Εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων (outsourcing) Πράξη Εκτελεστικής Επιτροπής της Τράπεζας της Ελλάδος Νο.178/5/2.10.2020

Σε συνέχεια της δημοσίευσης των κατευθυντήριων γραμμών της Ευρωπαϊκής Αρχής Τραπεζών (ΕΑΤ) για την εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων (outsourcing), η Εκτελεστική Επιτροπή της Τράπεζας της Ελλάδος (ΤτΕ) εξέδωσε την υπ’ αριθ. 178/5/2.10.2020 (ΦΕΚ Β’ 4410/06.10.2020) Πράξη (Πράξη). Με την Πράξη αυτή εξειδικεύεται το νέο πλαίσιο εξωτερικής ανάθεσης λειτουργιών, ενώ καταργείται το υφιστάμενο πλαίσιο, όπως ίσχυε με βάση το Παράρτημα 1 της Πράξης Διοικητή 2577/9.3.2006, όπως είχε αντικατασταθεί και ίσχυε από την ΠΔ/ΤΕ 2597/31.10.2007.

Οι διατάξεις της νέας Πράξης, τίθενται σε ισχύ και εφαρμόζονται σε όλες τις νέες συμβάσεις outsourcing καθώς και σε όλες τις ισχύουσες που ανανεώνονται, επανεξετάζονται ή τροποποιούνται, από την 06.10.2020.

Αναγκαιότητα και σκοπός ρύθμισης 

Σκοπός της Πράξης είναι η υιοθέτηση ενός εναρμονισμένου πλαισίου για την εξωτερική ανάθεση λειτουργιών για το σύνολο των εποπτευόμενων από την ΤτΕ ιδρυμάτων. Εξ αυτού του λόγου, η Πράξη εφαρμόζεται τόσο στα πιστωτικά όσο και στα χρηματοδοτικά ιδρύματα, συμπεριλαμβανομένων των ιδρυμάτων πληρωμών και των ιδρυμάτων ηλεκτρονικού χρήματος (Ιδρύματα). Επιπλέον, περιλαμβάνει συγκεκριμένες

απαιτήσεις εσωτερικής διακυβέρνησης και υποχρεώσεις των Ιδρυμάτων, τόσο σε προσυμβατικό όσο και σε συμβατικό στάδιο, που στοχεύουν στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των κινδύνων που ενέχουν οι συμφωνίες εξωτερικής ανάθεσης. Σημαντική καινοτομία της νέας Πράξης είναι μεταξύ άλλων και η εξειδίκευση της ανάθεσης δραστηριοτήτων σε παρόχους υπηρεσιών υπολογιστικού νέφους (cloud service providers).

Οι ρυθμίσεις της νέας Πράξης 

► Πεδίο Εφαρμογής: Οι διατάξεις της εν λόγω Πράξης εφαρμόζονται στις ακόλουθες οντότητες: 

i. τα πιστωτικά ιδρύματα με έδρα στην Ελλάδα, 

ii. τα υποκαταστήματα των πιστωτικών ιδρυμάτων με έδρα σε χώρα εκτός του Ε.Ο.Χ. τα οποία λειτουργούν στην Ελλάδα, 

iii. τα ιδρύματα πληρωμών με έδρα στην Ελλάδα,  

iv. τα ιδρύματα ηλεκτρονικού χρήματος με έδρα στην Ελλάδα, 

v. τις εταιρείες χρηματοδοτικής μίσθωσης (leasing) με έδρα στην Ελλάδα, vi. τις εταιρείες πρακτορείας επιχειρηματικών απαιτήσεων (factoring) με έδρα στην Ελλάδα, 

vii.τις εταιρείες παροχής πιστώσεων με έδρα στην Ελλάδα, viii.τις εταιρείες διαχείρισης απαιτήσεων από δάνεια και πιστώσεις με έδρα στην Ελλάδα οι οποίες προβαίνουν σε αναχρηματοδότηση απαιτήσεων ix. τα ανταλλακτήρια συναλλάγματος με έδρα στην Ελλάδα.

ΔΕΝ εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της Πράξης οι πάροχοι υπηρεσίας πληροφοριών λογαριασμού (AISP) της περ. η) του στοιχείου 3 του άρθρου 4 του ν. 4537/2018. 

► Αρχή Αναλογικότητας: Κατά την εξωτερική ανάθεση λειτουργιών, τα Ιδρύματα λαμβάνουν υπόψη την αρχή της αναλογικότητας, ώστε οι υιοθετούμενες ρυθμίσεις διακυβέρνησης να συναρτώνται  με το ατομικό προφίλ κινδύνου, τη φύση και το επιχειρηματικό μοντέλο του Ιδρύματος, καθώς και με την κλίμακα και την πολυπλοκότητα των λειτουργιών του, ώστε να επιτυγχάνονται αποτελεσματικά οι στόχοι των κανονιστικών απαιτήσεων. 

► Αξιολόγηση εξωτερικής ανάθεσης λειτουργιών: τα Ιδρύματα οφείλουν να εξετάζουν αν μια συμφωνία με τρίτο μέρος εμπίπτει στον ορισμό της εξωτερικής ανάθεσης λειτουργιών.

ΔΕΝ συνιστούν εξωτερική ανάθεση: • λειτουργία που απαιτείται διά νόμου να εκτελείται από πάροχο υπηρεσιών (π.χ. υποχρεωτικός έλεγχος οικονομικών καταστάσεων) • υπηρεσίες πληροφοριών για την αγορά (π.χ. παροχή πληροφοριών από το Bloomberg ή τους οίκους Moody’s, Standard & Poor’s, Fitch)

• παγκόσμιες υποδομές δικτύων (π.χ. Visa, MasterCard) 

• ρυθμίσεις εκκαθάρισης και διακανονισμού μεταξύ γραφείων συμψηφισμού, κεντρικών αντισυμβαλλομένων και αντιπροσώπων διακανονισμού και των μελών τους 

• παγκόσμιες υποδομές διαβίβασης χρηματοοικονομικών μηνυμάτων που υπόκεινται σε εποπτεία από αντίστοιχες αρχές 

• υπηρεσίες ανταποκριτικής τραπεζικής (correspondent banking services)

 • η απόκτηση υπηρεσιών, προϊόντων ή υπηρεσιών κοινής ωφέλειας, που δεν θα αναλάμβανε να παρέχει το ίδιο το Ίδρυμα (π.χ. παροχή νομικής γνωμοδότησης, εκπροσώπηση ενώπιον δικαστηρίου και διοικητικών αρχών, καθαρισμός, ιατρικές υπηρεσίες, υπηρεσίες τροφοδοσίας, υπάλληλοι υποδοχής, πλαστικές κάρτες, συσκευές ανάγνωσης καρτών, ηλεκτρισμός, ύδρευση, τηλεφωνική γραμμή).

► Κρίσιμες ή σημαντικές λειτουργίες: μία λειτουργία θεωρείται πάντα κρίσιμη ή σημαντική στις ακόλουθες περιπτώσεις: 

• εάν η πλημμελής εκτέλεση ή η μη εκτέλεσή της θα έβλαπτε ουσιαστικά:

 i. τη συνεχή συμμόρφωση των Ιδρυμάτων με τους όρους και τις προϋποθέσεις της άδειας ίδρυσης και λειτουργίας τους και με τις λοιπές υποχρεώσεις τους, που απορρέουν από το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο, 

ii. τις οικονομικές τους επιδόσεις, ή 

iii.την ευρωστία ή τη συνέχεια των τραπεζικών τους δραστηριοτήτων ή των υπηρεσιών πληρωμών τους, • όταν το αντικείμενο της εξωτερικής ανάθεσης αποτελεί επιμέρους στοιχείο των λειτουργιών του εσωτερικού ελέγχου 

• όταν αφορά τραπεζική δραστηριότητα ή υπηρεσία πληρωμών, η άσκηση της οποίας προϋποθέτει άδεια ίδρυσης και λειτουργίας από την ΤτΕ ή την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς.

► Ρυθμίσεις διακυβέρνησης 

• Tα Ιδρύματα διαθέτουν ολιστικό πλαίσιο διαχείρισης κινδύνων σε επίπεδο ιδρύματος, το οποίο καλύπτει όλους τους επιχειρηματικούς τομείς και τις εσωτερικές μονάδες. 

• Η εξωτερική ανάθεση λειτουργιών δεν συνεπάγεται τη μεταβίβαση των ευθυνών του Διοικητικού Συμβουλίου (ΔΣ).

•Το ΔΣ ενός Ιδρύματος που έχει συνάψει ή προτίθεται να συνάψει συμφωνίες εξωτερικής ανάθεσης μεριμνά για την έγκριση, την τακτική επανεξέταση και την επικαιροποίηση γραπτής πολιτικής εξωτερικής ανάθεσης και διασφαλίζει την εφαρμογή της. 

•Τα Ιδρύματα εντοπίζουν, αξιολογούν και διαχειρίζονται συγκρούσεις συμφερόντων σε σχέση με τις συμφωνίες εξωτερικής ανάθεσης.

•Τα Ιδρύματα διαθέτουν, διατηρούν και ελέγχουν δοκιμαστικά, σε περιοδική βάση, κατάλληλα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας σε σχέση με τις κρίσιμες ή σημαντικές λειτουργίες που αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης. 

• Η λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης διασφαλίζει τον έλεγχο των λειτουργιών που αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης εφαρμόζοντας μια προσέγγιση βάσει κινδύνου.

► Υποχρέωση Τήρησης Μητρώου

i. Τα Ιδρύματα, στο πλαίσιο διαχείρισης των κινδύνων τους, διατηρούν επικαιροποιημένο μητρώο πληροφοριών, σε ηλεκτρονική μορφή, για όλες τις συμφωνίες εξωτερικής ανάθεσης.

 ii. Τα Ιδρύματα διατηρούν για τους σκοπούς του εν λόγω Μητρώου τα έγγραφα που τεκμηριώνουν τις  συμφωνίες εξωτερικής ανάθεσης που έχουν πλέον λήξει, καθώς και τα σχετικά υποστηρικτικά έγγραφα για κατάλληλο χρονικό διάστημα. i

ii.Η Πράξη προβλέπει το ελάχιστο περιεχόμενο πληροφοριών που πρέπει να περιλαμβάνονται στο Μητρώο (Παράρτημα Ι). 

iv.Κατόπιν αιτήματος της ΤτΕ, τα Ιδρύματα θέτουν στη διάθεσή της το πλήρες Μητρώο των υφισταμένων συμφωνιών εξωτερικής ανάθεσης, ή μέρος αυτού.

► Υποχρέωση ενημέρωσης: Τα Ιδρύματα ενημερώνουν δεόντως την ΤτΕ είτε γραπτώς τουλάχιστον εξήντα (60) ημερολογιακέςημέρες πριν την υπογραφή της σύμβασης εξωτερικής ανάθεσης, είτε μέσω της συμμετοχής τους σε εποπτικό διάλογο με την ΤτΕ για τη σκοπούμενη εξωτερική ανάθεση κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιώνκαι/ή όταν μια λειτουργία η οποία αποτελεί αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης καταστεί κρίσιμη ή σημαντική.

► Διαδικασία Εξωτερικής Ανάθεσης Λειτουργιών 

• Προσυμβατικό Στάδιο 

i. Αξιολόγηση περί του κρίσιμου/σημαντικού χαρακτήρα της συμφωνίας εξωτερικής ανάθεσης 

ii. Διαπίστωση αν πληρούνται οι εποπτικές απαιτήσεις για την εξωτερική ανάθεση λειτουργιών 

iii.Εντοπισμός και αξιολόγηση κινδύνων από τις συμφωνίες εξωτερικής ανάθεσης 

iv.Έλεγχος δέουσας επιμέλειας του υποψήφιου παρόχου υπηρεσιών 

v. Εντοπισμός και αξιολόγηση συγκρούσεων συμφερόντων

• Συμβατικό Στάδιο 

i. Προβλέπεται το ελάχιστο περιεχόμενο γραπτής σύμβασης μεταξύ παρόχου υπηρεσιών και ιδρύματος, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας υποανάθεσης (sub-outsourcing). 

ii. Διασφάλιση ότι οι πάροχοι υπηρεσιών συμμορφώνονται με τα κατάλληλα πρότυπα ασφαλείας τεχνολογίας, πληροφορικής και επικοινωνιών. 

iii. Δικαιώματα πρόσβασης, πληροφόρησης και ελέγχου από τα Ιδρύματα και την ΤτΕ. 

iv. Ρητή πρόβλεψη στην σύμβαση εξωτερικής ανάθεσης της δυνατότητας καταγγελίας της σύμβασης εκ μέρους του Ιδρύματος καθώς και των περιπτώσεων που θεμελιώνουν τέτοιο δικαίωμα, των υποχρεώσεων του παρόχου και της μεταβατικής περιόδου για την εξασφάλιση ομαλής μεταφοράς της λειτουργίας.

ii. Παρακολούθηση εκ μέρους των Ιδρυμάτων σε συνεχή βάση των επιδόσεων των παρόχων υπηρεσιών σε σχέση με όλες τις συμβάσεις εξωτερικής ανάθεσης 

iii.Σχεδιασμός στρατηγικών εξόδου.

Συμπέρασμα 

Με την Πράξη: •

 Καθιερώνεται ένα εναρμονισμένο πλαίσιο για την εξωτερική ανάθεση λειτουργιών (outsourcing) για όλα τα εποπτευόμενα (από την ΤτΕ) ιδρύματα. 

• Διευκολύνεται και επιταχύνεται η διαδικασία εξωτερικής ανάθεσης χωρίς να απαιτείται προηγούμενη εποπτική έγκριση. 

• Ορίζεται σαφώς η έννοια της εξωτερικής ανάθεσης λειτουργιών, και εισάγονται κριτήρια για τον προσδιορισμό των κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών. 

• Διευρύνονται τα παρεμβατικά μέτρα στο πλαίσιο εποπτείας της ΤτΕ (απαγόρευση της εξωτερικής ανάθεσης λειτουργιών, διακοπή ισχύουσας συμφωνίας εξωτερικής ανάθεσης κλπ). 

• Αυξάνονται οι κανονιστικές απαιτήσεις εσωτερικής διακυβέρνησης και θεσπίζονται περισσότερες υποχρεώσεις για την εξωτερική ανάθεση κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών, λόγω του αυξημένου κινδύνου που ενέχουν οι συμφωνίες εξωτερικής ανάθεσης τέτοιων λειτουργιών. 

• Εξειδικεύεται η ανάθεση δραστηριοτήτων σε παρόχους υπηρεσιών υπολογιστικού νέφους (cloud service providers).

 

Πλατής – Αναστασιάδης και Συνεργάτες, Δικηγορική Εταιρεία

Η Δικηγορική Εταιρεία Πλατής – Αναστασιάδης και Συνεργάτες είναι μέλος του δικτύου EY Law με παρουσία σε 83 χώρες παγκοσμίως και αποτελείται από δυναμικό 2.200+ συνεργατών.

Πιο συγκεκριμένα, είμαστε μία ανεξάρτητη δικηγορική εταιρεία που στελεχώνεται από 25 δικηγόρους. Η Εταιρεία μας παρέχει νομικές υπηρεσίες υψηλής ποιότητας σε ένα ευρύ πλαίσιο εμπορικών και χρηματοοικονομικών συναλλαγών.

Ιδιαίτερα στη γεωγραφική μας περιφέρεια, έχουμε διαρκή συνεργασία με τις αντίστοιχες δικηγορικές εταιρείες συνεργαζόμενες με την EY, προκειμένου να προσφέρουμε με επαγγελματισμό και συνέπεια υπηρεσίες στους πελάτες μας με διασυνοριακές συναλλαγές.

Η εμπειρία μας, μας επιτρέπει να αντιλαμβανόμαστε καλύτερα τις ανάγκες των πελατών μας και να τους προσφέρουμε ολοκληρωμένες λύσεις που λαμβάνουν υπόψιν τους τομείς της λογιστικής, της φορολογίας και των χρηματοοικονομικών συμβουλευτικών υπηρεσιών.

Η πρακτική που υιοθετείται από τη Δικηγορική Εταιρεία Πλατής – Αναστασιάδης και Συνεργάτες είναι η έμφαση στην εξεύρεση λύσεων. Συνεργαζόμαστε στενά με τους πελάτες μας προκειμένου να υιοθετήσουμε καινοτόμους και πρακτικούς τρόπους αντιμετώπισης των θεμάτων που τους απασχολούν. Βασική προτεραιότητά μας είναι να βοηθήσουμε τους πελάτες μας να επιτύχουν τους επαγγελματικούς τους στόχους. Η πείρα, η αφοσίωση και ο ενθουσιασμός που μας διακρίνει έχουν σαν αποτέλεσμα τη δημιουργία ενός ισχυρού πελατολογίου στο οποίο περιλαμβάνονται εγχώριες και διεθνείς εισηγμένες εταιρείες, εταιρείες Δημοσίου και Ιδιωτικού τομέα και χρηματοπιστωτικά ιδρύματα.