Whitepaper des Fachbereichs „Government & Public Sector“ – Lean Portfolio Management
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Die Lean-Methode
Das LPM basiert auf der Lean-Methode, deren Grundgedanke der Fokus auf die Schaffung von Kundennutzen ist. Ziel ist es, Verschwendung in den Prozessen (Prozessschritte ohne Mehrwert für die Kundschaft) in den Prozessen zu minimieren, einen kontinuierlichen Wertstrom zu entwickeln und die Effizienz sowie Produktivität zu steigern. Die Lean-Methode umfasst fünf Grundprinzipien einer effektiven und effizienten Wertschöpfungskette:
- Wert definieren: Der erste Schritt besteht darin, den Wert des Produkts oder der Dienstleistung zu definieren und allen Beteiligten klar zu kommunizieren.
- Wertstromübersicht schaffen: Eine Wertstromanalyse oder ein Value Stream Mapping (VSM) hilft, den aktuellen mit dem idealen Arbeitsablauf zwischen der Projektinitiierungs- und der Projektabschlussphase zu vergleichen und Inkonsistenzen aufzuzeigen.
- Wertefluss entwickeln: Das Flussprinzip ist eines der zentralen Elemente des Lean Thinkings und zielt auf die Eliminierung von Verschwendung ab. Die im zweiten Punkt genannten Inkonsistenzen müssen angegangen und beseitigt werden, um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
- Pull System: Das Pull-Prinzip ist neben dem Flussprinzip ein weiteres zentrales Element des Lean Thinkings. Ziel ist es, dass Aktivitäten nur dann entstehen, wenn ein tatsächlicher Bedarf dafür besteht und nicht aufgrund von Prognosen. Dadurch wird die Abhängigkeit vom tatsächlichen Bedarf reduziert und eine Verschwendung von Ressourcen vermieden.
- Stetige Verbesserungen «Kaizen»: Das «Kaizen» Prinzip ermutigt die Mitarbeitenden, einen Zustand der kontinuierlichen Verbesserung zu erreichen. Dabei werden die vier vorhergehenden Lean-Prinzipien immer wieder überprüft und hinterfragt.
Das LPM ist eine Weiterentwicklung basierend auf der Lean-Methode. Es integriert die fünf Lean-Prinzipien mit den Planungsstrategien und Finanzierungsmechanismen von Organisationen und Unternehmen. LPM bietet einen dynamischen und zielgerichteten Ansatz, der einen kontinuierlichen Fluss der Wertschöpfung fördert. Im Mittelpunkt steht dabei die Maximierung der Wertschöpfung durch die Priorisierung wichtiger Projekte und Aufgaben. LPM konzentriert sich auf das Management des Backlogs (Aufgabenrückstands), um diesen auf die Ziele des Unternehmens oder der Organisation mit dem höchsten Wert zu fokussieren. Durch eine klare Priorisierung der Vorhaben, Projekte und Aufgaben, die den grössten Wert für die Bürgerinnen und Bürger sowie die Organisation generieren, wird die Wertschöpfung maximiert.
Aufbau eines Lean Portfolio Managements
Das LPM verfolgt wesentliche Prinzipien, um agile Ansätze und Lean-Prinzipien auf Portfolioebene in Organisationen zu integrieren und sicherzustellen, dass Projekte effizient durchgeführt werden sowie dass ein kontinuierlicher Wert für die Abteilung geschaffen wird. Zu den Kernpunkten gehören insbesondere:
- Alle Aktivitäten im Portfolio sind mit den strategischen Zielen und Prioritäten verknüpft.
- Agile Prinzipien ermöglichen Flexibilität und schnelle Anpassung an sich verändernde Bedingungen.
- Es wird kontinuierlich Wert für die Abteilung und die Gesellschaft geschaffen.
- Das Portfoliomanagement wird auf allen Ebenen transparent geführt und fördert eine gute Zusammenarbeit.
- Redundante Aktivitäten werden vermieden.
- Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sichert die Wirksamkeit der Aktivitäten.
Die Kernpunkte des LPMs werden in der Praxis durch drei Hauptdimensionen des SAFe Frameworks operationalisiert. Diese drei ineinandergreifende Dimensionen bilden die Grundpfeiler für eine erfolgreiche Umsetzung strategischer Ziele:
Zukunftsweisende Perspektiven
Projekte im öffentlichen Sektor sind häufig der Herausforderung ausgesetzt, den effektiven Einsatz begrenzter Ressourcen sicherzustellen und einen sichtbaren und nachhaltigen Wert für die Öffentlichkeit zu gewährleisten. Dabei müssen stets Qualitätsstandards eingehalten und strategische Ziele sowie der Leistungsauftrag verfolgt werden. Das LPM bietet dem öffentlichen Sektor vielversprechende Möglichkeiten, die Effizienz und Effektivität von Projekten zu optimieren. LPM zielt darauf ab, begrenzte Ressourcen optimal zu nutzen und eine klare Priorisierung von Projekten zu fördern, die einen maximalen Wert für die Organisation und ihre Stakeholder generieren. Durch den Einsatz agiler Methoden wird die Flexibilität im Umgang mit Veränderungen und den Bedürfnissen der Bürger gewährleistet und ein kontinuierlicher Prozess der Verbesserung ermöglicht.
Fazit
Das Lean Portfolio Management (LPM) unterstützt den öffentlichen Sektor dabei, sich effizient an dynamische Umgebungen anzupassen. Die Nutzung der Lean-Methode mit agilen Prinzipien ermöglicht eine effiziente Priorisierung von Projekten, eine optimale Ressourcenverteilung und eine verbesserte Transparenz.
