Os gestores de risco podem estar alerta para falhas comuns na automatização de processos específicos.
Princípios de desenho que podem ajudar a aumentar a confiança nas implementações de RPA
Normalmente, a origem do problema está na falta de consideração pelo risco e pelo controlo interno, quer no desenvolvimento do robot quer nos processos redesenhados e habilitados pelo mesmo. É por isso muito importante incutir uma mentalidade de otimização de riscos e incorporar a confiançaem serviços e produtos desde o início. Existem cinco princípios de desenho simples que podem ajudar a aumentar a confiança nas implementações de RPA:
- Os processos com menor risco devem ser os prioritários para a automação. Os processos sensíveis, tais como os relacionados com finanças e conformidade, devem vir posteriormente. Deve haver uma camada adicional de controlo para todos os processos críticos.
- Os profissionais de RPA devem adotar uma mentalidade “o que não pode passar”. Por exemplo, se os robots estiverem a lançar transações na plataforma tecnológica principal de uma empresa, os utilizadores e administradores com acesso a esses robots não devem ter a capacidade de executar transações conflituosas, tais como fazer um pedido e simultaneamente aprovar o pagamento.
- Os robots necessitam de passar testes funcionais robustos, baseados no risco. Isto, por vezes, não é seguido durante o ciclo de vida de desenvolvimento do software. Um banco de investimento descobriu que um email de confirmação de transações diárias para clientes enviado por um robot estava ”pendente” porque os campos que supostamente deveriam conter endereços de e-mail estavam vazios.
- É crítico ter processos robustos e sistemáticos para garantir a segurança dos robots. Tal como os seres humanos, os robots também têm nomes de utilizador e palavras-passe. Garantir que estes estão encriptados e acedidos pelos colaboradores apenas em função dos seus privilégios de acesso é fundamental para evitar o acesso não autorizado e o potencial uso indevido, incluindo fraude.
- Por último, é fundamental implementar processos robustos de gestão da mudança. As equipas de RPA precisam de ter consciência das mudanças nas interfaces dos sistemas para que possam fazer atualizações atempadas. À medida que as organizações apostam na automação, as funções de gestão de risco precisam de servir como linhas críticas de defesa no governo desses programas.
Os gestores de risco podem estar alerta para erros comuns na automatização de processos específicos e testar seriamente os processos redesenhados antes de entrarem em funcionamento. Podem implementar sistemas de alerta precoce para prever e, em última análise, impedir falhas do robot.
As funções de risco de organizações líderes estão, por exemplo, a implementar robots de supervisão que monitorizam tarefas críticas executadas por outros robots. Os robots de supervisão emitem alertas caso suspeitem de algum problema no desempenho.
De facto, uma gestão de risco bem executada pode permitir que os robots de software contribuam com segurança para a jornada de transformação digital de uma organização.
Resumo
A automação de processos robóticos (RPA) está a ser adotada globalmente. Contudo, um estudo da EY revelou que 30 a 50% dos projetos iniciais de RPA falham e originam riscos. Cinco princípios de desenho simples podem ajudar a aumentar a confiança em RPA e permitir aos robots de software contribuírem de forma segura para a jornada de transformação digital de uma organização.