Por que razão a governação fiscal é fundamental numa era de maiores riscos e controvérsias fiscais

Os resultados do inquérito revelam que o foco das autoridades fiscais nos últimos dois anos – que incluiu uma forte atenção à auditoria dos beneficiários das medidas de apoio relacionadas com a COVID-19 – está a dar lugar a um regresso tanto às áreas tradicionais de fiscalização como à verificação do cumprimento das leis fiscais mais recentes, tais como a legislação anti-estruturas híbridas. Apenas 22% dos inquiridos afirmam que prevêem uma inspeção fiscal relacionada com uma medida de estímulo ou apoio à COVID-19 nos próximos dois anos, contra os 35% que afirmam ter passado por uma nos dois anos anteriores.

"As áreas prioritárias da fiscalização tributária estão rapidamente a tornar-se muito mais comuns", afirma Martin Caplice, responsável pela área de Litígios Fiscais da EY na Ásia-Pacífico. "As autoridades estão concentradas nos domínios mais conhecidos dos preços de transferência, das transações transfronteiriças e do cumprimento da legislação em matéria de impostos indiretos, e a aplicação da lei parece ter-se tornado muito mais rotineira," 

O fenómeno do teletrabalho, impulsionado pela COVID-19, suscita igualmente preocupações entre os responsáveis fiscais e financeiros. Vinte e nove por cento dos inquiridos afirmam esperar novos litígios fiscais relacionados com as políticas de trabalho a partir de qualquer local nos próximos dois anos, incluindo questões como a importantíssima questão de saber se um colaborador remoto cria, sem o saber, um estabelecimento estável (PE) numa jurisdição, o que acarreta obrigações fiscais. Trata-se de um aumento em relação aos 24% que afirmam ter passado por esta situação nos dois anos anteriores, sendo este um aspeto a acompanhar.

Aumento dos riscos relacionados com os impostos indiretos

Os responsáveis pela área fiscal e financeira indicam que os desafios relacionados com os impostos indiretos também estão a aumentar. A ampliação das bases tributárias do imposto sobre o valor acrescentado, incluindo uma maior atenção por parte das autoridades fiscais às questões relacionadas com os serviços e os estabelecimentos estáveis, foi considerada a principal fonte de preocupação, identificada por 42% m dos inquiridos. Trinta e seis por cento afirmaram que a falta de documentação para comprovar a aplicação de taxas reduzidas ou isenções (como comprovativos de entrega ou licenças dos clientes) constituía uma preocupação, enquanto os impostos sobre serviços digitais – teoricamente destinados a ser eliminados em resultado das negociações do BEPS 2.0 – foram classificados como o terceiro maior risco fiscal indireto, representando 35% das respostas.

"Os impostos indiretos são frequentemente a principal fonte de receitas dos governos em tempos de crise", afirma Kevin MacAuley, responsável global pela área de impostos indiretos da EY. "Após terem flexibilizado as taxas dos impostos indiretos e alargado as isenções durante a pandemia da COVID-19, muitos países estão agora a oscilar para o outro lado do pêndulo e a alargar a base tributária — se não as taxas — desses impostos, aumentando o número de impostos e reforçando a fiscalização."

Os resultados do inquérito indicam que ainda persistem várias outras fontes de risco fiscal e de litígio. Por exemplo:

• 24% antecipam a emissão de avisos ou a aplicação efetiva de sanções penais e a instauração de processos por parte de uma autoridade fiscal nos próximos dois anos.
• 29% estão preocupados com o risco de danos à reputação da sua empresa em resultado de um litígio fiscal.
• 43% afirmam que a falta de clareza a nível interno sobre a forma como a fiscalidade se insere na estrutura global de governação da organização constitui o seu maior risco empresarial no que diz respeito a questões fiscais.
• 37% dos profissionais afirmam que o incumprimento dos processos fiscais da organização por parte dos profissionais das entidades locais constitui o seu segundo maior risco empresarial.
• 32% afirmou que as implicações fiscais da reestruturação empresarial colocam desafios.

Todos estes riscos – quer resultem de fatores externos ou de disfunções internas – podem ser melhor geridos através de uma melhor governação fiscal. Esta é a primeira área em que as empresas globais que pretendem gerir melhor o risco fiscal e reduzir a ocorrência de litígios fiscais devem concentrar-se.

Uma melhor governação fiscal – centrada nas pessoas, nas políticas, nos processos e nos controlos – pode contribuir para alcançar três objetivos.

• Em primeiro lugar, constitui a base de qualquer abordagem global para a gestão de litígios fiscais e permite que as empresas estejam mais bem preparadas para identificar os riscos fiscais numa fase mais precoce e gerir de forma mais eficaz os litígios que venham a ocorrer.
• Em segundo lugar, cria uma oportunidade para associar mais estreitamente a fiscalidade aos objetivos mais amplos da organização, incluindo os relacionados com ESG, não só aumentando o nível de confiança de várias partes interessadas, mas também , potencialmente, garantindo orçamento e recursos adicionais para a função fiscal durante o processo.
• Em terceiro lugar, ajuda a empresa a cumprir os inúmeros programas centrados na governança que estão atualmente a ser adotados pelas autoridades fiscais em todo o mundo.

A maioria dos responsáveis pelas áreas fiscal e financeira afirma que a sua empresa dispõe de vários elementos de governação fiscal, incluindo políticas fiscais, manuais detalhados de políticas e procedimentos, e matrizes de responsabilização que definem quem faz o quê, quando, como e onde. Em conjunto, estes elementos constituem a pedra angular de qualquer abordagem estruturada para uma gestão mais eficaz do risco fiscal e dos litígios fiscais.

Ter os elementos necessários é uma coisa. Outro aspeto é executá-las continuamente em sintonia entre si, bem como com outras áreas da empresa. Neste contexto, os inquiridos revelam várias áreas em que falta uma execução harmoniosa.

Em primeiro lugar, do ponto de vista operacional, os processos e protocolos fiscais devem estar estreitamente alinhados e interagir com as linhas de negócio e as funções de apoio da empresa, cada uma das quais deverá seguir a abordagem de governação a nível da empresa. O alinhamento com esta estratégia mais ampla deve, por conseguinte, ser um imperativo para a função fiscal. No entanto, quase metade (43%) dos responsáveis pela área fiscal e financeira afirma não ter clareza sobre a forma como a fiscalidade se insere na estrutura de governação mais ampla da sua organização. Isto pode comprometer a eficácia da função fiscal e foi identificado como o principal risco empresarial pelos inquiridos.

Em segundo lugar, a função fiscal deve manter relações sólidas e uma comunicação eficaz com as decisões e atividades empresariais em geral. No entanto, muitos dos principais responsáveis pela área fiscal afirmam que a sua função fiscal fica aquém deste objetivo. Sessenta e um por cento, por exemplo, afirmam que a função fiscal raramente, ocasionalmente ou nunca está envolvida em mudanças significativas nas atividades empresariais, incluindo alterações no modelo de negócio, novos produtos e novos serviços. Da mesma forma, mais de metade (60%) deste grupo afirma que raramente, ocasionalmente ou nunca participa nas alterações à sua própria estrutura empresarial ou nas operações de fusão e aquisição (M&&A) levadas a cabo pela sua empresa (58%).

Por fim, o cumprimento dos processos fiscais da empresa por parte do pessoal financeiro das entidades locais é fundamental para uma governação fiscal eficaz e, consequentemente, para a gestão do risco fiscal e de litígios. Sem isso, o pessoal das entidades locais — frequentemente designado por "função fiscal paralela" — pode sentir-se tentado a tentar gerir riscos fiscais, litígios ou processos judiciais em curso que possam ter implicações mais amplas para a sua empresa. Oitenta e dois por cento dos inquiridos afirmam que o facto de assumirem o controlo nesta área traria algum ou um valor significativo para a sua empresa.

Olhando para o futuro, 69% de executivos da área fiscal e financeira afirmam que esperam que a atenção geral da sua organização à governação fiscal aumente nos próximos dois anos. Isso é importante porque a nova onda de riscos e controvérsias, aliada aos novos requisitos das autoridades fiscais em matéria de governação, irá pôr à prova a resiliência dos atuais modelos de governação fiscal das organizações.

Os responsáveis pelas áreas fiscal e financeira podem avaliar o seu modelo de governação fiscal no que diz respeito ao risco fiscal e aos litígios de várias formas. A primeira opção, que não é de todo recomendável, é esperar para ver se surgem novos litígios. Em segundo lugar, as empresas que já participam em programas obrigatórios de garantia do cumprimento fiscal (em jurisdições como a Austrália, a Alemanha, os Países Baixos, a Nova Zelândia e o Reino Unido) podem contar com um feedback periódico da autoridade fiscal quanto ao rigor do seu modelo. Em terceiro lugar, podem optar por participar num dos muitos programas voluntários das autoridades fiscais que analisam e testam a eficácia das suas capacidades de governação, como acontece em Singapura e na Malásia.

Os responsáveis pelas áreas fiscal e financeira têm, em geral, uma visão positiva sobre esses programas voluntários. Cinquenta e nove por cento afirmam que é bastante ou muito provável que participem nessas iniciativas, caso estejam disponíveis, enquanto 22% em que já participam. Apenas 19% afirmam que é pouco ou muito improvável que participem.

Dados melhores são uma forma crucial de dotar qualquer modelo de governação fiscal com os conhecimentos necessários para gerir eficazmente o risco fiscal e as contendas. Esta é a segunda área que deve ser prioritária.

Embora a gestão global dos dados fiscais e financeiros não seja uma responsabilidade dos especialistas em contencioso fiscal, estes profissionais terão um interesse direto em garantir que os dados corretos estejam sempre disponíveis; uma declaração fiscal baseada em dados precisos é sempre preferível a tentar obter e explicar dados ou provas adicionais após a entrega da declaração.

Talvez, acima de tudo, os serviços fiscais devam garantir que se dedique tempo suficiente, desde o início, à identificação dos dados adequados e à garantia de que estes possam ser rapidamente consultados caso venha a ocorrer uma auditoria ou uma inspeção. "A obtenção de dados de melhor qualidade do ponto de vista dos preços de transferência assenta num leque de fontes diferentes", afirma Fultz. "De um modo geral, o departamento fiscal necessita de informações financeiras detalhadas e precisas, acordos jurídicos, documentos comerciais e muito mais. Os pedidos relativos a estes dados são apresentados numa fase inicial das auditorias, e os atrasos na resposta a pedidos de dados financeiros podem causar danos irreparáveis à relação com a entidade auditada."

Em segundo lugar, os departamentos fiscais necessitam de melhores dados – e de uma melhor compreensão – sobre as auditorias fiscais em curso e os litígios. Para tal, os dados devem ser precisos, atualizados, replicáveis e acessíveis.

"Os responsáveis pela área fiscal também pretendem ter uma visibilidade total dos litígios, a fim de compreender onde se situam os seus riscos mais significativos ou mais urgentes", afirma Coronado. No entanto, os resultados do inquérito indicam que muitos não estão a cumprir este objetivo. Apenas 25% têm uma visão completa de todos os litígios a nível global, praticamente o mesmo número que na nossa inquérito de 2021 (24%). Quase metade – 45% – afirma ter uma visibilidade «substancial», definida como mais de 75% dos seus litígios. Vinte e seis por cento têm apenas visibilidade parcial, definida como 25% a 75%.

Uma das razões para isso poderá ser o facto de, para se obter uma melhor visibilidade, ser necessário dispor dos processos adequados para transmitir os dados às pessoas certas, capazes de os interpretar e gerir. Em essência, as funções fiscais mais centralizadas necessitam que os dados relativos a litígios lhes sejam comunicados por profissionais locais, que muitas vezes não fazem parte da equipa fiscal.

Idealmente, os dados recolhidos através do acompanhamento preciso de litígios fiscais também podem ser analisados para gerar novos insights que ajudem a prever onde e sobre que assunto poderá ocorrer uma futura auditoria.

"A implementação de uma estratégia de dados sólida não significa apenas que seja possível responder atempadamente a auditorias e inspeções", afirma Joel Cooper, líder global da área de Controvérsias dos Tax and Transaction Services Internacional da EY. "De um modo mais geral, quanto melhor for o acesso de uma organização a dados limpos, segmentados e precisos, mais tempo poderá ser dedicado a questões estratégicas – incluindo uma abordagem mais proativa na identificação e gestão de novos riscos, impedindo que estes se transformem em litígios."

Os dados dos contribuintes são tornados públicos

A perspetiva de que os relatórios CbCR venham em breve a ser tornados públicos em muitas jurisdições suscitou especial preocupação entre os inquiridos, tendo em conta os potenciais riscos para a reputação que podem surgir à medida que os ativistas e o público em geral tentam interpretar esta informação complexa, mas sucinta. Consequentemente, os responsáveis pela área fiscal terão de criar um processo contínuo através do qual todas as declarações de CbCR e as divulgações públicas existentes (tais como descrições narrativas ou modelos de impostos e contribuições sociais totais) sejam revistas à medida que forem sendo publicados novos relatórios de CbCR. Isto representará um fardo pesado para o departamento fiscal; será importante automatizar algumas ou todas as tarefas relacionadas com os dados.

No futuro, os especialistas em contencioso fiscal terão de possuir um conhecimento sólido de ciência de dados, uma visão clara dos dados disponíveis para apoiar os seus objetivos e ter autonomia para impor alterações na estratégia de dados (e nas operações) da função fiscal, sempre que necessário, a fim de apoiar os objetivos de gestão do contencioso.

Não saber quanto imposto terá de ser pago num determinado ano é uma fonte comum de incerteza, independentemente da dimensão da empresa. Essa incerteza, que, segundo o inquérito, deverá aumentar a curto e médio prazo, traduz-se frequentemente na necessidade de constituir uma provisão fiscal de montante substancial para muitas empresas. Em circunstâncias extremas, um litígio ou um processo judicial pode até mesmo dar origem a uma reexpressão financeira.

Consequentemente, a maioria das empresas procura aumentar a segurança jurídica em matéria fiscal sempre que possível, com o objetivo de evitar litígios desde o início ou de gerir melhor os litígios que venham a ocorrer. A criação de segurança envolve tanto atividades internas como a análise de um leque de instrumentos e programas disponibilizados por muitas autoridades fiscais. Os responsáveis pelas funções fiscais que disponham de uma governação sólida e de dados de melhor qualidade estarão em melhor posição para responder a esta necessidade de certeza antecipada.

"As empresas compreendem que têm obrigações fiscais, mas a falta de clareza quanto ao que essas obrigações realmente implicam pode, muitas vezes, ter um impacto maior do que o próprio montante em dívida", afirma Cooper. «Pode parecer paradoxal que seja possível alcançar a segurança fiscal num mundo tão incerto, mas existem, sem dúvida, formas de a aumentar.»

Analisando em primeiro lugar as atividades internas da função fiscal, os inquiridos afirmam que uma abordagem mais proativa na identificação e gestão dos riscos fiscais, antes que estes se transformem em litígios, traria o maior valor à sua função fiscal nos próximos dois anos. Quanto maior a empresa, maior era a probabilidade de partilharem dessa opinião.

A gestão dos riscos fiscais depende da capacidade de, em primeiro lugar, identificar esses riscos, o que se consegue através do estabelecimento de protocolos eficazes de avaliação dos riscos fiscais. Mais uma vez, o sucesso nesta área requer não só o empenho dos recursos da função fiscal central, mas também a colaboração com o pessoal fiscal e financeiro local.

Uma vez identificados os riscos emergentes, é fundamental acompanhá-los ao longo de todo o ciclo de vida da controvérsia. As empresas que já estão a avançar ativamente nessa direção costumam realizar três atividades importantes, geralmente numa ordem definida:

• Em primeiro lugar, criam um "registo" de riscos fiscais. Isto ajuda a alertar os responsáveis fiscais e os gestores de litígios para novos riscos fiscais, tanto a nível das entidades centrais como das locais. Oitenta e três por cento dos responsáveis pelas áreas fiscal e financeira afirmam que a adoção de um registo de riscos deste tipo traria algum ou um valor significativo.
• Em segundo lugar, associam os resultados da avaliação do risco fiscal aos processos de gestão do risco fiscal. Isso poderá implicar a alteração de um controlo fiscal interno ou a utilização de um instrumento da administração fiscal, como um Acordo Prévio de Preços (APA).
• Em terceiro lugar, utilizam os resultados da avaliação de riscos para identificar as transações para as quais deve ser criada documentação auditável, transparente e comprovativa. Oitenta e quatro por cento dos responsáveis pela área fiscal e financeira afirmam que melhorar a documentação contemporânea de determinadas transações, com vista a aumentar a preparação geral para auditorias fiscais, traria algum ou um valor significativo para a sua organização.

É melhor prevenir do que remediar

Externamente, muitas autoridades fiscais oferecem uma variedade de programas que podem ajudar o contribuinte a alcançar maiores níveis de segurança fiscal (mas não necessariamente de segurança jurídica) quanto ao facto de as posições que assumem na sua declaração de impostos não serem alvo de auditoria.

Estes programas abrangem tanto a fase pré-apresentação como a fase pós-apresentação. Os programas de preparação prévia incluem a obtenção de decisões fiscais ou acordos prévios de tributação (APAs), sendo que 80% que a obtenção de um ou mais APAs traria algum ou um valor significativo. Isso não é surpreendente, tendo em conta o número de empresas que estão a tentar ativamente garantir novos acordos de preço de transferência (APA) antes da implementação do Pilar II.

Estão igualmente disponíveis no período de pré-apresentação vários programas de conformidade cooperativa, tanto a nível nacional (como o programa de monitorização horizontal neerlandês) como a nível multilateral, no caso do Programa Internacional de Garantia de Conformidade (ICAP), apoiado pela OCDE, agora adotado por 22 jurisdições. No entanto, menos de metade dos inquiridos (48%) afirma que, atualmente, implementa uma estratégia de conformidade claramente definida, proativa e colaborativa.

É frequente que surjam litígios fiscais, mesmo depois de se terem esgotado todos os esforços para os evitar. Neste contexto, a amplitude e o âmbito da documentação exigida pelas autoridades fiscais estão a expandir-se rapidamente, mas os responsáveis fiscais e financeiros indicam que ainda há muito a fazer para que as empresas consigam acompanhar as exigências das autoridades. Cerca de 54% dos inquiridos, por exemplo, afirmam que, atualmente, não criam nem mantêm arquivos de documentação fiscal baseados no conteúdo ou na atividade empresarial que possam ser consultados caso uma transação seja alvo de auditoria. Curiosamente, a mesma percentagem afirma que seleciona as transações mais importantes e analisa periodicamente a documentação de apoio. Esta é uma área em que os inquiridos poderão querer dedicar mais tempo.

Tanto a existência como o desfecho de um litígio fiscal podem reduzir drasticamente a segurança jurídica em matéria fiscal. Os responsáveis fiscais proativos tendem, por isso, a ponderar o que pode ser feito para aumentar a segurança jurídica fiscal, tanto na fase inicial como durante o próprio litígio. Os responsáveis pelos departamentos fiscais e financeiros afirmam, por exemplo, que a sua principal prioridade é procurar compreender melhor as preocupações e os objetivos das autoridades fiscais antes do início de uma inspeção fiscal. Irá também implementar processos para ajudar a garantir que qualquer acordo tenha em conta os potenciais «sinais de alerta» e efeitos em cadeia que se estendem por vários anos e várias jurisdições. Por fim, os responsáveis fiscais proativos abordarão cada auditoria ou litígio com o máximo de conhecimento possível sobre o processo de auditoria local e as abordagens culturais.

Nunca é tarde demais para procurar uma solução

Quando os desacordos dão origem a novas liquidações fiscais, os programas de resolução de litígios podem também contribuir para aumentar a segurança jurídica em matéria fiscal. O Procedimento de Acordo Mútuo (MAP) é fundamental para a resolução de litígios transfronteiriços em matéria de dupla tributação e para a obtenção de isenção da dupla tributação.

O MAP é uma das principais ferramentas à disposição das empresas para a resolução desses litígios, e as análises interpares (no âmbito da Ação 14 do BEPS) impulsionaram mudanças na estrutura e organização das autoridades competentes, simplificando os seus processos para a resolução atempada dos casos de MAP.

Os resultados do trabalho da OCDE só agora começam lentamente a tornar-se mais visíveis; 37% de responsáveis fiscais e financeiros (mais um ponto percentual do que no nosso inquérito de 2021) afirmam utilizar o MAP, embora este valor aumente entre as empresas de maior dimensão. No entanto, muitas empresas podem não estar cientes de que o MAP pode ser utilizado para abordar uma série de questões relacionadas com os direitos de tributação, para além dos preços de transferência e da repartição de lucros. Tendo em conta o Segundo Pilar e outros desenvolvimentos, a análise do MAP tornar-se-á ainda mais importante.

Quando não é possível chegar a um acordo entre o contribuinte e a autoridade fiscal, o litígio fiscal pode ser a única via a seguir. No entanto, quase dois terços (64%) dos inquiridos afirmam não dispor de uma estratégia definida em matéria de contencioso fiscal.

Olhando para o futuro – para a implementação do Segundo Pilar, a divulgação pública de informações país a país (CbCR) e a implementação de uma série de novos requisitos locais em matéria de transparência e divulgação – quaisquer esforços para alcançar níveis mais elevados de segurança jurídica fiscal serão fundamentais.

Certeza num mundo incerto

Atualmente, muitas administrações fiscais estão a avançar para a centralização e integração de um maior número dos seus processos de contencioso fiscal, adaptando as políticas e os controlos às especificidades locais e definindo funções bem delimitadas no âmbito do contencioso fiscal. Estas atividades não têm como objetivo isentar os profissionais locais de responsabilidade, mas sim colaborar mais estreitamente na identificação e gestão de riscos e na prevenção de exposições.

Qualquer grau de segurança fiscal que se consiga garantir num mundo incerto é mais seguro, mais sensato e mais estratégico do que ficar de braços cruzados e esperar que tudo corra bem. Uma função fiscal que esteja mais bem integrada no negócio através de um quadro robusto de governação fiscal e que recorra às mais recentes capacidades de análise de dados estará em posição de contribuir com mais valor para os objetivos gerais da organização, quer estes estejam relacionados com ESG, valor a longo prazo ou proteção da empresa. E isso transforma o risco numa oportunidade. 

Resumo

A necessidade de uma governação fiscal sólida revelou-se uma exigência fundamental para a gestão eficaz do risco fiscal e dos litígios fiscais, segundo o inquérito da EY 2023 Tax Risk and Controversy Survey finds. Uma boa governação fiscal, melhores capacidades em matéria de dados e uma maior segurança fiscal podem ajudar a função fiscal a proporcionar mais valor a longo prazo à sua organização.