Cómo el equipo legal de SAP conectó la visión con la acción

SAP es líder mundial en software de aplicaciones empresariales e inteligencia artificial (IA) para negocios, y ayuda a organizaciones de más de 157 países a funcionar mejor y mejorar la vida de las personas. Con más de 109.000 empleados en todo el mundo, SAP da soporte a operaciones críticas para el negocio en las áreas de finanzas, compras, recursos humanos, cadena de suministro y experiencia del cliente.  El departamento jurídico global de SAP, un equipo formado por 450 personas, se encontraba en un momento crucial. A pesar de ser operativamente sólido y estar profundamente arraigado en el negocio, el equipo tenía dificultades para ponerse de acuerdo en una visión compartida. Sus objetivos eran ambiciosos, pero el camino para alcanzarlos no estaba claro. Las exigencias diarias del trabajo habitual dejaban poco espacio para reflexionar, establecer prioridades o planificar el futuro.

Durante una sincera conversación entre Freek Stähr, director de Asuntos Regulatorios de SAP Legal, Tech Law & Operations, y Felix Rackwitz, Partner, Law, Ernst & Young Law GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, surgió un momento de claridad. "No estamos llegando de A a B porque estamos demasiado ocupados corriendo", comentó Freek. Era una reflexión sencilla pero poderosa: una invitación a hacer una pausa, reflexionar y reorientarse.

SAP contrató a EY para que les ayudara a dar un paso atrás y replantearse cómo podría ser su función jurídica en el futuro. El objetivo no era solo definir una visión, sino crear conjuntamente una que pareciera real, viable y compartida por todo el equipo directivo. SAP se propuso desarrollar una visión a largo plazo y con visión de futuro para la función jurídica, que se ajustara a las necesidades cambiantes y la dirección futura de la empresa. Pero hacerlo significaba equilibrar la previsión estratégica con las exigencias apremiantes de las operaciones cotidianas.

Para apoyar esta transformación, los equipos de EY propusieron una experiencia EY wavespace denominada "Función jurídica del futuro", una sesión inmersiva y facilitada diseñada para ayudar a los equipos a colaborar y resolver retos complejos con mayor rapidez. EY wavespace utiliza enfoques innovadores y perspectivas diversas para romper barreras, acelerar la transformación y crear resultados viables.

EY comenzó por escuchar. Para comprender claramente la situación antes de entrar en el EY wavespace, el equipo realizó 21 entrevistas en profundidad con los responsables jurídicos de SAP, de las que se desprendió una imagen matizada: un equipo listo para pasar de ser reactivo a proactivo, de estar fragmentado a estar alineado. Las conversaciones pusieron de manifiesto una amplia gama de perspectivas moldeadas por la geografía, la función y la experiencia, y EY se propuso formular preguntas reflexivas y profundas que revelaran tanto los retos como las oportunidades, y las ideas recabadas se convirtieron en la base de la sesión.

La sesión, celebrada de forma presencial en el "AppHaus" de SAP (Heidelberg, Alemania), reunió a líderes jurídicos de todo el mundo en un espacio diseñado para la cocreación. No se trataba de presentaciones ni de estrategias verticales. Se trataba de crear un espacio para el diálogo sincero, sacar a la luz lo que más importaba y ponerse de acuerdo sobre el camino a seguir juntos.

"No llegamos con un plan de juego estándar, primero escuchamos, y eso marcó la diferencia", afirma Félix Rackwitz.

Las conclusiones de las entrevistas se anonimizaron, armonizaron y presentaron de forma neutral para fomentar un debate abierto, lo que permitió distinguir entre quejas recurrentes y conclusiones prácticas. Las prioridades estratégicas que se derivaron durante el periodo de tres semanas se visualizaron en un tablero colaborativo de Miro, un espacio de trabajo digital que se utiliza para mapear ideas, alinear equipos y permitir la co-creación en tiempo real, preparando el escenario para una experiencia inmersiva en EY wavespace. Este proceso no solo aclaró nuestros objetivos, sino que también ayudó a construir relaciones sólidas entre los equipos.

La experiencia EY wavespace fue más que un taller, fue un catalizador para la transformación. Diseñada para ir más allá de la ambición abstracta, la sesión ayudó al departamento jurídico de SAP a traducir la complejidad en claridad y la visión en acción. 

Durante dos días intensivos, los 16 líderes globales del equipo jurídico de SAP participaron en un viaje estructurado y basado en el pensamiento de diseño. El entorno, diseñado específicamente para fomentar la creatividad y la colaboración, permitió a los participantes alejarse de sus quehaceres cotidianos y reflexionar en profundidad sobre el futuro de su función.

La facilitación reunió a un equipo multifuncional, que incluía expertos en transformación jurídica, consultores de recursos humanos y responsables regionales tanto de Europa como de Estados Unidos. Esta estructura híbrida garantizó que la sesión fuera relevante a nivel mundial, al tiempo que se adaptaba perfectamente al contexto específico de SAP, en particular a su importante presencia en los Estados Unidos. Aprovechando los conocimientos adquiridos en proyectos de transformación anteriores, el equipo no se centró en los puntos de referencia externos, sino en identificar las palancas internas que SAP podía activar para impulsar un cambio significativo. También se exploraron casos de uso de la inteligencia artificial, lo que ayudó a los participantes a considerar cómo las tecnologías emergentes podrían respaldar y ampliar su proceso de transformación.

El primer día se centró en la visión, dirigido por Heidi C. Stenberg, EY Global Legal Transformation (LTO) Leader, quien se centró en dar forma a una perspectiva que equilibrara las prioridades y los objetivos del equipo legal. Al explorar declaraciones de visión basadas en conceptos frente a declaraciones basadas en la calidad, aprovechando los conocimientos anónimos de entrevistas previas y utilizando herramientas de inteligencia artificial generativa (GenAI), los participantes desarrollaron conjuntamente una visión convincente para SAP Legal en 2028. La visión no era una declaración genérica, sino un reflejo de las aspiraciones del equipo, basada en su contexto único. El proceso fomentó una profunda reflexión, ayudando a los participantes a expresar no solo lo que querían lograr, sino también por qué era importante. 

El segundo día, el grupo pasó de la visión a la ejecución. Mediante una metodología estructurada, el equipo desglosó la visión en objetivos claros y, a continuación, en metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART, por sus siglas en inglés). Estos objetivos se desglosaron en factores facilitadores, obstáculos, funciones de responsabilidad y proyectos concretos. El enfoque hacía hincapié en la granularidad y la responsabilidad, utilizando técnicas como el método de las "ocho preguntas por qué", un enfoque de interrogatorio por capas que explora las causas subyacentes preguntando repetidamente «por qué» para obtener una comprensión más profunda y claridad.

Lo que hizo que la sesión fuera especialmente impactante fue la franqueza que se respiraba en la sala. El primer día de la sesión tuvo como objetivo fomentar la confianza dentro del grupo y promover conversaciones abiertas. Los participantes mantuvieron conversaciones sinceras, a veces difíciles. Se acogieron con agrado las diversas perspectivas de las distintas regiones, funciones y experiencias, que resultaron esenciales para dar forma a una estrategia que se consideraba inclusiva y viable.

El resultado no fue una presentación de diapositivas ni un marco teórico. Era un entendimiento común sobre hacia dónde se dirige la función jurídica y una hoja de ruta para llegar hasta allí. A cada objetivo SMART se le asignó una responsabilidad clara, y los participantes salieron con un sentido de dirección y responsabilidad.

"El verdadero objetivo de esta sesión de EY wavespace no era solo hacer una lluvia de ideas. Se trataba de orquestar ese salto de discusiones fragmentadas a un plan unificado y viable. Luchamos con diversas perspectivas globales, nos enfrentamos a realidades políticas complejas y, luego, de manera crítica, forjamos esos diálogos innovadores en pasos medibles a seguir. Ahí es donde estaba la verdadera magia y el mayor esfuerzo", afirmó Annika Gatzemeier, Senior Manager, EY wavespace.

La sesión permitió crear una visión de lo que SAP Legal podría llegar a ser y sentó las bases para alcanzar ese objetivo juntos.

El impacto de la experiencia EY wavespace se extendió mucho más allá de la sesión en sí. Lo que comenzó como un momento de alineación se convirtió en un movimiento de transformación que sigue extendiéndose por SAP Legal y más allá.

Con una visión clara y una hoja de ruta en la mano, el liderazgo jurídico de SAP no solo se alineó, sino que se empoderó. Los objetivos creados conjuntamente dieron al equipo confianza en la ejecución, mientras que la claridad en cuanto a la responsabilidad y los siguientes pasos permitió pasar de una planificación pasiva a una transformación proactiva. Los líderes se marcharon con energías renovadas y un sentido común de propósito que podría extenderse a todos los equipos y regiones.

Los efectos fueron inmediatos y tangibles. Se forjaron relaciones más sólidas con el consejero general y los directivos de SAP, y se abrieron cuatro nuevas líneas de trabajo. EY participó en un proceso de transformación de 18 meses de duración, con un equipo dedicado y adaptado a las necesidades de SAP. Lo que más destacó fue la confianza generada incluso entre las partes interesadas más escépticas, lo que posicionó a EY no solo como consultora, sino como socio creativo a largo plazo.

A nivel interno, la sesión provocó un cambio de mentalidad. Los participantes comenzaron a ver su función no solo como asesores legales, sino como arquitectos del futuro de SAP. Se identificaron prioridades estratégicas como convertirse en un socio comercial reconocido, mejorar el acceso a la información jurídica e impulsar el valor económico, que ahora están dando forma tanto a las operaciones internas como a las relaciones externas.

"El taller EY wavespace fue un gran éxito para nuestro equipo. Logramos crear una visión a mediano plazo muy buena, la dividimos en objetivos clave y establecimos algunas metas secundarias. Basándonos en el excelente trabajo realizado con EY, estamos mucho más seguros que en el pasado de que esta vez lo haremos bien", afirmó Gabriel Harnier, consejero general de SAP SE.

Para EY, la experiencia ofreció una oportunidad única para conocer el funcionamiento interno de una función jurídica global. Esto validó el poder de la facilitación inmersiva, la importancia de escuchar primero y el valor de adaptar las soluciones a la disposición del cliente. Este enfoque se está replicando ahora en todos los sectores, lo que demuestra que, cuando la cocreación se hace bien, no solo resuelve problemas, sino que genera impulso.

"Nuestro cliente está configurando con confianza el futuro de su función jurídica mediante una visión estratégica y una hoja de ruta basadas en conocimientos relevantes del sector, los objetivos estratégicos generales de la empresa, un profundo conocimiento de la situación actual del departamento jurídico y los esfuerzos de colaboración entre el equipo directivo global. Se dedican a implementar cambios significativos que permitirán a su equipo legal impulsar el valor empresarial de SAP a escala global", afirmó Stenberg.

Para que el mundo funcione mejor, no basta con resolver los desafíos actuales, sino que hay que empoderar a los equipos para que den forma al futuro. Y para SAP Legal, ese futuro ya está en marcha.