Bude po novom možná konverzia účtovných dokladov aj bez zaručenej konverzie podľa Zákona o archívoch a registratúrach?

Bude po novom možná konverzia účtovných dokladov aj bez zaručenej konverzie podľa Zákona o archívoch a registratúrach?

Lokálny kontakt

Tatiana Knošková
31 mar 2022
Predmet Tax Alert
Kategórie Tax alert

Ukázať zdroje

  • Tax Alert - English version

    The Ministry of the Interior of the Slovak Republic (“the Ministry”) has published important material on its website for companies that are interested in archiving accounting documents in the electronic form. Specifically, the Ministry has published a guideline on the conversion of accounting documents from paper to electronic form for archiving purposes.

    According to the guideline, it is possible to convert paper accounting documents into electronic form (and vice versa) even without the execution of the guaranteed conversion. This applies for all categories of companies. This brings a more flexible and practical approach to the process of archiving accounting documentation in the spirit of the amended Act No. 431/2002 Coll. on Accounting (“Accounting Act”). At the same time, Act No. 395/2002 Coll. on Archives and Registries as amended (“Archives and Registries Act”) is rather strict regarding the conversion of documents, and for some types of companies it only allows a guaranteed conversion. However, we expect that the Ministry will, in practice, follow the approach to conversion described in the guideline referenced and, in this way, it will also instruct the individual state archives.

    We consider the Ministry's guidance to be a positive approach, although companies are likely to have a number of practical issues related to the right method of converting documents, especially regarding the ambiguities between the guideline and the Archives and Registries Act. However, the guideline does not provide further details on a method of exporting or storing documents on the cloud located abroad. Should you be interested, we will happily advise you on with this guideline and its application in practice. We can also investigate any obligation on your part to announce the export of accounting documents abroad.

    If you have any questions or would like to obtain more information regarding this topic, please contact the author of this article or your usual contacts within EY Slovakia.

     

Ministerstvo vnútra SR zverejnilo na svojej webovej stránke dôležitú informáciu pre spoločnosti, ktoré majú záujem o archiváciu účtovných dokumentov v elektronickej podobe. Konkrétne Ministerstvo vnútra SR zverejnilo usmernenie, ktoré sa venuje konverzii účtovných dokladov z listinnej do elektronickej podoby na účely archivácie.

Usmernenie umožňuje konvertovať papierové účtovné doklady do elektronickej formy (a opačne) aj bez zaručenej konverzie, a to pre všetky kategórie spoločností. Prináša tak flexibilnejší a praktickejší prístup k archivácii účtovných dokladov v duchu novelizovaného zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej len „zákon o účtovníctve“). Pritom samotný zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o archívoch a registratúrach“) je pri transformácii dokumentov prísnejší a pri niektorých typoch spoločností umožňuje len zaručenú konverziu. Očakávame však, že Ministerstvo vnútra SR bude v praxi nasledovať prístup ku konverzii dokumentov zvolený v usmernení a týmto spôsobom bude inštruovať aj jednotlivé štátne archívy. 

Usmernenie Ministerstva vnútra SR považujeme za pozitívny krok, aj keď spoločnosti budú mať zrejme viaceré praktické otázky súvisiace so správnym spôsobom konverzie, najmä pre nejasnosti medzi usmernením a zákonom o archívoch a registratúrach. Usmernenie tiež žiadnym spôsobom bližšie nerieši vývoz alebo uloženie dokumentov na cloud v zahraničí. V prípade Vášho záujmu Vás preto budeme radi sprevádzať týmto usmernením a jeho praktickým uplatnením, prípadne preveríme potrebu oznámiť vývoz účtovných dokladov do zahraničia.

Ak máte akékoľvek otázky alebo by ste chceli získať viac informácií o tejto téme, prosím, skontaktujte sa s autorom článku alebo so svojou kontaktnou osobou v EY Slovensko.