Cómo la movilidad de la fuerza laboral da forma al cumplimiento del Segundo Pilar

Las hipótesis sobre la fuerza laboral ya no son adecuadas

Los supuestos en los que se basan las consideraciones fiscales deben resistir el escrutinio de las pruebas empíricas. Las empresas deducen con frecuencia la ubicación y las funciones de su mano de obra, lo que, si no se demuestra, puede dar lugar a controversias fiscales. Las autoridades fiscales están incrementando las actividades de control fiscal, según la EY Tax Risk and Controversy survey, examinando rigurosamente la presencia física y las actividades de los empleados dentro de sus jurisdicciones. Las autoridades fiscales utilizan herramientas de análisis de datos más sofisticadas y pueden cotejar la presencia de los empleados de una empresa con sus funciones y ubicaciones declaradas.

Este mayor escrutinio significa que las organizaciones deben hacer un seguimiento y documentar sólidamente las funciones y responsabilidades de su plantilla para justificar sus posiciones fiscales. Deben establecerse medidas de gobernanza para confirmar el cumplimiento de los objetivos y las expectativas.

Para muchas empresas, un reto radica en la disparidad entre las operaciones de mano de obra supuestas y las reales. Las empresas deben adoptar un enfoque dinámico de la gestión de la fuerza laboral, que refleje un estado exacto de la ubicación, las funciones y las tareas de sus empleados. No hacerlo podría acarrear consecuencias fiscales no deseadas, incluida la reclasificación de los ingresos y la imposición de sanciones.

En respuesta, las empresas deben confirmar que están gobernando y supervisando adecuadamente su mano de obra transfronteriza para anticiparse y abordar las posibles investigaciones. Un enfoque interfuncional, con los departamentos fiscales colaborando en toda la organización, es clave para navegar por estos desafíos multifacéticos.

"Aprovechar la tecnología para rastrear y gobernar la presencia de los empleados se ha vuelto cada vez más crucial para facilitar el cumplimiento", afirma Filippelli.

Justificar qué hace la gente en qué lugar, para quién y durante cuánto tiempo es necesario para gestionar los riesgos fiscales relacionados con el establecimiento permanente y la atribución de beneficios. Esbozar objetivos estratégicos amplios ya no es suficiente en muchas jurisdicciones; las empresas deben delinear las contribuciones específicas de los empleados a las funciones corporativas y la consiguiente generación de beneficios. A medida que la movilidad global se transforma —mezclando modelos operativos más complejos y plantillas distribuidas—, el análisis fiscal y la gobernanza deben evolucionar en paralelo.

Cómo navegar por un entorno de cumplimiento complejo

La interacción entre el cumplimiento de los requisitos empresariales y de talento y el cumplimiento de la normativa fiscal nunca ha sido tan compleja. La presión para decir "sí" a las solicitudes transfronterizas de los empleados ha llegado a un máximo histórico, y el equipo fiscal se ve a menudo en la tesitura de decir "no" contra una oposición significativa. Las empresas deben encontrar un cuidadoso equilibrio cuando sus empleados abarcan múltiples jurisdicciones fiscales. Este equilibrio requiere una estrategia que dé cabida a las demandas operativas al tiempo que gestiona las obligaciones fiscales y los riesgos de cumplimiento.

Cuando deban modificarse las políticas de personal como consecuencia de las implicaciones fiscales, deberán tenerse en cuenta el sentimiento de los empleados y la cultura corporativa. La comprensión de los cambios por parte de los empleados es importante, ya que su aceptación y adhesión a las nuevas funciones y ubicaciones son fundamentales para que los cambios tengan éxito.

Esto crea una oportunidad única para que el equipo fiscal asuma un papel más proactivo y estratégico. Esto requiere una comunicación transparente, trabajar en equipo en materia de política y tecnología, y alinear las posiciones entre las funciones fiscales, de recursos humanos, informáticas y de nóminas.

"La complejidad del cumplimiento del segundo pilar exige que las empresas no sólo lidien con más puntos de datos procedentes de diversos segmentos organizativos, sino que también comprendan a fondo cómo les afectan las normas del impuesto mínimo global para identificar a las partes interesadas necesarias para el cumplimiento fundacional. Los departamentos fiscales deben estar en sintonía con las trayectorias comerciales de la empresa para alinear sus estrategias con las direcciones cambiantes del negocio", afirma Lindroos.

El éxito del análisis fiscal y del cumplimiento de la normativa fiscal depende no solo de la adecuación técnica a la normativa fiscal, sino también del compromiso estratégico de los trabajadores. Una estrategia fiscal sólida, por lo tanto, anticipa e incorpora las complejidades de la movilidad y el compromiso de los empleados desde el principio, posicionando a las organizaciones para capitalizar los beneficios estratégicos de un enfoque integral y con visión de futuro del cumplimiento del Segundo Pilar.