Ekspert soovitab: 10 sammu edukaks palgaarvestuseks välismaale laienevatele ettevõtetele

Edukad Eesti ettevõtted laienevad üha sagedamini välisturgudele, millega kaasneb enamasti vajadus värvata töötajaid ka välismaal. Uus riik tähendab võõrast seadusandlust ja tööandjale teistsuguseid kohustusi, nii võivad läbimõtlematuse tagajärjeks olla vead, viivitused või nõuetele mittevastavus. Kuidas ehitada üles mitme riigi palgaarvestuse projekt nii, et see oleks juhitav ja töökindel, selgitavad konsultatsiooniettevõtte EY palgaarvestuse eksperdid Inna Wahlberg ja Kaia Tuvike.

Üha enam laienevad edukad Eesti ettevõtted väljapoole Eestit ning asutavad välisriikides, nii Euroopas kui mujal maailmas, tütarettevõtteid ja esindusi. Rahvusvahelisi tööjõumudeleid on erinevaid: kui mõni ettevõte palkab uuel turul töötajaid otse, siis teised ettevõtted otsustavad kasutada kohalikke teenusepakkujaid ja eksperte. Sõltumata valitud lähenemisest tähendab töötajate palkamine väljaspool Eestit seda, et ettevõte peab paratamatult arvestama mitme riigi töö-, maksu- ja aruandlusnõuetega.

Palgaarvestus ei skaleeru iseenesest

Mitme riigi ülese palgaarvestuse lahenduse juurutamine on sageli keerukas, sest erinevad nii töökorraldus kui ka andmekaitse- ja turvanõuded. Kui lisada juurde suhtlusbarjäärid, ajavööndid ja kultuurilised eripärad, kasvab ettevõtete vajadus läbimõeldud, hästi planeeritud ja tõendatud toimivate lahenduste ning usaldusväärsete partnerite järele.

Palgaarvestuse projektid võivad samuti hõlmata märkimisväärseid riske: kui protsessid ja vastutused jäävad alguses paika panemata, võivad tekkida vead ja viivitused ning kasvab seaduse nõuetele mittevastavuse oht. Kuna palgaarvestuse täpsus ja sujuvus on kriitilise tähtsusega nii ettevõtte finantsjuhtimise kui ka tööandja maine seisukohalt, tasub kaaluda 10 võtmesammu järgimist, mis aitavad hoida palgaarvestuse kontrollitavana ja tagada sujuva toimimise ka mitmes riigis.

1. Seadke palgaarvestuse projektile eesmärgid

Mitme riigi palgaarvestuse projekti edu eelduseks on täpselt sõnastatud eesmärgid. Pange paika nii kontrollpunktidena toimivad lühiajalised eesmärgid kui ka tervikpilti hoidvad pikaajalised sihid. Samuti tuleb varakult läbi mõelda, kuidas sobituvad üleilmsed süsteemid kohalike eripäradega, näiteks millistes riikides saab protsesse ühtlustada ja kus tuleb seadustest tulenevalt teha erandeid. Selle etapi tulemusena peaksid olema selgelt sõnastatud ootused, määratletud tulemused ja paika seatud realistlik ajakava.

2. Hoidke kõigi sidusrühmadega regulaarselt suhtlust

Sageli ei teki piiriülestes projektides vead mitte oskuste puudumisest, vaid infolünkadest ning kehvasti juhitud ootustest. Seetõttu tuleb hoida regulaarset ja läbipaistvat suhtlust nii Teie teenusepakkuja, ettevõtte juhtkonna kui ka sisemiste tiimidega. Hästi toimiv koostöö tähendab, et ükski osapool ei hoia olulist teavet asjatult kinni ning probleemide tekkimisel otsitakse ühiselt lahendusi, mitte süüdlasi. Süsteemne kommunikatsioon toetab koostööd ja vähendab vigade riski.

3. Viige end kurssi uue turu tööõigusega

Isegi siis, kui kasutate kogenud teenusepakkujat, jääb korrektse palgaarvestuse eest vastutama ettevõte ise. Teenusepakkuja aitab orienteeruda kohalikus praktikas, kuid ettevõttel peab olema vähemalt baastasemel ülevaade iga riigi tööõiguse, maksustamise ja aruandluse nõuetest, sest palgaarvestus on üks enam kontrollitavaid valdkondi. Mida varem riskikohti kaardistada, seda väiksem on tõenäosus, et probleemid ilmnevad alles siis, kui palgaarvestus on juba töös.

4. Valige palgaarvestuse partnerit hoolikalt

Teenusepakkuja valik määrab sageli, kas mitme riigi palgaarvestus on ettevõtte jaoks selgelt juhitav teenus või muutub see pidevaks probleemide lahendamiseks. Valige partner, kellel on sihtriigis tõendatud kogemus. Veenduge, et teenusepakkujal on selge rollijaotus, asendatavus, kvaliteedikontroll ja suutlikkus juhtida mitut riiki ühtsete põhimõtete järgi. Kindlasti tuleks sõlmida teenustasemeleping (SLA), mis määrab lisaks tähtaegadele ka reageerimiskiiruse, vigade parandamise korra ning vastutuse piirid.

5. Ühtlustage riikideülesed raamistikud

Kui igas riigis kasutatakse palgaarvestuseks erinevaid protsesse, süsteeme ja dokumendi vorme, kasvab oht teha tarbetuid vigu. Et eri riikide palgaarvestuse tulemused oleks võrreldavad, tuleb ühtlustada kogu ahelat alates sisendandmete dokumendivormidest kuni aruandluseni. Kuna kohalikud seadused ja praktika võivad nõuda erisusi, ei tähenda ühtlustamine seda, et kõikides riikides saab toimetada ühtemoodi. Küll aga peab üldine raamistik olema sama ja erandid viidud miinimumini ja selgelt kirjeldatud.

6. Kaitske andmete privaatsust ja turvalisust

Andmeturbe tagamine on oluline igas partnerluses, ent eriti siis, kui töödeldakse töötajate tundlikke isikuandmeid. Veenduge, et teenusepakkuja järgib kehtivaid andmekaitsenõudeid ja suudab selgitada, kuidas ta andmeid kogub, säilitab ja kasutab. Hea tava on paluda kinnitust tunnustatud auditite või sertifikaatide (näiteks ISO või ISAE) olemasolu kohta. Arusaamatusi aitab vältida ka see, kui leppida juba enne koostöö algust kokku, kuidas tegutseda andmelekke või rikkumise korral.

7. Viige läbi regulaarseid auditeid

Regulaarsed auditid aitavad tuvastada ebatäpsusi, riskikohti ja nõuetele mittevastavust enne, kui need jõuavad palgamaksetesse või -aruandlusse. Seejuures ei pea audit tähendama mahukat ja harva tehtavat kontrolli, vaid vajadusel hoopis kindla regulaarsusega ülevaatust, mis keskendub protsessi kõige kriitilisematele osadele. Teenusepakkuja kasutamisel veenduge, et partner viib regulaarselt läbi palgaarvestuse auditeid. Nii saate hoida mitme riigi palgaarvestust kontrollitava ja läbipaistva protsessina.

8. Juhtige muutusi teadlikult

Kommunikatsioon on muutuste ajal võtmetähtsusega. Protsesside ümberkujundamises osalevad sisemised osapooled peavad mõistma muudatuste põhjust ja mõju oma rollile. Sama oluline on hoida kursis töötajaid, sest üleminekuperioodil võib palgaarvestuses tekkida tõrkeid või ebatäpsusi. Kindlasti tasub kõik kokkulepped ja muudatused kirjalikult dokumenteerida ning edastada need õigeaegselt nii teenusepakkujale kui ka asjakohastele sisemistele osapooltele.

9. Koolitage oma tiimi

Kaardistage varakult, millised tiimid hakkavad uusi palgaarvestuse süsteeme kasutama, ning veenduge, et nad oskavad uusi tööriistu ja keskkondi igapäevatöös rakendada. Selleks on vaja tööandja tuge, sealhulgas juhendeid ja sisukaid koolitusi. Lisaks üldistele uut süsteemi tutvustavatele koolitusele võtke plaani kordus- ja sisseelamiskoolitused, sest protsessid muutuvad ajas ning samuti on paratamatu töötajaskonna voolavus.

10. Valmistuge ootamatusteks

Ettevõtte uutesse riikidesse laienemisel ei lähe kõik alati plaani järgi, mistõttu tasub võimalikud riskid varakult läbi mõelda. Koostage varuplaanid, mis annavad kriitilistes olukordades selge tegutsemisraamistiku. Proaktiivne lähenemine koos teenusepakkuja kogemuse ja ekspertiisiga aitab hoida projekti õigel kursil ka ettenägematute probleemide korral.

Mitut riiki hõlmava palgaarvestuse projekti juhtimine on keerukas ülesanne, mis nõuab põhjalikku planeerimist, tõhusat suhtlust ja usaldusväärset teenuspartnerit. Kuna Eesti ettevõtted jätkavad tempokalt laienemist üleilmsetele turgudele, muutub hästi juhitud rahvusvaheline palgaarvestus järjest olulisemaks. Õigete strateegiate ja teenuspartnerluste abil saab vältida levinud komistuskive ja luua tugeva aluse edukaks tegutsemiseks globaalsel turul.