Zaupanje je ključno za dvig integritete v podjetjih

Katere vrste nepravilnosti najpogosteje razkrijejo žvižgači v podjetjih?

Gre za nepravilnosti, povezane s finančnimi zlorabami – od poneverb zaposlenih, prijavljanja fiktivnih stroškov, do kršitev delovne zakonodaje. Zelo pogosto se prijave nanašajo tudi na zlorabo položaja, konflikt interesa in druga neetična ravnanja vodstva, pri čemer žvižgači pogosto izberejo anonimno pot, saj se tako počutijo bolj varne.

Takšne prijave imajo lahko izjemen vpliv na poslovanje podjetja. V praksi sem večkrat naletela na primere, kjer so žvižgači opozorili na nepravilnosti, ki so bile spregledane s strani notranjih ali zunanjih nadzornih mehanizmov – bodisi zaradi pomanjkljivega sistema bodisi zato, ker jih ni bilo mogoče zaznati na običajen način. Žvižgači so izjemno dragoceni – so oči in ušesa podjetja, ki lahko razkrijejo bistvene težave, še preden te povzročijo večjo škodo.

Menim, da se bo kultura prijavljanja v Sloveniji še naprej razvijala. Odkar je bil leta 2023 uveden zakon o zaščiti prijaviteljev, opažamo pozitivne premike – v nekaterih podjetjih se je odnos do sporočanja bistveno spremenil, kar kaže na večjo zrelost in pripravljenost za odprto obravnavo nepravilnosti. Verjamem, da se bo ta trend nadaljeval.

Ali obstajajo skupni vzorci vedenja ali motivacije med prevaranti – npr. področja, kjer se nepravilnosti bolj pogosto dogajajo?

Prevaranti najpogosteje delujejo tam, kjer je nadzor šibek, kjer imajo neposreden dostop do sredstev in kjer organizacijska kultura dopušča ali celo ignorira neetično vedenje. To so običajno oddelki z visokim finančnim prometom, kompleksnimi pogodbami ali večjo diskrecijo – kot so finance, nabava in prodaja. Pogosto gre tudi za tista področja, kjer je podjetje najbolj ranljivo, bodisi zaradi pomanjkanja znanja, brezbrižnosti ali tolerance vodstva. Zanimivo je, da je eden najpogostejših odgovorov storilcev, zakaj so storili določeno dejanje: "Ker sem lahko." Ta izjava odlično ponazarja pomen priložnosti kot ključnega sprožilca.

Če organizacija uspe onemogočiti vsaj en element t.i. trikotnika prevar, ki vključuje priložnost, pritisk in racionalizacijo – na primer zmanjša priložnost z boljšim nadzorom – lahko bistveno zmanjša tveganje za zlorabe v podjetju

Kako torej razmišljajo storilci gospodarskega kriminala?

Storilci se pogosto ne dojemajo kot kriminalci – prepričani so, da "samo jemljejo, kar jim pripada" ali da "tako delajo vsi". Gre za notranji dialog s samim seboj, t.i. racionalizacijo, ki jim omogoča, da svoja dejanja opravičijo in se izognejo občutku krivde.

Ko se soočijo z dejstvi, ki jasno pokažejo obseg in posledice njihovih dejanj, se ta racionalizacija pogosto sesuje. Storilci postanejo velikokrat zmedeni, saj ne morejo več zagovarjati svojih dejanj na način, kot so to počeli prej.

Zadnje čase je vse bolj prisotna umetna inteligenca pri našem delu. Na kakšen način uporabljate umetno inteligenco (AI) pri forenzičnih preiskavah?

Umetna inteligenca je postala nepogrešljiv del sodobnih forenzičnih preiskav gospodarskega kriminala, saj omogoča analizo ogromnih količin podatkov v izjemno kratkem času. AI uporabljamo za odkrivanje anomalij v transakcijah, ki lahko nakazujejo na nepravilnosti ali zlorabe ali analizo komunikacij, kot so e-poštna sporočila, kjer AI iz množice podatkov izlušči tiste pogovore, ki so najbolj tvegani ali relevantni za preiskavo.

Spomnim se konkretnega primera, kjer smo s pomočjo forenzičnega programa, ki temelji na AI, odkrili ključni dokaz – informacijo, ki je bila v podatkovni množici praktično nevidna za človeško oko. Brez uporabe AI bi ta dokaz najverjetneje ostal neopažen.

Umetna inteligenca nam torej ne nadomešča strokovnega znanja, temveč ga dopolnjuje – omogoča nam, da se osredotočimo na bistvene zadeve, predvsem pa je bolj hitra kot mi in lahko tako prihranimo ure, včasih celo dneve ročnega pregledovanja podatkov. V tem smislu AI predstavlja pomemben korak naprej k učinkovitosti in natančnosti forenzičnih preiskav gospodarskega kriminala.

Kako pomembna je psihološka varnost za to, da se nekdo sploh odloči spregovoriti?

Izjemno pomembna. Če zaposleni čutijo, da bodo zaradi prijave kaznovani, izolirani ali celo odpuščeni, bodo raje molčali. Psihološka varnost pomeni, da lahko posameznik izrazi skrb brez strahu pred negativnimi posledicami – to je temelj vsake zdrave organizacijske kulture. Zaradi tega se prijavitelji pogostokrat odločijo ostati anonimni.

Kaj se zgodi, ko zaposleni izgubijo zaupanje v vodstvo – kako to vpliva na pripravljenost za prijavo nepravilnosti?

Ko zaupanje pade, pade tudi pripravljenost za prijavo. Zaposleni začnejo verjeti, da se nič ne bo spremenilo, da je sistem pokvarjen. Takrat se nepravilnosti začnejo prikrivati, kultura pa postane toksična. Zaupanje je torej ključno za delovanje mehanizmov integritete in bi morala podjetja na tem veliko delati, pri tem pa so vodstva ključna, da vodijo s svojim vzgledom.

Kako podjetja običajno reagirajo na prijave – ali jih obravnavajo resno?

Odgovor je v veliki meri odvisen od zrelosti podjetja. Naprednejša podjetja imajo vzpostavljene jasne postopke, neodvisne preiskovalne poti in mehanizme za zaščito prijaviteljev, kar jim omogoča, da se na prijave odzovejo odgovorno in strokovno. Manj zrela podjetja pa se pogosto odzovejo defenzivno – z zanikanjem, iskanjem krivca ali celo povračilnimi ukrepi do prijaviteljev. Pogosto tudi preprosto ne vedo, kako naj pravilno nastopijo.

Zato je izjemno pomembno, da podjetja ne le vzpostavijo formalne postopke, temveč tudi razumejo namen prijave. Žvižgači namreč pogosto ne razpolagajo z vsemi informacijami – njihova sporočila je treba znati brati tudi med vrsticami. Prvi korak v obravnavi prijave je t. i. triaža, podobno kot v medicini: gre za hitro oceno, kako resna je prijava in kako jo obravnavati naprej. Ključno je, kdo v podjetju prejme prijavo – ali ima znanje, občutek in pristop, da jo ustrezno preuči.

Spomnim se primera, ko je poslovodstvo prejelo prijavo na enem samem listu papirja – brez dokazov, zgolj z nekaj namigi. Namesto da bi jo zavrgli, smo se zbrali in več kot tri ure skupaj razmišljali, kaj bi lahko bilo v ozadju. Na koncu se je izkazalo, da je bil v podjetju dejansko zaposlen posameznik na vodstvenem položaju, ki je povzročil več 100 tisoč evrov škode.

Ta primer lepo pokaže, kako pomembno je, da podjetja prijave obravnavajo resno – tudi takrat, ko se na prvi pogled zdijo nepomembne. Pravi odziv se začne z razumevanjem, da je žvižgač pogosto prvi, ki zazna, da »nekaj ne štima« – in če podjetje zna prisluhniti, lahko prepreči veliko škodo.

Ali opažate razlike med Slovenijo in Hrvaško glede zrelosti podjetij na področju integritete?

Ne bi rekla. V obeh državah opažamo vedno več podjetij, ki proaktivno gradijo kulturo integritete, še vedno pa je v nekaterih podjetjih integriteta obravnavana le kot formalnost.

Kateri so prvi koraki, ki jih lahko vodstvo naredi že danes za krepitev kulture integritete?

Če bi morala izpostaviti pet ključnih korakov, bi bili to: 

• Jasno komunicirajte svoje vrednote in pričakovanja. Zaposleni se bodo vedno ravnali po zgledih, ki jih postavlja vodstvo. Če je sporočilo jasno in dosledno, se bo to odražalo tudi v vedenju zaposlenih.
• Vzpostavite varne in zaupanja vredne poti za prijavo nepravilnosti. E-pošta ni dovolj. Zaposleni se morajo počutiti varne, da bodo spregovorili. Na voljo je veliko aplikacij in platform, ki omogočajo anonimno in varno prijavo – takšna linija mora biti profesionalna zaupanja vredna, kar e-mail pogosto ni, saj ima do njega lahko pristop več ljudi.
• Redno izobražujte zaposlene o etičnem ravnanju. Integriteta ni enkratna tema – je proces. Z rednim izobraževanjem se krepi zavedanje in odpornost na neetične prakse.
• Merite in spremljajte kulturo – ne samo rezultate. Uspešnost podjetja ni le v številkah, temveč tudi v tem, kako se dosežejo. Merjenje kulture integritete je ključno za dolgoročno vzdržnost.
• In zadnja, ki je verjetno najbolj pomembna,z zgledom pokažite, da se nepravilnosti ne tolerirajo.

Če o integriteti govorite, a nikoli ukrepate, je bolje, da o njej sploh ne govorite. Zgled vodstva je najmočnejše orodje za oblikovanje kulture.