Πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να πετύχουν καλύτερα αποτελέσματα σε περιόδους κρίσης;
Όταν προκύψει μια κρίση, απαιτείται άμεση δράση για την προστασία των μεσοπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων αποτελεσμάτων. Για να μπορέσουν να το πετύχουν αυτό, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να διαθέτουν ένα συνολικό σχέδιο διαχείρισης κρίσεων, το οποίο θα φροντίζει για ζητήματα, όπως: η ευημερία των εργαζομένων, η προστασία της φήμης του brand, η διαχείριση των οικονομικών, η αλυσίδα εφοδιασμού και τα νομικά ζητήματα που μπορεί να ανακύψουν.
Ακολουθούν πέντε σημαντικά βήματα που συνιστούμε να λάβουν οι επιχειρήσεις σε περίπτωση κρίσης:
1. Βάλτε την ευημερία των εργαζομένων σας, πάνω απ' όλα
Οι άνθρωποι είναι το σημαντικότερο κεφάλαιο της επιχείρησής σας. Σε περιόδους κρίσης, οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί έχουν την ευθύνη να ενεργούν για το καλό των ανθρώπων τους, καθώς και των πελατών τους και των άλλων ενδιαφερόμενων μερών. Αυτό βοηθά και τις ίδιες τις επιχειρήσεις σε περιόδους όπου η προσέλκυση, η διαχείριση και η διατήρηση του ανθρώπινου ταλέντου, με παράλληλη διαχείριση του κόστους, γίνεται δυσκολότερη από ποτέ. Αυτή η κρίση απαιτεί από τις επιχειρήσεις δυνατότητα προσαρμογής στις ραγδαίες αλλαγές.
Οι εταιρείες θα πρέπει να επανεξετάσουν τον τρόπο με τον οποίο εργάζονταν μέχρι σήμερα οι εργαζόμενοί τους και να επαναπροσδιορίσουν τις καθιερωμένες πρακτικές, ενώ, παράλληλα, θα πρέπει να συμμορφώνονται με την εθνική εργατική νομοθεσία, με τρόπο που θα τοποθετεί σε πρωταρχική θέση την υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων. Οι ενέργειες αυτές θα πρέπει να συνοδεύονται από έγκυρη και έγκαιρη επικοινωνία, καθώς και προγράμματα υποστήριξης των εργαζομένων.
2. Επικοινωνήστε – άμεσα, με σαφήνεια και διαφάνεια
Οι καλύτερες γραμμές επικοινωνίας είναι οι πιο ανοιχτές. Η σαφής, άμεση και διαφανής επικοινωνία είναι απαραίτητη σε όλα τα επιχειρηματικά σενάρια. Σε σενάρια κρίσεων, είναι ακόμη πιο σημαντική, ειδικά εάν πρέπει να εξασφαλίσετε συνεχή υποστήριξη από πελάτες, εργαζόμενους, προμηθευτές, επενδυτές και ρυθμιστικές αρχές. Οι εταιρείες οφείλουν να κρατούν τους πελάτες ενήμερους για τυχόν επιπτώσεις στην παροχή των προϊόντων ή υπηρεσιών τους. Αν δεν μπορείτε να ικανοποιήσετε τις συμβατικές σας υποχρεώσεις εξαιτίας διακοπής λειτουργίας ενός προμηθευτή ή της παραγωγής, θα πρέπει να διαπραγματευτείτε έγκαιρα. Η προληπτική επικοινωνία και οι άμεσες ενέργειες θα συμβάλουν στον περιορισμό των νομικών συνεπειών και τυχόν ευθύνης που απορρέουν από τις υποχρεώσεις προς τον πελάτη, καθώς και του αρνητικού αντικτύπου στην εταιρική εικόνα.
3. Κρατήστε τα έξοδα υπό έλεγχο και δημιουργήστε αποθεματικά για ενδεχόμενα ελλείμματα του προϋπολογισμού
Εξακριβώστε πώς η κρίση επηρεάζει τους προϋπολογισμούς και τα επιχειρηματικά σχέδια. Ελέγξτε την αντοχή των χρηματοοικονομικών σχεδίων σε ακραία γεγονότα (stress tests) με βάση πολλαπλά σενάρια, για να κατανοήσετε τον δυνητικό αντίκτυπο στην οικονομική απόδοση και να εκτιμήσετε τη διάρκεια των επιπτώσεων. Αν ο αντίκτυπος είναι σημαντικός και οι προηγούμενες παραδοχές του προϋπολογισμού και των επιχειρηματικών σχεδίων δεν είναι επίκαιρες, διατηρήστε την ευελιξία σας και αναθεωρήστε τες. Όπου επηρεάζεται σημαντικά η επιχείρηση, εξετάστε την περίπτωση λειτουργίας με τις ελάχιστες δυνατές λειτουργικές απαιτήσεις, συμπεριλαμβανομένων των βασικών εξαρτώμενων συνιστωσών της επιχείρησης, όπως το ανθρώπινο δυναμικό, οι πάροχοι, τα υποκαταστήματα ή παραρτήματά της και οι τεχνολογικές υποδομές.
Αν χρειαστεί, εξετάστε τις επιλογές βραχυπρόθεσμης άντλησης κεφαλαίων, της αναχρηματοδότησης χρέους ή της πρόσθετης πιστωτικής στήριξης από τράπεζες ή επενδυτές, ή τις πολιτικές στήριξης της Πολιτείας. Ταυτόχρονα, αξιολογήστε τα συνολικά λειτουργικά έξοδα και εξετάστε τη μείωση ή διακοπή όλων των μη απαραίτητων εξόδων.
4. Εντοπίστε και επισκευάστε τους «σπασμένους κρίκους» στην εφοδιαστική αλυσίδα
Οι περισσότερες εταιρείες είναι πιθανό να αντιμετωπίσουν σημαντικές αναταράξεις στις δραστηριότητές τους και να υπολειτουργούν σε όλη τη διάρκεια της κρίσης του COVID-19. Οι εταιρείες που δραστηριοποιούνται ή είναι εκτεθειμένες σε χώρες που επηρεάζονται σημαντικά από τον κορωνοϊό, θα βιώσουν διαταραχές στην αλυσίδα εφοδιασμού τους, ενώ θα υπάρξει αντίκτυπος και στις παραγωγικές δεσμεύσεις που έχουν αναλάβει.
Όταν συνεργάζονται με διασπασμένες αλυσίδες εφοδιασμού, οι εταιρείες πρέπει να διατηρούν τακτικές επαφές με τους προμηθευτές τους, σχετικά με τη δυνατότητά τους να παραδίδουν αγαθά και υπηρεσίες, ενώ θα πρέπει επεξεργάζονται και σχέδια αποκατάστασης. Στον βαθμό που απαιτείται, πρέπει να εξετάζονται αμέσως και εναλλακτικές επιλογές αλυσίδας εφοδιασμού.
Επαναπροσδιορίστε το μοντέλο της αλυσίδας εφοδιασμού, αξιοποιήστε τα ψηφιακά οικοσυστήματα και τα δίκτυα αγοράς και ενθαρρύνετε την ανάπτυξη νέων μορφών συνεργασίας, για να ξεπεράσετε τις διασπασμένες αλυσίδες εφοδιασμού.
5. Προετοιμαστείτε για το απροσδόκητο
Οι επιχειρήσεις είναι γενικά προετοιμασμένες για νομικά εμπόδια στη διάρκεια της συνήθους λειτουργίας τους. Οι απρόβλεπτες κρίσεις μπορούν, ωστόσο, να επιφέρουν απρόβλεπτες νομικές προκλήσεις. Οι εταιρείες θα πρέπει να διεξάγουν αξιολόγηση των κινδύνων που συνδέονται με τις συμβάσεις και να εντοπίζουν προληπτικές ενέργειες, να διαχειρίζονται τις συμβατικές διαφορές μεταξύ πελάτη-προμηθευτή λόγω οικονομικών επιπτώσεων ή διακοπών του εφοδιασμού, και να είναι έτοιμες ακόμη και να επικαλεστούν ρήτρες «ανωτέρας βίας», όταν αυτό απαιτείται.
Κατά την επικοινωνία με τα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη, συμβουλευτείτε τις νομικές ομάδες σας ως προς ενδεχόμενες υποχρεώσεις. Συμβουλευτείτε, επίσης, τις επιχειρηματικές μονάδες, σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης της επικοινωνίας γύρω από τις υπάρχουσες παραβιάσεις όρων συμβολαίων και τη συλλογή αποδεικτικών στοιχείων, εάν υπάρχουν.
Δέκα ερωτήσεις για την αποφυγή της παράλυσης στη διάρκεια μίας κρίσης
Ο καλύτερος τρόπος για να αντιμετωπίσετε μία κρίση είναι να είστε πάντα ένα βήμα μπροστά. Οι εταιρείες πρέπει να διατηρούν στιβαρά συστήματα διαχείρισης κρίσεων και να είναι προετοιμασμένες να βρεθούν «επί ποδός πολέμου», όποτε απαιτηθεί – ακόμη και όταν δε διαφαίνεται μία κρίση στον ορίζοντα.
Ακολουθούν δέκα ερωτήματα που μπορείτε να θέσετε στους εαυτούς σας για να αξιολογήσετε τη δυναμική και την καταλληλότητα των συστημάτων διαχείρισης κρίσεων που διαθέτει η επιχείρησή σας σήμερα:
1. Πώς θα διασφαλίσει η επιχείρησή σας την ευημερία των ανθρώπων σας και την ασφάλεια των μέσων παραγωγής σε περίπτωση κρίσης;
2. Πώς μπορείτε να εξασφαλίσετε βιώσιμη χρηματοδότηση και σταθερά ταμειακά αποθέματα;
3. Υπάρχουν καλά συντονισμένα και τυποποιημένα συστήματα επικοινωνίας και πρωτόκολλα για την εξασφάλιση σαφούς και διαφανούς επικοινωνίας με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη;
4. Διαθέτει η επιχείρησή σας ομάδες διαχείρισης κρίσεων για τη διαχείριση βραχυπρόθεσμων επιπτώσεων στη ρευστότητα και την ανάληψη κατάλληλων αντιμέτρων;
5. Τι είδους μοντέλο διαχείρισης κρίσεων έχετε στη διάθεσή σας για να αξιολογήσετε τους πιθανούς κινδύνους και να καθορίσετε απαραίτητες αντιδράσεις σε περίπτωση που αυτοί προκύψουν;
6. Έχετε εξετάσει τον αντίκτυπο μίας κρίσης στις διαδικασίες κατάρτισης του προϋπολογισμού και του επιχειρηματικού προγραμματισμού, και έχετε εφαρμόσει μηχανισμούς έγκαιρης προειδοποίησης;
7. Όταν μια κρίση έχει σημαντικές οικονομικές επιπτώσεις, πώς μπορείτε να προσαρμόσετε το επιχειρηματικό σας μοντέλο για να μειώσετε το κόστος, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μεσοπρόθεσμα;
8. Πώς θα σας επηρεάσει η αποσταθεροποίηση στη ζήτηση και πώς θα ανακάμψετε από τις συνέπειες;
9. Έχετε προσδιορίσει τους κινδύνους που απειλούν την αλυσίδα εφοδιασμού και την παραγωγή, και έχετε εξετάσει τι θα μπορούσατε να κάνετε για να μετριάσετε αυτούς τους κινδύνους;
10. Είναι το επιχειρηματικό σας μοντέλο αρκετά ανθεκτικό ώστε να ανακάμψει από τις επιπτώσεις μιας κρίσης και να διαχειριστεί πιθανές κρίσεις στο μέλλον;
Η ευημερία των ανθρώπων αποτελεί την ύψιστη προτεραιότητα για τις επιχειρήσεις, αλλά και τις κυβερνήσεις, κατά τη διάρκεια μιας κρίσης. Οι επιχειρήσεις μπορούν να συμβάλλουν και να συμπληρώσουν αυτές τις προσπάθειες, με ένα συνολικό σχέδιο διαχείρισης κρίσεων. Ένα τέτοιο ισχυρό σχέδιο μπορεί, επίσης, να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να εξασφαλίσουν την ευημερία των ανθρώπων τους, να προστατεύσουν τους πόρους τους και να ενισχύσουν την ικανότητά τους να λειτουργούν με τον βέλτιστο τρόπο, ακόμη και όταν οι συνθήκες δεν τις ευνοούν.
