La Revolución de los “Bots” en las compañías

Originalmente RPA estaba pensado para procesos repetitivos, basados en reglas definidas y de alto volumen. Hoy ya prácticamente no tenemos limitaciones en su aplicación, cualquier proceso puede ser robotizado, incluso aquellos que requieren aspectos más cognitivos gracias a las capacidades de inteligencia artificial que han incorporado las plataformas como lectura avanzada de textos, entendimiento de lenguaje escrito, análisis de audios e imágenes, entre otros. Y lo más interesante es que el usar las capacidades de RPA puede crear procesos nuevos en las empresas, que dadas las limitaciones de sistemas y personas podía un proceso no ser viable, pero usando RPA como base del diseño puede permitir definiciones que no existían.

Sobre sus ventajas, logra dos aspectos que son fundamentales, por un lado, está la productividad y eficiencia al robotizar tareas que serán ejecutadas de manera más rápida y también sin limitación de horario dado que un robot puede operar en cualquier momento y día que el proceso lo permita y, por otro lado, está la reducción de errores relacionados con la ejecución dado que el robot sigue exactamente las instrucciones que se le entregan eliminando la posibilidad que surjan problemas por un dato mal ingresado a modo de ejemplo. Pero también hay aspectos más “blandos” como lograr una fuerza de trabajo que está más contenta por la eliminación de estas tareas de poco valor humano o clientes más satisfechos, porque reciben una atención más rápida y certera de sus requerimientos.

En relación con los errores más comunes, uno de ellos es no elegir correctamente el proceso, si bien prácticamente todo es automatizable, si es que un proceso se ejecuta muy pocas veces en un horizonte de tiempo y con un volumen muy pequeño de actividad, el retorno de su implementación será negativo. Por otro lado RPA no resuelve todas las automatizaciones, muchas veces hay mejores herramientas para operar procesos de manera automatizada por lo que seleccionar RPA en esos casos termina no siendo una decisión adecuada.

A modo de sugerencia para los que estén interesados en aplicar esta tecnología en su organización, la idea es no embarcarse en un programa de RPA solo porque puede “estar de moda” esta herramienta. Siempre la decisión debe ser basada en el retorno que ofrece, por lo que realizar una etapa de análisis de los procesos para decidir correctamente es el primer paso. Luego partir de menos a más, pensar en un programa de cientos de robots sin estar la compañía preparada será una causa de falla, iniciar con procesos más simples e ir avanzando en complejidad a lo largo del tiempo. Por último, no minimizar el largo plazo, los robots deben ser mantenidos y ajustados por los cambios en los procesos y sistemas, por lo que crear un centro de excelencia que sea responsable de esto es tremendamente importante.