Tesorería real-time, ¿mito o realidad?

La Tesorería Real-Time es uno de los indicadores más claros del nivel de digitalización del departamento de finanzas.

El pasado 13 de diciembre de 2022 se celebró en la cúpula de las oficinas de EY en Madrid el Foro Anual de la Comisión de Working Capital de la Asociación Española de Financieros de Empresa (ASSET). En el evento tuvimos la ocasión de compartir escenario con grandes clientes, proveedores de tecnología y de soluciones financieras al servicio de la mejora del Working Capital y con profesionales de EY como Jose Carlos Cuevas, Francisco Sanchís, Beatriz Beirne, Irene Pastor y Olga Requejo.

En la mesa redonda más centrada en tecnología se abordaron dos temas centrales de los que uno es merecedor de plasmar en este artículo por el gran interés que levantó y que se consideraron como una prioridad en la situación actual que vivimos, marcada por la incertidumbre, la volatilidad, la velocidad del cambio y la necesidad cada vez más imperiosa de digitalizar para ser más eficiente y resiliente.

El tema presentado fue la Tesorería Real-Time que, tal y como comentamos en el evento, no se concebía hace algo más de una década. Ese concepto trataba de acudir a los bancos con las remesas de factoring el último día de mes, para después, de nuevo en la oficina, poder cargar ficheros de pago de nómina y continuar así su curso. Se trataba de una situación vertiginosa, ya que estos lograban exponerse, no sin presentar problema ante la salida del propio apunte de cobro de la remesa.

Una vez aclarados los conceptos, consensuados con los participantes de la mesa redonda, coincidimos en que la Tesorería Real-Time es uno de los indicadores más claros del nivel de digitalización del departamento de finanzas, y tal vez del área más transversal a efectos de impacto con el resto, ya que, como bien se dice, cash is king o la caja es la sangre que mantiene viva a la empresa. Por lo tanto, que se gestione de una forma u otra puede ser motivo para el éxito o para el fracaso total de la organización.

Ampliando de forma más técnica, es importante comentar que hoy la Tesorería Real-Time es principalmente interconectar los distintos sistemas y fuentes de datos internos y externos de la empresa u organización relacionados con la gestión de la caja, desde la visibilidad en directo del líquido disponible hasta la contabilización y conciliación de cada apunte bancario, préstamo, remesa, etc.

Toda esa interconexión inteligente y automatizada no tiene un único objetivo sino varios:

• Facilitar la toma de decisiones gracias a una visibilidad real y rápida de las posiciones de liquidez, working-capital, endeudamiento bancario y no bancario. Esto redunda ni más ni menos que en mejor evolución del negocio o, en algunos casos, simplemente en que el negocio sobreviva, la reducción de los costes y cargas financieras, la reducción del riesgo o las mejoras de la reputación, entre otros.
• Ejecutar procesos desasistidos o automáticos, en aquello que se refiere a conseguir eficiencia internamente o en relación con externos. Eficiencia en el sentido de gastar menos en recursos (personas y tecnología) para conseguir mucho más (reportes automatizados, levantamiento de alertas, ejecución de órdenes, etc.).
• Mejorar la calidad de vida del equipo unido al punto anterior pero que cada día es más clave para modelos de trabajo remoto/híbridos y para atraer, retener y motivar talento.
• Aumentar los niveles de trazabilidad y transparencia. Sirva de muestra que no es lo mismo una conciliación bancaria en la que se informa y se firma por un responsable que las partidas en conciliación son A, B y C y que luego nos hagan una prueba de auditoría, que poder dar acceso al auditor a un sistema en el que se puedan ver todos los cruces “1 a 1”, “1 a n”, “n a 1” y “n a n”. Si además se suma al hecho de ver qué regla automática o qué persona ha hecho el cruce de conciliación, en qué fecha y la indicación del ID en el tanto del extracto bancario electrónico, así como el ID del asiento contable es evidente que la trazabilidad y transparencia son totales.

Los objetivos parecen claros y en línea con el deseado aumento del nivel de digitalización, pero ¿de qué manera puede conseguirse? ¿Cuáles son los retos o puntos clave que se comentaron en la mesa?

• Trabajo por fases. No se puede hablar de integrar por API o Host-to-Host con un banco tu ERP y TMS las órdenes de pago, cuando todavía no se ha ejecutado una fase inicial y básica de posición de cuentas automatizada, o no se puede hablar de tener previsiones de tesorería avanzadas y automáticas si no hay un proceso de conciliación y contabilización de cobros y pagos diario y robusto.
• Flexibilidad y Escalabilidad de las soluciones tecnológicas. Ya no se dispone de una herramienta para todo en la que invertir todo tiempo y recursos económicos disponibles. Dependiendo del modelo de negocio y la realidad de cada empresa, la necesidad de trabajar en modelo Building Blocks y hacer la correcta integración de ellos es la clave.
• Metodología y equipo. Agile, Agile y Agile, trabajando de forma conjunta los equipos técnicos y funcionales del cliente y los equipos de consultoría de implantación para que garantice que las implantaciones e integraciones tengan éxito sprint por sprint, intentando evitar el modelo tradicional de diseño sobre el papel, construcción, pruebas y puesta en marcha, cuándo esta llega tan tarde que la operativa ya está cambiando.
• Uso de nuevas tecnologías. La Inteligencia Artificial con técnicas de Machine Learning ya demuestran que tareas de categorización, conciliación, contabilización autónoma y generación de previsiones son una realidad de alcance para todos los bolsillos y que garantizan el retorno de la inversión. También técnicas de robotización o RPA, algunas low-cost, se presentan como revolucionarias para conseguir Tesorería Real-Time. En la actualidad se cuenta con una variada oferta de tecnología para poder hacer uso eficiente y seguro de la práctica de Supply Chain Finance (SCF). Hasta ahí casi todo ya en fase de madurez, aunque con recorrido y mucho potencial de mejora todavía, pero hay mucho más ya emergiendo y en fase de crecimiento disponible para cumplir los objetivos comentados en relación con Open Banking, pagos, PSD3, open innovation, Fintech… De todo ello se espera realmente la revolución definitiva.

Tesorería Real-Time lejos de ser un mito o concepto desconocido, es claramente una realidad al alcance de todo el tejido empresarial, tanto pequeñas como medianas y grandes organizaciones. Supone algún reto y necesidad de enfrentarse al cambio, pero hay motivos, herramientas y ayuda para conseguirlo por lo que no hacerlo ya no es una opción.