5 minutos de lectura 24 mar 2020
Mujer mirando su computadora portátil y trabajando

COVID-19 y la continuidad de las operaciones de la nómina global: siete áreas a considerar

Por

Michael van den Brand

EY Global Payroll Markets & EMEIA Payroll Operate Leader

Sirvió en varias juntas ejecutivas internacionales. Ciudadano global.

5 minutos de lectura 24 mar 2020

Cuando lo que más importa es su gente, la continuidad de las operaciones de la nómina global es esencial, especialmente durante COVID-19.

En tiempos normales, a todo el mundo se le paga a tiempo. La función de la nómina parece ser casi invisible en las empresas. Está trabajando en un segundo plano, haciendo su trabajo esencial. ¿Qué tan diferente es esto en tiempos extraordinarios como el brote de COVID-19? En tiempos como estos, se hace abundantemente claro la función esencial que la nómina cumple en la sociedad. Si la nómina se detiene, el efecto dominó es claro y casi todo lo demás se detiene con ella.

Los tiempos sin precedentes en los que nos encontramos hacen que el caso de los planes de continuidad de negocio y la nómina no sea diferente. Se podría argumentar que el activo más importante que hay que proteger es la gente.

Hay muchas maneras en las que los brotes, como el COVID-19, podrían perjudicar a los empleados que pagan a la gente a tiempo, correctamente o en absoluto. A medida que las empresas afrontan los impactos de COVID-19, hay una serie de cuestiones clave que los líderes de la nómina deben considerar, ya que ambos buscan superar los desafíos de hoy y planear para el mañana.

La gente es fundamental para todo

El personal crítico de la nómina podría verse directamente afectado por el virus o podría tener que ocuparse de familiares vulnerables o enfermos. En muchos casos, los deberes de los padres pueden verse afectados por el cierre obligatorio de las escuelas o por problemas de cuidado de los niños.

Los entornos domésticos confinados y difíciles, y los recursos técnicos no óptimos pueden contribuir a un entorno ya de por sí muy presionado. Esto ocurre especialmente cuando el personal de nómina tiene una gran demanda debido a las complejidades adicionales o cuando es necesario intervenir, en caso de escasez de capacidad.

Al igual que en otras funciones comerciales críticas, cuando el personal de la nómina se desplaza, debe tener lugar una metafórica carrera de relevos. Quién se pone en sus zapatos es crítico, y más importante, cómo. Las empresas que operan en muchas jurisdicciones suelen traer muchos proveedores de nómina, cada uno con un plan de continuidad de negocios diferente.

Al igual que en otras funciones comerciales críticas, cuando el personal de la nómina se desplaza, debe tener lugar una metafórica carrera de relevos. Quién se pone en sus zapatos es crítico, y más importante, cómo.

Cuando las puertas están cerradas, ¿los sistemas y los datos también están bajo llave?

Un segundo factor importante es el acceso a los sistemas y otros recursos de producción críticos. Hoy en día, varias ciudades, y en algunos casos países enteros, están bajo cierre obligatorio según lo aconsejado por las autoridades gubernamentales. A muchos profesionales de oficina se les pide que trabajen virtualmente (es decir, desde su casa). En la mayoría de los casos, esto tiene éxito y conduce a nuevas formas de trabajo.

Pero el éxito también depende de la resiliencia de la infraestructura virtual y digital existente en el lugar de trabajo. Por ejemplo, el uso de archivos y formularios físicos, la firma y distribución, la impresión masiva y el uso de cheques bancarios para los pagos de los empleados pueden no ser posibles en el escenario de trabajo desde casa. En el caso de las oficinas cerradas con llave, también se hace imposible el uso de programas informáticos de recursos humanos (RRHH) y de nómina de sueldos únicamente en el lugar de trabajo.

Los procesos bancarios y gubernamentales también podrían verse afectados como resultado de las restricciones físicas. En la era de la transformación digital, podría ser sorprendente saber cuántas instituciones fiscales y de seguridad social en todo el mundo todavía dependen de la presentación manual de documentos o de la presentación de documentos.

Navegando por la complejidad legislativa

Como una opción alternativa, las nóminas temporales podrían tener que ser emitidas en base a los datos reales del mes pasado. Esto depende del acceso a los datos y archivos anteriores. Aunque esto aseguraría que se pague a las personas, no refleja completa o correctamente la realidad del período de pago. Será necesario corregirlo después, tanto en los sistemas internos como con las autoridades fiscales y de seguridad social. Algunos regímenes administrativos de todo el mundo imponen graves repercusiones en los casos de pagos excesivos o insuficientes.

En situaciones dinámicas, como una crisis sanitaria mundial, los regímenes reglamentarios pueden cambiar a corto plazo. Los gobiernos utilizan las facultades de emergencia cuando es necesario – por ejemplo, varios gobiernos siguen definiendo y poniendo a disposición de las empresas paquetes de ayuda para apoyar sus negocios. En algunos casos, se están flexibilizando los plazos de presentación.

Es fundamental considerar los elementos legislativos laborales, ya que se aplican marcos legislativos específicos en los casos de reducción del tiempo de trabajo, licencias forzosas, liberación de contratistas a corto plazo o incluso despidos de personal.

Siete áreas a considerar cuando se trata de la planeación de la continuidad de las operaciones de la nómina

¿Por dónde podría empezar una empresa a evaluar la exposición inicial al riesgo de la nómina y la preparación para la continuidad del negocio? A continuación se presentan siete áreas clave a considerar:

Organización de la nómina
  • ¿Quién se encarga de realizar las actividades de nómina en cada lugar?
  • ¿Cuáles son las actividades clave y cómo se realizan?
  • ¿Existen planes eficaces de continuidad de las operaciones para todos los lugares, ya sea en la propia empresa o en la de terceros?
Disponibilidad de personal
  • ¿Qué porcentaje del personal de nómina o de sus familiares directos podría verse afectado?
  • ¿Cuál es el impacto previsto en los casos de disponibilidad limitada de personal al considerar las responsabilidades de cuidado?
  • ¿Se han tenido en cuenta las horas extras en los acuerdos de trabajo?
Trabajando desde casa
  • ¿Está el personal clave de recursos humanos, nómina y finanzas correctamente equipado para trabajar desde casa (es decir, uso de un ordenador portátil, Internet con un ancho de banda adecuado, acceso remoto a aplicaciones clave, un monitor adicional cuando sea necesario)?
  • ¿El escenario de trabajo en el hogar da cuenta de la confidencialidad de los datos?
  • ¿El ambiente de trabajo es adecuado?
Infraestructura de IT
  • ¿Cuáles son las principales vulnerabilidades o debilidades técnicas?
  • ¿Son accesibles (a distancia) los sistemas de recursos humanos y nómina?
  • ¿Se pueden recibir a tiempo todos los datos de la nómina?
  • ¿Es segura la infraestructura de IT?
Procesos físicos
  • ¿Qué procesos físicos existen en la cadena de valor de la nómina (como las presentaciones físicas, las firmas)?
  • En caso de acceso físico limitado o inexistente, ¿cómo se mitigarán los impactos?
Acceso a los datos de la nómina
  • ¿Están disponibles los archivos de pagos del mes pasado, las nóminas, el registro de pagos y los archivos del libro contable?
  • ¿Está garantizado y asegurado el acceso (remoto)?
Liberar los pagos bancarios
  • ¿Se garantiza el acceso (remoto) para liberar los pagos bancarios?
  • ¿Cuál es el proceso para autorizar procedimientos de pago excepcionales?

La continuidad de las operaciones de la nómina es crítica

Evaluar el status quo de su nómina y pensar en todos los escenarios de continuidad no es una tarea fácil. Considerar y evaluar las siete áreas descritas anteriormente es sólo un punto de partida cuando se trata de planes de continuidad de negocio de nómina fuerte. Cuando su gente es lo que más importa, asegurar la continuidad de la nómina global es primordial.

El enfoque conectado de EY a la nómina de pago aborda sus desafíos más urgentes a través de la cadena de valor de la nómina de pago en la movilidad, el asesoramiento de personas, las finanzas, los impuestos y la ley.

Resumen

Los profesionales de la nómina, a menudo trabajando en silencio en segundo plano, están afrontando tiempos sin precedentes. Un plan de continuidad de negocio de nómina fuerte podría ser la diferencia entre que a los empleados se les pague a tiempo, correctamente o incluso que no suceda.

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Michael van den Brand

EY Global Payroll Markets & EMEIA Payroll Operate Leader

Sirvió en varias juntas ejecutivas internacionales. Ciudadano global.