión y la toma de decisiones financieras dentro del departamento de finanzas de Amberes. La ciudad está logrando avances concretos en la mejora de las operaciones financieras diarias.

La migración a SAP S/4HANA® supone un avance estratégico, ya que ofrece una plataforma centralizada que mejora la integridad de los datos, refuerza la seguridad y mejora la colaboración entre departamentos. Esta fase de transición ofrece la oportunidad de perfeccionar los procesos internos y prepararse para futuras mejoras, como el análisis predictivo, que aún no están disponibles pero siguen formando parte de la visión a largo plazo.

Es esencial tener una mentalidad realista durante los grandes cambios y las transformaciones técnicas. Es importante reconocer que los usuarios finales a menudo experimentan un aumento temporal de sus responsabilidades y carga de trabajo como parte del proceso. Este es un fenómeno común: cuando se introducen nuevos sistemas y procesos, las organizaciones suelen experimentar un aumento inicial en el trabajo manual mientras los equipos se adaptan y la tecnología aún se está perfeccionando. Sin embargo, con paciencia y perseverancia, esta fase de adaptación se convierte en un trampolín. Permite que la nueva forma de trabajar se consolide realmente, lo que permite a los equipos obtener beneficios a largo plazo, impulsar la eficiencia y aprovechar todo el valor que la transformación estaba destinada a aportar.

La mayor claridad y accesibilidad de los datos financieros también refuerzan la colaboración entre entidades, lo que garantiza la alineación con los objetivos generales de gobernanza y política de Amberes.

La integración también mejoró el cumplimiento normativo, con medidas de seguridad mejoradas que permitieron cumplir los requisitos reglamentarios y mitigar el riesgo de violaciones de datos. La migración a S/4HANA establece una plataforma más segura e interconectada, lo que crea una base sólida para futuras innovaciones y permite al equipo financiero cambiar gradualmente su enfoque hacia actividades de mayor valor agregado, como la planificación y el análisis financieros. 

"Como gobierno municipal, ustedes son responsables de los fondos y el patrimonio de los ciudadanos", explica Kennis. "Nos esforzamos por lograr una gobernanza sostenible y sólida, teniendo en cuenta la rentabilidad. Por eso siempre buscamos una mayor eficiencia".

Si bien la transición a los nuevos sistemas ha planteado retos prácticos y un periodo de adaptación para los equipos, estas experiencias son una parte importante de la estrategia general de la ciudad de Amberes. La expansión en curso para incluir entidades municipales adicionales y el departamento de IT para enero de 2026 está diseñada no solo para unificar los procesos y fortalecer la colaboración, sino también para garantizar que los beneficios y aprendizajes de la implementación inicial proporcionen mejoras en toda la organización. Esta expansión estratégica respaldará una administración municipal más integrada y ágil, mejor equipada para adaptarse, innovar y aportar valor en los próximos años.

De cara al futuro, las investigaciones potenciales pueden explorar oportunidades adicionales para aprovechar tecnologías avanzadas, como la inteligencia artificial (IA) y el motor de IA BTP de SAP, con el objetivo de seguir respaldando los procesos de toma de decisiones y la prestación de servicios a medida que la ciudad continúa su camino hacia la innovación.

"En última instancia, nuestro objetivo es aportar valor a los ciudadanos de Amberes", afirma Van Ingelgem. "Esta transformación consiste en crear una administración municipal más ágil, segura y preparada para el futuro".