10 minutos de lectura 17 jun. 2019
Empresario haciendo una presentación de sus colegas a través del vidrio

Porque la función legal debe ser reinventada para la era de la transformación digital

Por Cornelius Grossmann

EY Global Law Leader

Líder global de Servicios Legales. Apasionado por la integridad y la diversidad. Padre de cinco hijos. Aficionado a la música clásica.

10 minutos de lectura 17 jun. 2019

La encuesta global de EY encuentra que las funciones legales deben cambiar sus modelos operativos para maximizar el valor de la transformación digital.

La reciente encuesta sobre operaciones legales de EY a 1.058 profesionales jurídicos de empresas de todo el mundo demuestra las presiones a las que se ven sometidos en la actualidad los servicios jurídicos y la forma en que éstos pueden, en última instancia, impulsar un cambio en los modelos operativos. En una de las encuestas más exhaustivas jamás realizadas sobre la función jurídica, las respuestas revelaron que las funciones jurídicas tienen que equilibrar el aumento de la demanda con la reducción de los costes, al tiempo que siguen cumpliendo con un entorno normativo desafiante y siempre cambiante. Al mismo tiempo, están luchando por capitalizar los avances tecnológicos y tienen dificultades para atraer y utilizar recursos de talento.

Como resultado, muchas funciones legales reconocen que su modelo operativo bien podría tener que cambiar - incluyendo la exploración de un mayor uso de proveedores externos - para poder enfrentar estos desafíos.

  • Nuestra metodología de encuesta

    Nuestra encuesta, la cual fue realizada por Euromoney Institutional Investor Thought Leadership a finales de 2018, cubrió funciones legales principalmente en grandes empresas de una amplia gama de sectores, incluyendo productos de consumo y productos industriales diversificados, así como en el gobierno y el sector público.

De los datos de las respuestas a la encuesta han surgido cinco tendencias clave.

1. La presión de costos está impulsando el cambio

De las respuestas a nuestra encuesta se desprende claramente que las funciones legales tienen que hacer más con menos.

De hecho, las respuestas a nuestra encuesta indican que el 82% de las empresas tienen previsto reducir los costos de las funciones legales en los próximos 24 meses.

A pesar de esto, casi 9 de cada 10 encuestados (87%) reportaron que su función legal había experimentado un aumento grande o moderado en la demanda de información gerencial en los últimos cinco años.

Es probable que estos desafíos reduzcan aún más las operaciones de funciones legales, especialmente si se tiene en cuenta el nivel de ahorro de costos previsto por los encuestados.

Mientras que las empresas tienen previsto reducir los costos un 11% en promedio, esta cifra es aún más significativa en algunas regiones y en función al tamaño de las empresas. En particular, las empresas de América del Norte tienen previsto reducir los costos un 13% en promedio, y la cifra es aún mayor en el caso de las empresas más grandes.

Reducción de costos

15%

es el promedio de la reducción de costos prevista por las funciones legales con una plantel de más de 1.000 personas.

Con el fin de satisfacer tanto el aumento de la demanda como la reducción de costos, es probable que las empresas se centren más en la reevaluación de los modelos operativos, lo que puede incluir un mayor uso de proveedores externos.

Nuestra encuesta indica que las funciones legales están llegando a un punto crítico. Instamos al consejo general a que busquen ideas que ayuden a remodelar la función, ya que depender de equipos más acotados para continuar desempeñándose a niveles superiores al promedio es insostenible.

2. La necesidad de capitalizar la tecnología

Si bien puede aceptarse que la preparación digital y el uso de tecnología innovadora en cualquier empresa son esenciales para la eficiencia operativa, las respuestas a nuestra encuesta indican que la función legal corre el riesgo de quedar rezagada con respecto a otras funciones, como las de recursos humanos, TI y finanzas, y los beneficios que han obtenido en su proceso de modernización.

De hecho, casi dos tercios (64%) de los encuestados creen que otras funciones de la organización, como las finanzas, se han beneficiado más de la innovación, ya sea a través de la adopción de nuevas tecnologías o de una mayor financiación para la innovación.

Nuestra encuesta también resalta que hay una serie de obstáculos para la aplicación de la innovación en la función legal. La más importante de ellas fue la "presiones en la continuidad del negocio", citada por el 36% de los encuestados, seguida de cerca por las "restricciones presupuestarias" (32%). Esto último es comprensible, teniendo en cuenta las presiones sobre los costos resaltados más arriba.

Barrera a la innovación

28%

de los encuestados mencionaron la falta de capacidad/interés de gestión como una barrera para implementar la innovación.

Los líderes de la función legal deben poner el cambio en la agenda

Las respuestas también señalaron el hecho de que la propia dirección puede carecer de las habilidades necesarias para impulsar la innovación, como por ejemplo, los conocimientos tecnológicos o la capacidad de gestión del cambio. Del mismo modo, la falta de "interés" puede indicar que los responsables de la toma de decisiones tienen prioridades que compiten entre sí.

Si no se aprovecha la tecnología innovadora, la función legal podría convertirse en un eslabón débil en la cadena operativa. Aquellos negocios que cambian su modelo operativo para capitalizar los avances tecnológicos pueden encontrar eficiencias operativas así como reducciones de costos. Las organizaciones más eficientes estarán en mejores condiciones de robar una ventaja competitiva, ya sea la velocidad de comercialización con nuevos servicios o una adaptación más rápida a las nuevas regulaciones. A medida que las empresas se vuelven ágiles en la era digital, más necesitan a la función legal para seguir el ritmo.

Aunque las medidas sencillas de reducción de costos a corto plazo, como la reducción de personal o la adopción de tecnología, parecen ser ideas comunes, nuestra experiencia demuestra que, a menos que se desbloqueen el proceso y el flujo de trabajo, terminará con los mismos problemas en su función legal en el futuro.

3. Confianza en el entorno refutatorio

El panorama legislativo y regulatorio ha planteado retos considerables en los últimos años y el ritmo de los cambios no muestra signos de ralentización.

A pesar de la incertidumbre reinante, las funciones legales informan que confían en tener un plan de preparación para cumplir con los futuros desafíos regulatorios, incluyendo nuevas reglas de privacidad y disposición, solicitud de datos de terceros y eventos regulatorios, tales como la reforma tributaria de los EE.UU. y los BEPS.

La confianza en la preparación es menor en el caso de la planificación de Brexit, lo cual no es sorprendente, ya que en el momento en que se llevó a cabo la encuesta, ésta era el área en la que existía una mayor falta de certeza.

A pesar de la aparente confianza general en una variedad de cuestiones regulatorias, las empresas deben asegurarse continuamente de que tienen el talento y las capacidades tecnológicas adecuadas para monitorear, evaluar y responder de manera efectiva a los principales cambios legislativos en todo el mundo.

La presión de los costos y las deficiencias tecnológicas, como ya se destacó, pueden hacer que esto sea más difícil de lo previsto.

4. Desafíos para atraer y desplegar talento

Si bien aprovechar al máximo el talento disponible en cada función es clave para optimizar las operaciones de negocios, nuestra encuesta apunta a los crecientes desafíos particulares a los que se enfrenta la función legal.

Las empresas no sólo tienen dificultades para encontrar el personal adecuado, sino que también tienen dificultad para desplegarlo de la forma más eficaz posible.

Casi tres de cada cinco empresas (59%) informaron haber enfrentado desafíos para atraer y retener el talento que necesitaban.

Use sus recursos sabiamente

Además, en promedio, las empresas parecen estar agotando una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo en tareas rutinarias o de poco valor.

Tiempo dedicado a tareas de poco valor.

27%

del total de horas se dedican a realizar tareas rutinarias de cumplimiento y de poco valor en toda la función legal.

Estas dos conclusiones apuntan a un entorno de recursos que las empresas deben abordar con urgencia. Si bien una de las respuestas puede ser la mejora de la capacitación interna y los programas de habilidades, éstas tienden a ser soluciones a mediano y largo plazo. Como tal, es probable que las funciones legales busquen recurrir a proveedores externos, especialmente en lo que respecta a las tareas rutinarias. Necesitan asegurarse de que su forma de pensar está en línea con el negocio en general en estos puntos, y que han aprendido las lecciones sobre la automatización inteligente que la fuerza laboral en general ha aplicado.

5. Reevaluación de los modelos operativos

Teniendo en cuenta el contexto en el que actualmente funcionan las funciones legales, es comprensible que muchos evalúen continuamente su modelo operativo. Esto es especialmente cierto en las áreas de outsourcing y compras.

Nuestra encuesta muestra que mientras que un promedio del 33% de las empresas ya están subcontratando una amplia gama de procesos de funciones legales, como la gestión y el cumplimiento de entidades legales, un número mayor consideraría hacerlo.

Procesos de <em>Outsourcing</em>

41%

de las empresas considerarían la posibilidad de subcontratar las actividades rutinarias de las funciones legales.

Los equipos exitosos de adquisiciones priorizan el valor junto con los precios más bajos

Los modelos de adquisición también están cambiando, y se está prestando mayor atención a los proveedores de servicios legales alternativos (ALSPs) y a los que subcontratan los procesos legales.

Si bien esto es cierto en empresas de todos los tamaños, es particularmente cierto en el caso de las funciones legales más pequeñas, ya que el 60% de las que cuentan con menos de 1.000 empleados consideran a los ALSP y a los subcontratistas de procesos legales.

La adquisición eficaz ofrece a las empresas una forma poderosa de prestar servicios de manera más eficiente. A la luz de las presiones actuales que enfrenta la función legal, deben continuar examinando qué opciones les permiten satisfacer las demandas complejas y cambiantes que enfrentan, como se evidencia en esta encuesta.

Conclusión

Como lo revelan los resultados de nuestra encuesta, las funciones legales están enfrentando presiones de todos los lados, y esas presiones se están agravando para crear un ambiente que está impulsando el cambio.

La necesidad de satisfacer la creciente demanda está en conflicto directo con las reducciones de costos previstas, por lo que las funciones legales tienen que examinar detenidamente los modelos operativos a fin de cumplir con estas desafiantes expectativas.

Naturalmente, se espera que la innovación tecnológica y la optimización del talento sean parte de una solución, pero las funciones legales admiten tener dificultades en ambas áreas. Como resultado, muchos están considerando ahora la subcontratación y el outsourcing como una solución.

Está claro que las funciones legales están pasando por un cambio sísmico – algo que exploramos en mayor detalle en nuestro informe completo de la encuesta.

Puntos clave de acción

  • Incluir las funciones legales internas como parte de iniciativas de transformación más amplias
  • Explorar sin demora las áreas de innovación para evitar ampliar las brechas entre la función legal y la estrategia empresarial.
  • Atraer y, lo que es más importante, desplegar el talento legal de manera efectiva
  • Monitorear de cerca los desafíos regulatorios globales y regionales
  • Reevaluar el modelo operativo de la función legal para obtener el máximo valor.

Resumen

Las funciones legales se enfrentan a presiones de todos los lados, y todas esas presiones se agravan para crear un entorno que está impulsando el cambio en la era digital.

Acerca de este artículo

Por Cornelius Grossmann

EY Global Law Leader

Líder global de Servicios Legales. Apasionado por la integridad y la diversidad. Padre de cinco hijos. Aficionado a la música clásica.