Cómo Microsoft creó un nuevo modelo de movilidad para el talento transfronterizo

A medida que las formas de trabajar se asentaron en una "nueva normalidad", las organizaciones tuvieron que perfeccionar proactivamente cómo y dónde trabajan en todas las jurisdicciones, fomentando al mismo tiempo una experiencia excepcional para los empleados. Para Microsoft, la movilidad de la fuerza laboral es algo más que resolver los desafíos logísticos de trasladar a empleados altamente cualificados por todo el mundo. En cambio, tras años de retos sanitarios, económicos y geopolíticos, su función de movilidad pasó a ocupar un lugar de oportunidad estratégica, que requiere una rápida adaptación e innovación.

"Los empleados ya no son vistos como meros recursos que hay que desplazar, sino como individuos con necesidades y aspiraciones únicas", afirma Juan Carlos González, Senior Director for Global Mobility de Microsoft. "Nuestro programa de movilidad no consiste únicamente en trasladar a las personas del punto A al punto B. Se trata de crear experiencias significativas, situar a las personas en el centro, fomentar la diversidad y la inclusión y, en última instancia, impulsar el éxito empresarial".

La perspectiva estratégica de Microsoft desafía las viejas suposiciones y los diseños tradicionales de las soluciones de movilidad de la fuerza laboral. En el pasado, la función Movilidad se enfrentaba a escenarios de volumen relativamente bajo: asignaciones de expatriados y traslados o viajes apoyados por la compañía. Ahora, los programas de movilidad proporcionan orientación y conocimientos para escenarios impulsados por los empleados, incluidos los traslados personales, los desplazamientos diarios al trabajo y una mezcla de viajes de negocios personales y profesionales. Este cambio de enfoque está influido por el uso ampliado de la IA generativa (GenAI), que proporciona nuevas herramientas y visibilidad de los datos de los empleados, los procesos de movilidad y la automatización.

Para hacer evolucionar la función de Movilidad, González y su equipo se embarcaron en un viaje para aportar valor al negocio y alinear mejor con los objetivos generales de la organización. Una parte importante de este viaje consistiría en trabajar para satisfacer las necesidades de los empleados, las necesidades de sus profesionales de la movilidad y estudiar las principales tendencias del mercado en materia de movilidad de la mano de obra.

Microsoft llegó finalmente a tres áreas de enfoque que contribuirían a un programa de movilidad más eficaz y estratégicamente alineado:

1. Reducir el número de proveedores y sistemas.
2. Ayudar a impulsar la automatización y la eficiencia en toda su función de movilidad.
3. Mejorar la experiencia de los empleados.

Para empezar a hacer realidad esta visión, los profesionales de EY trabajaron con Microsoft para crear procesos de movilidad nuevos y mejorados. El área de enfoque inicial fue el lanzamiento del programa de viajeros de negocios entre estados de EE. UU. de Microsoft, que requería la capacidad de integrar con sus sistemas de información de recursos humanos (HRIS, por sus siglas en inglés), viajes, nóminas y equidad; proporcionar una experiencia de viajero de primera clase; y automatizar todos los procesos posteriores.

"A menudo, un empleado, incluso trabajando con un proveedor, tiene que ir a varios sitios, a portales separados, y los datos no se mezclan; no suele ser una buena experiencia para el usuario", afirma Kushan Shah, Partner, Ernst & Young LLP (Estados Unidos). "Tenemos un producto que integra, en un solo lugar, a múltiples personas: usuarios corporativos, empleados y también toda la red de Global EY. Aquí no hay humo ni espejos, es un solo producto al servicio de todas los stakeholders".

Tener a Microsoft como cliente y colaborador del proyecto creó la oportunidad de iterar la tecnología en tiempo real, dada su procedencia de Microsoft Azure: los equipos pudieron crear flujos de trabajo específicos para el cliente con Azure Logic Apps; Azure Cosmos DB ayudó con la gestión de cuestionarios; Microsoft Power BI permitió crear cuadros de mando relevantes para los clientes, al tiempo que se mantenían los modelos de datos a escala.

"La colaboración entre nuestras dos compañías fue increíblemente positiva, fomentando un rico ciclo de aprendizaje mutuo", afirma González. "Como organización compleja, nos esforzamos por examinar cada proceso a través de una lente multidisciplinar. La aplicación de cualquier cambio requiere tiempo y resistencia, pero garantiza que nuestras iniciativas estén bien concebidas y, lo que es más importante, que cumplan la normativa".

Al dotar de agilidad al proceso de desarrollo, los profesionales de Microsoft podrían hacer recomendaciones sobre una solución tecnológica, y el poder de las capacidades de los desarrolladores llegaría a manos de los profesionales de servicios de EY, ayudando a descubrir y perfeccionar la experiencia que se proporcionará a los usuarios.

"Mi equipo tuvo la oportunidad de aprender de un grupo multidisciplinar de expertos de EY que son líderes en sus respectivos campos, aportando valiosos conocimientos del mercado", agrega González. "Este aprendizaje mutuo ayudó a ambos equipos a desarrollar un estable conjunto de tecnologías capaces de abordar eficazmente los retos a los que se enfrentan las funciones de movilidad, en individua los derivados de las limitaciones de los principales sistemas de RR. HH. o de nóminas".

"Se trata de un nuevo modelo para hacerlo", afirma Shah. "Y es el modelo adecuado".

La experiencia de las personas adecuadas

La tecnología es una pieza importante para resolver el rompecabezas de la transformación digital, pero las soluciones deben estar atentas a cómo y por qué las emplean las personas. Muchos empleados viven experiencias transfronterizas con poca frecuencia, lo que da más peso a sus primeras impresiones sobre los procesos de movilidad e inmigración, y sobre la movilidad de la mano de obra en general. Aunque algunas tareas repetitivas pueden automatizar y los avances en GenAI pueden ampliar ciertas capacidades del sistema, la mejor forma de no perder de vista la experiencia humana de la movilidad de la mano de obra es con equipos de profesionales receptivos y empáticos.

"Los programas de movilidad se están diseñando no sólo para facilitar el traslado, sino también para apoyar el crecimiento personal y profesional de los empleados, mejorar su bienestar y garantizar su integración con éxito en el nuevo entorno", afirma González. "Este enfoque de la movilidad global centrado en las personas está ayudando a las organizaciones a atraer y retener el talento, a fomentar una plantilla con mentalidad global y, en última instancia, a impulsar el éxito empresarial. Ya no se trata únicamente de que la movilidad defina la experiencia de forma aislada, sino de integrarla plenamente con la visión 'Contratar para pensionar' de nuestro equipo directivo".

La profundidad y amplitud de la experiencia de los profesionales de EY, con una capacidad global a la escala necesaria para servir a Microsoft, crearon el modelo de servicio centrado en las personas adecuado para emparejarlo con la tecnología.

"EY proporcionó la red más estable de profesionales —seres humanos— para impulsar el pensamiento centrado en las personas en torno a la movilidad de la mano de obra", afirma Reis. "Los equipos de EY son capaces de conectar los puntos entre la ley de inmigración, la geopolítica y la carrera por el talento, y hacerlo con empatía. Hacer esto a escala mundial es un reto, pero los equipos de EY están a la altura".

Una vez finalizada la implantación, González afirma que Microsoft observó progresos en áreas clave:

• Eficacia: EY Mobility Pathway agilizó los procesos, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para las tareas de movilidad. Esto permitió a los equipos centrar más en las iniciativas estratégicas.
  
• Colaboración: la estrecha relación de trabajo entre los equipos de Microsoft y EY fomentó una cultura de colaboración, lo que dio lugar a soluciones más innovadoras y a una mejor resolución de los problemas.
  
• Cumplimiento: con EY Mobility Pathway, Microsoft pudo gestionar y realizar un mejor seguimiento de las cuestiones de cumplimiento, reduciendo los riesgos y cumpliendo las normativas.
  
• Experiencia de los empleados: el nuevo enfoque mejoró la experiencia de los empleados móviles, facilitándoles la navegación por las complejidades de la movilidad.
  
• Decisiones basadas en datos: el uso de EY Mobility Pathway proporcionó a Microsoft valiosos datos y perspectivas, lo que permitió tomar decisiones más informadas en torno a la movilidad.

"Estas mejoras son testimonio de los beneficios de adoptar un enfoque ágil y colaborativo de la movilidad global", afirma González. "Es un gran ejemplo de cómo la transformación digital puede impulsar la eficiencia operativa y mejorar la experiencia de los empleados basar en el duro trabajo y el alto nivel de experiencia de mi equipo para abrir adecuadamente el camino del éxito para EY y, en última instancia, la asociación en el centro del poder de lo posible".

La experiencia de los equipos de Microsoft y EY construyendo un nuevo modelo de movilidad mediante la combinación de tecnología y servicios avanzados permite vislumbrar el futuro de la innovación basada en las capacidades a escala mundial. Para procesos complejos como los relacionados con la inmigración global y la movilidad de la mano de obra, una solución tecnológica por sí sola no puede serlo todo para todas las organizaciones. La función de movilidad necesita evolucionar por sí misma para servir a nuevos propósitos. Mantener flexibles y adaptar a las necesidades de los usuarios individuales y de los profesionales que los atienden, los equipos de EY y Microsoft colaboraron en un modelo de tecnología y servicios que puede cambiar la mentalidad más allá del pensamiento tradicional, manteniendo al mismo tiempo a las personas en el centro.