Para mejorar los beneficios de la gestión de riesgos de su marco de denuncia de irregularidades, las organizaciones deben ganarse la confianza de sus empleados. A continuación se presentan cuatro medidas que pueden tomar las organizaciones para reforzar la integridad de sus programas de denuncia de irregularidades.
1. Fomentar una cultura que anteponga la integridad
Las organizaciones deben crear un entorno en el que los empleados se sientan psicológicamente seguros para hablar y confiados en que sus preocupaciones no solo serán escuchadas, sino que también se actuará en consecuencia. Esto es más fácil decirlo que hacerlo.
El 2023 LRN Code of Conduct Report9, publicado por LRN Corporation, reveló que, a nivel mundial, la cultura de «denunciar» parece ser deficiente en la mayoría de las organizaciones. El Informe sobre el 2023 LRN Code of Conduct Report revisó los códigos de conducta de las principales empresas que cotizan en bolsa en Europa, Norteamérica y Asia, evaluándolos en función de parámetros como la facilidad para hablar de temas delicados, la facilidad de uso de los códigos de conducta y el refuerzo de los conocimientos a través de iniciativas de aprendizaje y desarrollo. Algo más de la mitad (57 %) de los códigos estudiados cuentan con una política firme de no represalias para los empleados que denuncian conductas indebidas10. Menos de uno de cada cinco (17 %) puede explicar el procedimiento para investigar las conductas indebidas. En Asia, el índice Straits Times (STI) 30 de Singapur obtuvo las puntuaciones más bajas en cuanto a la eficacia del código. Las empresas del Nikkei (NIK) 40 de Japón solo obtuvieron resultados ligeramente mejores. Cien empresas del índice Standard & Poor (S&P) de EE. UU. estuvieron entre las mejor clasificadas.
Es importante crear una cultura que se centre en el compromiso de los empleados y en la sensibilización sobre la integridad y la responsabilidad. Según una investigación11 realizada por el Einaudi Institute for Economics and Finance (EIEF), la Kellogg School of Management y la Booth School of Business de la Universidad de Chicago, cuanto mayor es el nivel de integridad, mejor es el rendimiento de la empresa. Las empresas con una cultura que antepone la integridad fueron elegidas con mayor frecuencia por los estudiantes como un lugar atractivo para trabajar y menos propensas a ser objeto de intentos de sindicalización.
Sin embargo, incluso con programas sólidos de denuncia de irregularidades, las influencias culturales pueden ser un factor importante a la hora de alzar la voz. En algunos países, la cultura de deferencia hacia los miembros más veteranos en el lugar de trabajo puede contribuir a que las personas tengan miedo de denunciar las conductas indebidas.
Por consiguiente, los líderes deben hacer algo más que animar a los empleados a que den la voz de alarma cuando vean irregularidades: deben involucrarlos activamente. Más que darles espacio a los empleados para que se expresen, los líderes deben solicitarles su opinión de manera proactiva. No se trata tanto de difundir un mensaje como de establecer un diálogo multidireccional. Por lo tanto, los líderes no solo deben escuchar a sus empleados, sino también actuar en función de lo que escuchan.
4. Impulsar la conciencia, la formación y la comunicación
Según las conclusiones del Reporte Global de Integridad de EY de 2024, cada vez más organizaciones han implementado líneas directas para denunciar irregularidades, y el porcentaje de encuestados que afirmaron que su organización no cuenta con una ha descendido al 7 % desde el 14 % de hace dos años. Además, un tercio de todos los encuestados indicó que ahora es más fácil comunicar sus inquietudes y que las soluciones para la denuncia de irregularidades son más avanzadas y ofrecen un mayor anonimato.
Estos avances pueden explicar, al menos en parte, por qué los miembros del consejo de administración y la alta dirección afirman sentirse más seguros de que el entorno para la denuncia de irregularidades ha mejorado en los últimos dos años. Sin embargo, cuando se preguntó a los encuestados del Reporte Global de Integridad de EY de 2024 con qué frecuencia habían oído a la dirección comunicar la importancia de comportarse con integridad, solo menos de la mitad de todos los encuestados (47 %) dijo que la comunicación era frecuente. Entre los empleados, el porcentaje se reduce a un tercio (33 %).
Cuando se les preguntó cuánto sabían sobre la protección legal o las políticas que su organización o país tenía establecidas para proteger a los denunciantes de represalias, el 44 % de los encuestados dijo que sabía mucho o bastante. Una cuarta parte no sabía nada, nunca había oído hablar o no sabía qué programas de protección de denunciantes tenían a su disposición. Entre los empleados (a diferencia de los gerentes, ejecutivos o miembros del consejo de administración), estos porcentajes se invirtieron: solo el 25 % sabía mucho o bastante, mientras que el 42 % no sabía nada o nunca había oído hablar de los mecanismos de protección de los denunciantes.
La concienciación, la formación y la comunicación son fundamentales para fortalecer y mantener una cultura que anteponga la integridad, especialmente en lo que respecta a la denuncia de irregularidades. Se asocia tanto con una detección más rápida del fraude como con menores pérdidas. Según la ACFE, las organizaciones que no impartieron formación sobre concienciación contra el fraude a sus empleados perdieron casi el doble de dinero que aquellas que sí lo hicieron.
Dado que más de la mitad (52 %) de los denunciantes son empleados de base (en contraposición a gerentes, ejecutivos o miembros de la junta directiva)12, es imprescindible proporcionarles la formación adecuada en materia de sensibilización y múltiples canales de comunicación para denunciar las irregularidades. De los que denunciaron irregularidades, el 40 % utilizó formularios online para comunicar sus inquietudes, seguidos por el correo electrónico (37 %) y el teléfono (30 %)13.
«Las organizaciones deben comunicar regularmente, incluso hasta el punto de excederse, la importancia de expresarse con seguridad y anonimato», señala Jonathan Feig, EY Forensic & Integrity Services Partner.
Al mismo tiempo, las organizaciones también deben formular mecanismos y comunicar claramente las acciones y consecuencias de las denuncias malintencionadas para disuadir el uso indebido del programa de denuncia de irregularidades.
Para maximizar la eficacia de los programas de denuncia de irregularidades, las organizaciones deben realizar un seguimiento periódico del conocimiento y la confianza que tienen los stakeholders en estas iniciativas, por ejemplo, mediante encuestas de compromiso del personal. El objetivo no es solo garantizar que los empleados se sientan capacitados para informar de los problemas, sino también que sientan que su información se valora y se actúa en consecuencia, y que la organización demuestra su voluntad de mejorar continuamente el programa en respuesta a las necesidades de los empleados.
3. Utilizar la tecnología para mejorar los canales tradicionales de comunicación y denuncia de irregularidades.
Por muy importantes que sean la capacitación y la comunicación para desarrollar una cultura sólida que anteponga la integridad, las herramientas tradicionales no siempre son eficaces. Los empleados pueden pasar por alto un correo electrónico en el que se describe la política de denuncia de irregularidades de la organización u olvidar lo que han aprendido en un módulo de formación. Por lo tanto, los avances tecnológicos se están utilizando para aumentar y mejorar la comunicación y la gestión de los programas de denuncia de irregularidades.
En Europa, por ejemplo, las organizaciones están integrando varias tecnologías nuevas en sus marcos de denuncia de irregularidades para mejorar la comunicación, lo que incluye permitir a las personas informar de sus inquietudes desde cualquier lugar o dispositivo, proporcionar formularios de denuncia flexibles y ofrecer el anonimato opcional a los denunciantes. Según el informe NAVEX 2024 Whistleblowing & Incident Management Benchmark Report14: «Un mecanismo eficiente y confiable mediante el cual los empleados puedan realizar consultas y denuncias de forma anónima o confidencial sobre conductas indebidas sospechosas o reales sin temor a represalias es el sello distintivo de un programa de cumplimiento bien diseñado».
Además de las innovaciones tecnológicas para mejorar los canales de comunicación para los denunciantes, la tecnología en constante evolución también está ayudando a las organizaciones a supervisar, almacenar, gestionar y abordar las denuncias de conducta indebida. Esto incluye la gestión de informes externos, repositorios online para almacenar y compartir de forma segura documentos relevantes, registros de auditoría, gestión intuitiva de casos, anonimización y archivo para el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), gestión configurable de derechos de acceso y plataformas de chat internas para el intercambio seguro de mensajes y documentos entre equipos y asesores externos.
La inteligencia artificial (IA) y la IA generativa (GenAI, por sus siglas en inglés) también se están incorporando a los marcos de denuncia de irregularidades, desde el análisis de informes individuales (análisis de contenidos y documentos, así como registro de actividades) hasta el análisis de bases de datos (procesamiento del lenguaje natural, reconocimiento de patrones y análisis de tendencias). «GenAI mejora significativamente la utilidad y las capacidades del sistema. Puede proporcionar resúmenes y traducciones de las denuncias, analizar el contenido de los documentos presentados por los denunciantes y gestionar la clasificación general de los casos. Esto incluye clasificar las denuncias, identificar las relaciones entre los denunciantes, evaluar la urgencia y la gravedad de los problemas e identificar patrones comunes en los informes para resumir las medidas necesarias que deben adoptarse», afirma Wojciech Niezgodziński, EY Forensic & Integrity Services Partner, Ernst & Young spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. «Incluso puede ayudar a automatizar informes y recomendar los siguientes pasos».
4. Incorporar el programa de denuncia de irregularidades en la estrategia global de cumplimiento normativo de la organización.
Los programas de denuncia de irregularidades, que son cruciales para las organizaciones, no deben considerarse componentes aislados de la gestión de riesgos. El programa debe integrarse en una estrategia global de cumplimiento normativo y gestión de riesgos, así como en las operaciones, para que la organización no solo pueda gestionar y mitigar los riesgos, sino también ayudar a los empleados a sentirse seguros, escuchados y protegidos.
Cuando los empleados y terceros confían en que sus inquietudes se tomarán en serio, se refuerza la importancia del cumplimiento normativo en toda la organización, lo que en última instancia reduce la probabilidad de que se produzcan conductas indebidas en el futuro. Ejemplos de la vida real, como el papel que desempeñaron los denunciantes al sacar a la luz escándalos corporativos, como piezas defectuosas y recortes en la calidad en una importante empresa aeroespacial o la falsificación de dispositivos de pruebas médicas en una empresa emergente de tecnología sanitaria, demuestran cómo la intervención puede prevenir daños futuros.
El valor de un programa de denuncia de irregularidades supera con creces su costo.
La denuncia de irregularidades ha ganado una gran atención y reconocimiento en los últimos años. La introducción de leyes de protección de los denunciantes, la mayor concienciación sobre la importancia de denunciar las conductas indebidas y los avances en las tecnologías de la comunicación han contribuido a crear un entorno más propicio para la denuncia de irregularidades.
Dentro de las organizaciones, los programas de denuncia de irregularidades se han convertido en un elemento vital de la estrategia global de cumplimiento normativo, ya que proporcionan mecanismos cruciales para identificar y abordar comportamientos poco éticos, infracciones normativas u otras conductas indebidas que pueden poner en riesgo a la organización. Al detectar posibles problemas de forma temprana, estos programas ayudan a mitigar riesgos, subsanar deficiencias en materia de cumplimiento normativo y promover una cultura de integridad, responsabilidad y confianza.
El valor que se obtiene en términos legales, financieros y de reputación supera con creces su costo.
