La importancia de un buen ecosistema de soluciones financieras, ¿En qué se diferencian las herramientas FPM y EPM?

La mejor opción es invertir en un análisis previo riguroso sobre los requisitos que debe cubrir la herramienta a implantar

Las herramientas FPM (Financial Performance Management) y EPM (Enterprise Performance Management) son términos que se utilizan a menudo en el ámbito de la gestión empresarial. A veces se usan indistintamente, si bien existen diferencias prácticas. Existen más siglas y tipologías como es el CPM (Corporate Performance Management), que quedan en un terreno intermedio y que, en la práctica, podemos dejar en la cercanía de las EPM para un entendimiento suficiente.

Alcance y enfoque: FPM se centra, principalmente, en la gestión financiera de una organización, incluyendo actividades como la planificación y presupuestación, consolidación financiera, gestión del rendimiento financiero y generación de informes financieros. Por otro lado, EPM tiene un enfoque más amplio y abarca la gestión integral del rendimiento empresarial, incluyendo aspectos financieros y no financieros y donde los usuarios y destinatarios finales de los informes son tanto la dirección financiera pero también dirección General, RRHH, Marketing, Operaciones o Ventas. EPM se centra en la alineación estratégica, la planificación operativa, la gestión del rendimiento global y el análisis empresarial.

Dimensiones y funciones: FPM tiene por objetivo la gestión financiera y utiliza herramientas como presupuestos, previsiones, consolidación financiera y reporting financiero. EPM, por su parte, integra diferentes dimensiones del rendimiento empresarial, incluyendo aspectos financieros, operativos y estratégicos. Las herramientas de EPM pueden incluir planificación financiera y operativa, gestión del riesgo, gestión de la cadena de suministro, análisis de datos y cuadros de mando y cada vez más también en el ámbito de la sostenibilidad por todas las bondades que ofrece tener todo en una misma plataforma y cuyo Work-flow de: recogida de dato, cálculo de indicadores, validación, reporting y auditoría, en grandes rasgos es similar.

Perspectiva temporal: FPM suele enfocarse en análisis retrospectivos y datos financieros históricos para la toma de decisiones basada en el rendimiento financiero pasado. EPM adopta una perspectiva más proactiva y se centra en la planificación a futuro, la evaluación de escenarios y la toma de decisiones basada en previsiones y análisis de riesgos.

La elección entre el uso de una herramienta FPM o EPM dependerá de las necesidades y objetivos específicos de cada organización. Pero ¿y a efectos prácticos que necesita cada empresa? ¿Cómo puedo saber que herramienta encaja en mis necesidades actuales y futuras?

Sin duda la mejor opción es invertir en un análisis previo riguroso sobre los requisitos que debe cubrir la herramienta a implementar. Tanto si se hace de forma interna, como de forma externa consideramos que los principales puntos que debe cubrir el análisis o comparativa son (al menos) los siguientes:

A.  Mejora de la calidad del dato: Aunque en las dos tipologías de herramienta como norma general se agregan datos para posteriormente trabajarlos, dependiendo del tipo de herramienta seleccionada podremos tanto mejorar la calidad de estos por medio de controles, reclasificaciones y repartos, como generar en sí mismo el dato en la propia herramienta. Ya sea financiero o no financiero sobre todo las herramientas EPM tienen gran capacidad de generación de dato adicional al proveniente de sus fuentes origen. Por ello uno de los puntos más críticos a considerar es la gestión del proceso de generación de ese dato por lo que la funcionalidad principal a evaluar en este ámbito es la de Work-flow o flujo de trabajo comentado anteriormente. Esta funcionalidad es clave tanto para reportar datos no provenientes de un conector a otro sistema, como para la combinación y control de los que si vienen por flujo automático.

B.  Reducción de procesos manuales: Todas las herramientas prometen reducir al máximo procesos manuales previos a la implantación del sistema (principalmente el uso de hojas de cálculo y de correo electrónico), pero es de vital importancia hacer las preguntas adecuadas sobre que tareas de mantenimiento futuro tendremos con el uso de la nueva herramienta. Aquí se deben evaluar las verdaderas capacidades y eficiencia de los módulos y funcionalidades de importación y transformación de datos de forma automatizada. Adicionalmente es vital analizar la capacidad de publicación de informes sin intervención manual que en algunos casos de herramientas EPM puede llegar a ser de periodicidad diaria y semanal.

C. Aumento del nivel de análisis: Lo más importante en este apartado es seleccionar la herramienta no de cara al análisis que hacíamos hasta el día previo a la implantación sino la capacidad de analizar más cosas en profundidad gracias al uso de la nueva herramienta y una vez hecha la gestión del cambio en la organización. Hablamos de cosas que hasta ahora eran inimaginables como planificar y monitorizar operaciones en detalle o con mayor granularidad (cliente, proyecto, producto…) y con una visión End to End de como una mejor planificación de la producción desde los mismos aprovisionamientos (Supply Chain Planning), mejora la cuenta de resultados, ratios de balance y otros indicadores financieros, pero también la imagen y reputación de la empresa.

D.  Mejora toma de decisiones: Es evidente que ambas tipologías (EPM y FPM) ayudarán, pero principalmente dependiendo del nivel de granularidad analítico y presupuestario, volumen de datos e involucrados en el proceso, la selección de una herramienta u otra hará que la mejora en la toma de decisiones sea más o menos evidente.

E.  Escalabilidad y Flexibilidad: Tal vez uno de los puntos más importantes del estudio es evaluar si en lo que vamos a invertir realmente será escalable y no tendrá un problema a corto, medio y largo plazo. Hablamos de la evidente necesidad que tiene cada organización de poder adaptar la herramienta y el proceso a las necesidades futuras que pueden venir causadas entre otros por cambios regulatorios, de negocio, geográficos…

Adicionalmente hay otros criterios que deben ser evaluados y que no necesitan explicación como son: F. Tiempo de implantación, G. Inversión económica en implantación, H. Coste de licencias y mantenimiento del software y I. Esfuerzo de Implantación.

En el equipo de EY FAAS Finance Transformation Advisory contamos con profesionales y gran experiencia en la implantación de distintas soluciones FPM, CPM y EPM, y con herramientas de ayuda como nuestro “Finance Transformation Questionnaire” que ponemos a disposición de cualquier interesado en analizar las necesidades de digitalización en el ámbito de finanzas, ya sean las dos tipologías de este artículo, como muchas otras como soluciones para Tesorería, Gastos de viaje, Compras, Cuentas a cobrar, herramientas de Business Intelligence, RPA…