Como a cidade de Antuérpia está a transformar os seus sistemas financeiros

No final de dezembro de 2023, o então Presidente da Câmara de Antuérpia, Bart De Wever, e o Vereador das Finanças, Koen Kennis, reuniram a imprensa no Schoon Verdiep - um andar de renome da Câmara Municipal de Antuérpia - para anunciar um feito histórico: a dívida histórica da cidade tinha sido paga. "E queremos que continue a ser assim," disse Kennis. Para salvaguardar o futuro financeiro da cidade, os seus governadores estão a tomar medidas para modernizar o back office, centrando-se na segurança, normalização, simplificação e um toque de inovação. 

O anúncio constituiu o primeiro marco significativo de uma viagem que começou em 2022, quando a cidade de Antuérpia se apercebeu de que precisava de resolver os desafios relacionados com a despesa com projetos, a orçamentação e a gestão de dados. O back office financeiro da administração municipal estava a funcionar com um sistema de software SAP ERP Central Component (ECC) com 13 anos. O sistema antigo não era uma limitação em si, mas a mudança para um novo sistema deu à organização a oportunidade de reavaliar e otimizar os fluxos de trabalho internos, aumentar a colaboração entre departamentos e melhorar a integração de dados financeiros entre sistemas. Para avançar, a cidade pediu à EY Consulting BV que analisasse a forma como as tarefas financeiras estavam a ser tratadas e recomendasse formas práticas de as melhorar.

Um ciberataque que visou os serviços municipais de Antuérpia no final de 2022 serviu de alerta, apoiando o compromisso da cidade de reformular os seus sistemas financeiros. "A segurança está em primeiro lugar," explica Pieter Dielis, Diretor Financeiro da Antwerp. O ataque sublinhou a necessidade de transformação.

A cidade precisava de sistemas e infra-estruturas modernos (rede, segurança, processos de segurança, ...) para proteger as suas finanças e assegurar o seu futuro. Começando pela fonte.

Um estudo de análise, conduzido por Davy Van Ingelgem, Partner, EY Consulting BV, identificou um desafio central: embora as operações fundamentais estivessem em vigor, a racionalização dos fluxos de trabalho e a melhoria da recolha de dados ofereciam oportunidades significativas para reforçar a administração financeira da cidade. "Inicialmente, fomos contratados para redigir um documento de visão para melhorar os relatórios internos dos projetos", afirma Van Ingelgem. "Tornou-se claro que, para além de renovar o sistema, também precisávamos de simplificar e alinhar melhor os processos financeiros, tendo em conta os requisitos e fluxos de trabalho específicos de cada entidade distinta."

Os governadores concluíram que uma implementação do SAP S/4HANA® Cloud Private Edition, focada na padronização e simplificação de processos, era o melhor caminho a seguir. A mudança para a licença SAP S/4HANA® Cloud Private Edition com a organização EY como integrador de negócios marcou um passo importante no sentido de preparar a plataforma financeira da cidade para o futuro e reforçar as suas medidas de segurança. 

Uma vez em curso, o projeto de transformação foi dividido em três fases: 

• Mobilidade urbana, município / serviços sociais e rede de ensino público  
• Polícia, bombeiros e instituições culturais (janeiro de 2026)
• Projectos imobiliários e manutenção, fornecedor interno de TIC (Q1 2027) 

Ao simplificar os processos, melhorar a segurança e alinhar os sistemas com a estrutura única da cidade, os profissionais da EY estão a ajudar a cidade de Antuérpia a transformar o seu back office financeiro. Esta transformação não é apenas uma atualização técnica. A recente implementação fornece uma base técnica segura para os futuros sistemas e processos da Antuérpia. Embora tenham sido lançadas as bases, é necessário um maior desenvolvimento para atingir todos os objetivos.

Enquanto Antuérpia atualiza os seus sistemas financeiros, a cidade reconhece que uma mudança significativa não acontece de um dia para o outro. A adaptação a novas ferramentas e processos trouxe progressos e desafios; por exemplo, as equipas ainda estão a adaptar-se às novas rotinas de elaboração de relatórios e a aprender a melhor forma de utilizar a plataforma actualizada. Embora os benefícios das novas tecnologias estejam a tornar-se mais claros, há um reconhecimento honesto de que fazer tudo bem feito levará tempo e um trabalho de equipa contínuo. Nesta fase, os esforços centram-se na aprendizagem, na introdução de melhorias constantes e na criação de uma base prática para o crescimento futuro. 

Com a adoção do SAP S/4HANA®, a Antuérpia posicionou os seus sistemas de informação financeira e de governação para uma maior flexibilidade e melhorias futuras. Embora alguns processos permaneçam em transição, estas alterações fundamentais indicam um compromisso no sentido de reforçar a gestão financeira e lançam as bases para uma modernização contínua e funções de valor acrescentado ao longo do tempo.

Seguindo os procedimentos governamentais, a EY foi selecionada como parceiro externo para esta transformação significativa. "A EY tem anos de experiência em grandes projetos, tanto no setor privado como com entidades governamentais," explica Kennis. "Além disso, são um ator neutro, ajudando-nos a aperfeiçoar processos que se tornaram complexos ao longo do tempo." 

A análise exaustiva do processo e da carga de trabalho identificou áreas a melhorar. A análise revelou que uma parte significativa do tempo dos empregados dos serviços financeiros era gasto em tarefas morosas, como a introdução manual de dados e a correção de ordens de compra. Isto evidenciou uma oportunidade significativa para os líderes da Cidade de Antuérpia inverterem esta tendência — devolvendo tempo valioso aos colaboradores para que se pudessem concentrar mais em atividades estratégicas que, em última análise, melhorariam os serviços municipais e reforçariam a qualidade de vida geral dos cidadãos.

O processo de compra foi "de longe o mais demorado"," explica Van Ingelgem. Entretanto, os funcionários dedicavam relativamente pouco tempo à gestão dos dados principais, o que tinha "consequências negativas para outros processos", como o processamento de facturas. O novo sistema SAP foi criado para enfrentar estes desafios. Além disso, o programa de harmonização de contas da equipa da EY melhorou a reconciliação de dados, melhorando a qualidade e a exatidão dos dados financeiros e fornecendo melhores conhecimentos para a tomada de decisões financeiras. O cerne desta transformação é estabelecer a base para a inovação futura, criando uma plataforma mais segura e interligada e simplificando os processos através da centralização.

Com processos reforçados e colaboradores orientados por dados, a cidade está a garantir uma governação sustentável e eficiente em termos de custos.

Com a introdução de uma abordagem mais racionalizada e normalizada e a implementação de um sistema simplificado e normalizado no departamento financeiro de Antuérpia, a cidade está a fazer progressos concretos no sentido de melhorar as operações financeiras diárias. Estas alterações visam simplificar os processos, reduzir o volume de trabalho manual e estabelecer uma base prática para melhorar a eficiência, a precisão e a tomada de decisões financeiras no departamento financeiro de Antuérpia.

A migração para o SAP S/4HANA® marca um passo estratégico, oferecendo uma plataforma centralizada que melhora a integridade dos dados, reforça a segurança e melhora a colaboração entre departamentos. Esta fase de transição oferece uma oportunidade para aperfeiçoar os processos internos e preparar-se para futuras melhorias, como a análise preditiva, que ainda não estão disponíveis mas continuam a fazer parte da visão a longo prazo.

Uma mentalidade realista é essencial durante as grandes mudanças e transformações técnicas. É importante reconhecer que os utilizadores finais sofrem frequentemente um aumento temporário das responsabilidades e da carga de trabalho como parte do percurso. Este é um fenómeno comum: quando são introduzidos novos sistemas e processos, as organizações assistem normalmente a um pico inicial de esforços manuais enquanto as equipas se adaptam e a tecnologia ainda está a ser afinada. No entanto, com paciência e perseverança, esta fase de adaptação torna-se um trampolim. Permite que a nova forma de trabalhar se instale verdadeiramente, permitindo que as equipas obtenham benefícios a longo prazo, aumentem a eficiência e realizem todo o valor que a transformação foi concebida para proporcionar.

A maior clareza e acessibilidade dos dados financeiros também reforçam a colaboração entre entidades, garantindo o alinhamento com os objectivos políticos e de governação mais amplos de Antuérpia.

A integração também melhorou a conformidade, apresentando medidas de segurança melhoradas que permitiram a adesão aos requisitos regulamentares e a redução do risco de violações de dados. A migração para o S/4HANA estabelece uma plataforma mais segura e interligada, que cria uma base sólida para futuras inovações e permite que a equipa financeira mude gradualmente o foco para actividades de maior valor acrescentado, como o planeamento e a análise financeira. 

"Enquanto administração municipal, é responsável pelos fundos e pelo património dos cidadãos", explica Kennis. “Procuramos uma governação sustentável e sólida, tendo em conta a eficiência de custos.” É por isso que procuramos sempre uma maior eficiência."

Embora a transição para novos sistemas tenha trazido desafios práticos e um período de adaptação à superfície para as equipas, estas experiências são uma parte importante da estratégia mais ampla da cidade de Antuérpia. A expansão em curso para incluir entidades municipais adicionais e o departamento de TI até janeiro de 2026 foi concebida não só para unificar processos e reforçar a colaboração, mas também para garantir que os benefícios e as aprendizagens da implementação inicial proporcionam melhorias em toda a organização. Esta expansão estratégica apoiará uma administração municipal mais integrada e ágil, mais bem equipada para se adaptar, inovar e gerar valor nos próximos anos.

Olhando para o futuro, a investigação potencial futura pode explorar oportunidades adicionais para alavancar tecnologias avançadas, como a inteligência artificial (IA) e o motor de IA BTP da SAP, com o objetivo de apoiar ainda mais os processos de tomada de decisão e a prestação de serviços, à medida que a cidade prossegue no seu caminho de inovação.

"Em última análise, o nosso objetivo é proporcionar valor aos cidadãos da cidade de Antuérpia," diz Van Ingelgem. "Esta transformação consiste em construir uma administração municipal mais ágil, segura e preparada para o futuro."