Como a equipa jurídica da SAP ligou a visão à ação

A SAP é líder mundial em software de aplicações empresariais e inteligência artificial (IA), ajudando organizações em mais de 157 países a funcionar melhor e a melhorar a vida das pessoas. Com mais de 109.000 colaboradores em todo o mundo, a SAP apoia operações críticas para o negócio nas áreas de finanças, aprovisionamento, RH, cadeia de fornecimento e experiência do cliente.  O departamento jurídico global da SAP, uma equipa de 450 pessoas, encontrava-se num momento crucial. Apesar de ser operacionalmente robusta e profundamente integrada na empresa, a equipa tinha dificuldade em alinhar-se numa visão partilhada. Os seus objectivos eram ambiciosos, mas o caminho para os alcançar não era claro. As exigências diárias da vida quotidiana deixaram pouco espaço para refletir, estabelecer prioridades ou planear o futuro.

Durante uma discussão franca entre Freek Staehr, Diretor de Assuntos Regulamentares da SAP Legal, Tech Law & Operations, e Felix Rackwitz, Sócio, Direito, Ernst & Young Law GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, surgiu um momento de clareza. "Não estamos a ir de A a B porque estamos demasiado ocupados a correr", observou Freek. Foi uma reflexão simples mas poderosa — um apelo para fazer uma pausa, refletir e realinhar.

A SAP contratou a EY para a ajudar a recuar e a reimaginar o que a sua função jurídica se poderia tornar. O objetivo não era apenas definir uma visão, mas sim co-criar uma visão que fosse real, acionável e partilhada por toda a equipa de liderança. A SAP pretendia desenvolver uma visão prospetiva e de longo prazo para a função jurídica, uma visão que se alinhasse com as necessidades em evolução da empresa e com a direção futura. Mas isso significava equilibrar a previsão estratégica com as exigências prementes das operações quotidianas.

Para apoiar esta transformação, as equipas da EY propuseram uma experiência EY wavespace "Legal Function of the Future" - uma sessão imersiva e facilitada concebida para ajudar as equipas a colaborar e a resolver desafios complexos mais rapidamente. A EY wavespace utiliza abordagens inovadoras e perspectivas diversas para quebrar barreiras, acelerar a transformação e criar resultados acionáveis.

A EY começou por ouvir. Para obter uma compreensão clara antes de entrar no wavespace da EY, a equipa realizou 21 entrevistas aprofundadas com os líderes jurídicos da SAP e surgiu uma imagem diferenciada: uma equipa pronta para passar de reactiva a proactiva, de fragmentada a alinhada. As conversas trouxeram à tona uma ampla gama de perspectivas moldadas pela geografia, função e experiência e a EY fez questão de fazer perguntas ponderadas e sondadoras que revelaram desafios e oportunidades e os insights reunidos tornaram-se a base para a sessão.

Realizada presencialmente na SAP 'AppHaus' (Heidelberg, Alemanha), a sessão reuniu líderes jurídicos mundiais num espaço concebido para a co-criação. Não se tratava de apresentações ou de estratégias de cima para baixo. Tratava-se de criar espaço para um diálogo honesto, de trazer à tona o que era mais importante e de nos alinharmos num caminho a seguir em conjunto.

"Não chegámos com um manual padrão, ouvimos primeiro e isso fez toda a diferença", diz Felix Rackwitz.

Os dados das entrevistas foram anonimizados, harmonizados e apresentados de forma neutra para fomentar uma discussão aberta, permitindo distinguir entre queixas recorrentes e conhecimentos acionáveis. As prioridades estratégicas que surgiram ao longo de três semanas foram visualizadas num quadro colaborativo Miro — um espaço de trabalho digital utilizado para mapear ideias, alinhar equipas e permitir a co-criação em tempo real, preparando o terreno para uma experiência imersiva no EY wavespace. Este processo não só clarificou os nossos objectivos, como também ajudou a criar relações fortes entre as equipas.

A experiência do EY wavespace foi mais do que um workshop, foi um catalisador para a transformação. Concebida para ir além de uma ambição abstrata, a sessão ajudou a SAP Legal a traduzir a complexidade em clareza e a visão em ação. 

Ao longo de dois dias imersivos, os 16 líderes globais da equipa jurídica da SAP participaram numa viagem estruturada e orientada para o design. O ambiente criado especificamente para a criatividade e a colaboração permitiu que os participantes se afastassem da sua atividade diária e se empenhassem profundamente no futuro da sua função.

A facilitação reuniu uma equipa multifuncional, incluindo especialistas em transformação jurídica, consultores de pessoal e líderes regionais da Europa e dos EUA. Esta estrutura híbrida garantiu que a sessão fosse relevante a nível global, ao mesmo tempo que estava profundamente sintonizada com o contexto específico da SAP, em particular com a sua presença significativa nos EUA. Aproveitando os conhecimentos de projectos de transformação anteriores, a equipa não se concentrou em benchmarks externos, mas sim na identificação de alavancas internas que a SAP poderia ativar para impulsionar uma mudança significativa. Foram também explorados casos de utilização de IA, ajudando os participantes a considerar a forma como as tecnologias emergentes podem apoiar e dimensionar o seu percurso de transformação.

O primeiro dia centrou-se no visionamento, liderado por Heidi C. Stenberg, EY Global Legal Transformation (LTO) Leader, que se concentrou em moldar uma perspetiva que equilibrasse as prioridades e os objectivos da equipa jurídica. Explorando declarações de visão baseadas no conceito versus declarações de visão baseadas na qualidade, recorrendo a insights anónimos de entrevistas anteriores e alavancando ferramentas de IA generativa (GenAI), os participantes co-desenvolveram uma visão convincente para o SAP Legal em 2028. A visão não era uma declaração genérica, mas sim um reflexo das aspirações da equipa, baseadas no seu contexto único. O processo encorajou uma reflexão profunda, ajudando os participantes a articular não só o que queriam alcançar, mas também a razão pela qual isso era importante. 

No segundo dia, o grupo passou da visão para a execução. Através de uma metodologia estruturada, a equipa dividiu a visão em objectivos claros e, em seguida, em metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazos definidos (SMART). Estes objectivos foram ainda desdobrados em factores facilitadores, bloqueadores, funções de propriedade e projectos concretos. A abordagem privilegiava a granularidade e a responsabilização, utilizando técnicas como o método dos "8 porquês" — uma abordagem de questionamento em camadas que explora as causas subjacentes, perguntando repetidamente "porquê" para obter conhecimentos mais profundos e clareza.

O que tornou a sessão particularmente poderosa foi a abertura da sala. O primeiro dia da sessão teve como objetivo criar confiança no seio do grupo e incentivar conversas abertas. Os participantes envolveram-se em conversas honestas, por vezes difíceis. A diversidade de perspectivas entre regiões, funções e experiências foi bem acolhida e essencial para a definição de uma estratégia que fosse inclusiva e acionável.

O resultado não foi um conjunto de diapositivos ou um quadro teórico. Foi um entendimento partilhado do rumo que a função jurídica está a tomar e um roteiro para lá chegar. A cada objetivo SMART foi atribuída uma responsabilidade clara, e os participantes saíram com um sentido de orientação e responsabilidade.

"O verdadeiro jogo desta sessão do EY wavespace não foi apenas um brainstorming. Tratava-se de orquestrar esse salto de discussões fragmentadas para um plano unificado e acionável. Debatemos diversas perspectivas globais, confrontámo-nos com realidades políticas complexas e, depois, de forma crítica, transformámos esses diálogos inovadores em próximos passos mensuráveis. Foi aí que se deu a verdadeira magia e o maior trabalho", disse Annika Seifert, Diretora Sénior da EY wavespace.

A sessão criou uma visão daquilo em que o SAP Legal se pode tornar e estabeleceu as bases para chegarmos lá, juntos.

O impacto da experiência do EY wavespace estendeu-se muito para além da própria sessão. O que começou por ser um momento de alinhamento evoluiu para um movimento de transformação que continua a repercutir-se na SAP Legal e não só.

Com uma visão clara e um roteiro em mãos, a liderança jurídica da SAP surgiu não apenas alinhada, mas também capacitada. Os objectivos co-criados deram à equipa confiança na execução, enquanto a clareza da propriedade e dos próximos passos permitiu uma mudança do planeamento passivo para a transformação proactiva. Os líderes saíram com uma energia renovada e um sentido de objectivo partilhado que pode ser transmitido a todas as equipas e regiões.

Os efeitos foram imediatos e tangíveis. Foram estabelecidas relações mais fortes com o Conselho Geral e a direção da SAP, e foram abertos quatro novos fluxos de trabalho. A EY foi contratada para uma jornada de capacitação de transformação de 18 meses, com uma equipa dedicada e adaptada às necessidades da SAP. O que mais se destacou foi a confiança construída mesmo entre os stakeholders mais cépticos, posicionando a EY não apenas como um consultor, mas como um parceiro criativo e de longo prazo.

A nível interno, a sessão provocou uma mudança de mentalidade. Os participantes começaram a ver o seu papel não apenas como consultores jurídicos, mas como arquitectos do futuro da SAP. Foram identificadas prioridades estratégicas, tais como tornar-se um parceiro comercial reconhecido, melhorar o acesso à informação jurídica e gerar valor económico, que estão agora a moldar as operações internas e as relações externas.

"O workshop EY wavespace foi um enorme sucesso para a nossa equipa. Conseguimos criar uma visão a médio prazo muito boa, dividi-la em objectivos-chave e colocar algumas metas por baixo. Com base no excelente trabalho efectuado com a EY, estamos muito mais confiantes do que no passado de que, desta vez, vamos acertar",  afirmou Gabriel Harnier, Conselheiro Geral da SAP SE.

Para a EY, a experiência ofereceu uma rara janela para o funcionamento interno de uma função jurídica global. Validou o poder da facilitação imersiva, a importância de ouvir primeiro e o valor de adaptar as soluções à disponibilidade do cliente. A abordagem está agora a ser reproduzida em todos os sectores, provando que, quando a co-criação é bem feita, não só resolve problemas, como também cria uma dinâmica.

"O nosso cliente está a moldar com confiança o futuro da sua função jurídica através de uma visão estratégica e de um roteiro ancorados em conhecimentos relevantes da indústria, nos objectivos estratégicos globais da empresa, numa compreensão profunda do estado atual do departamento jurídico e em esforços de colaboração entre a equipa de liderança global. Eles estão empenhados em implementar mudanças significativas que irão capacitar a sua equipa jurídica para gerar valor empresarial para a SAP a uma escala global", afirmou Stenberg.

Para que o mundo funcione melhor, não se trata apenas de resolver os desafios de hoje, mas também de capacitar as equipas para moldarem o futuro. E para a SAP Legal, esse futuro já está em marcha.