5 minutos de lectura 14 sept. 2018
mujer examinando un robot

Automatización inteligente: cómo remodelar el futuro del trabajo

El viaje hacia el futuro — desde las salas de back-office a la tecnología de negocios y centros de compromiso — está en marcha.

Con la ayuda de tecnologías innovadoras y avances en robótica, las operaciones de back-office se están transformando en centros de apoyo empresarial global (GBS, por sus siglas en inglés) listos para el futuro. Y el cambio no es gradual. Es una metamorfosis. Mediante el uso de la automatización inteligente (AI), los centros GBS pueden ofrecer ganancias demostrables en eficiencia y productividad, mientras reducen las complejidades del proceso.

En los últimos dos años, el número de empresas que han adoptado la automatización de procesos de usuarios finales mediante la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) – el bloque de base del viaje de la AI – ha aumentado notablemente. El entusiasmo se debe a las mejoras de dos dígitos en la productividad de muchas organizaciones que han implementado RPA.

Las tecnologías de RPA han evolucionado desde ser instalaciones de automatización aisladas y poco sistemáticas hasta soluciones de automatización digital integrales y conectadas de clase empresarial. Las dudas y preocupaciones en torno al valor, capacidad de administración y seguridad de RPA están desapareciendo. La arquitectura actual de RPA es más robusta, fiable y preparada para el futuro.

Las herramientas de AI están listas para evolucionar aún más a medida que mejoran su capacidad de reflejar la inteligencia humana. Los veremos emprender y realizar tareas más inteligentes y complejas. Esto estimulará aún más la adopción de la AI en todas las funciones — incluso en áreas como la planificación, el presupuesto, el análisis y la toma de decisiones, que antes se consideraban sólo para los humanos.

Las tecnologías de RPA han evolucionado desde ser instalaciones de automatización aisladas y poco sistemáticas hasta ser soluciones de automatización digital integrales y conectadas de clase empresarial.

Diez elementos esenciales para la aplicación satisfactoria de la RPA

Si bien la RPA puede parecer simple y fácil, una aplicación rápida y exitosa requiere una planificación minuciosa, una acción coordinada y mucho rigor. Las organizaciones pueden hacer bien en seguir estas 10 reglas básicas clave.

1. Empezar con una prueba de concepto

Si bien la RPA como concepto puede entenderse, mostrar la RPA a través de un proyecto piloto rápido y viable provocará entusiasmo y ayudará a evitar el cinismo.

2. Identificar y traer a bordo a los evangelizadores

A menudo se resiste el cambio aunque sea por el bien común e individual. Por lo tanto, la transformación liderada por RPA requiere un fuerte patrocinio y apoyo. También es importante identificar a los líderes funcionales y a los creadores de opinión desde el principio.

3. Elegir los procesos sabiamente

El éxito de los primeros pasos tendrá una influencia significativa en el resultado de este viaje. La elección del primer conjunto de procesos es crítica para todo el programa. Los procesos iniciales tienen que ser aquellos en los que el éxito está casi incorporado, mientras que los inconvenientes o el dolor de la transición es mínimo.

4. Establecer las expectativas correctas

Prometer menos, entregar más — esta sabiduría ancestral también es válida aquí. Ayuda a establecer expectativas realistas en torno a los beneficios potenciales. Evita crear una exageración o euforia en torno a lo que la RPA puede lograr para la empresa o los individuos. Deje que la gente se impresione con los resultados finales.

5. Seguir la metodología de entrega rápida

Las posibilidades de éxito aumentan con conjuntos de automatismos más pequeños y manejables que los grandes y complejos. Sigue un proceso iterativo de ajuste fino de la solución a través de un procedimiento de construcción-prueba-despliegue.

6. Rastrear y cosechar beneficios simultáneamente

Los beneficios reales sólo fluyen cuando se redistribuyen de forma productiva las horas ahorradas. Es importante hacer un seguimiento de los ahorros reales en la línea de base.

7. Plan de sostenibilidad

Institucionalizar la estructura y el gobierno para gestionar de manera productiva las automatizaciones que se han entregado, y priorizar y cumplir con la reserva de oportunidades. Adoptar una estrategia holística para construir, reconstruir y mantener el talento.

8. Aprovechar las herramientas de complementación

Estar en alerta para identificar y explorar herramientas que puedan complementar y fortalecer la aplicación de la RPA.

9. Hacer de IT una parte integral del viaje

El valor de RPA tiene que ser co-creado por los equipos de negocios y de IT. Dadas las cortas ráfagas de implementación y lanzamiento de las automatizaciones, el negocio e IT deben trabajar en armonía. De lo contrario, es inevitable que se produzcan retrasos y se desperdicien recursos.

10. Tener un enfoque de solución robusto

Invertir esfuerzos en la construcción de la solución correcta para abordar la mayoría de las variaciones, traspasos y objetivos del proceso. Por lo general, se dedica un 30% o menos de tiempo a la configuración real del bot.

Cómo transformarse del back-office al centro de tecnología de negocios

Atravesar el viaje de la IA en el centro de operaciones del back-office tiene que tener un propósito y estar impulsado por una visión compartida, que ayude a determinar la velocidad y las elecciones que el GBS tendrá que hacer. Esto requiere que el negocio esté en sintonía con la posición actual del GBS en la cadena de valor y el estado objetivo que aspira a alcanzar.

Los centros necesitarán sincronizar todo lo que la automatización tiene que ofrecer en una propuesta de valor coherente, de la misma manera que un director de orquesta armoniza sonidos instrumentales dispares en una música hermosa.

Los centros pueden navegar simultáneamente por el continuo de valores así como por la curva de madurez de la automatización. Con cada experimento de tecnología de automatización, el camino abrirá nuevas oportunidades para ampliar el proceso de automatización – finalmente elevando y transformando la sala de soporte de back-office en un centro de tecnología de negocios digital.

Para lograr plenamente esta transformación, considerar los siguientes pasos:

Empezar a contratar para la flexibilidad con un énfasis en la alfabetización tecnológica en todos los niveles

La construcción de un centro de operaciones robusto requiere de personal con una saludable familiaridad con la tecnología, además de conocimientos centrales de dominio.

Involucrar a la gente para tener éxito

Después de implementar la robótica en un proceso, crear dentro del mismo equipo una campaña de seguimiento para identificar oportunidades adicionales de automatización y generar ideas de un valor cuantitativo significativo.

Tecnologías piloto extensamente

No duden en desplegar las tecnologías de forma generalizada, pero háganlo de forma calibrada. Es un mito que estas son de costo prohibitivo — por lo general son auto-financiadas.

Fomentar el apetito por la tecnología y el cambio

Catalizar el cambio construyendo un modelo de activación para inspirar continuamente el apetito, la actitud y el comportamiento adecuados para la adopción de la automatización.

Deshacerse del actual panel de control

Iniciar e inspirar debates sobre los resultados de los negocios y los beneficiarios finales — los clientes. El primer paso aquí es la articulación del valor actual.

Demostrar valor en lugar de buscar presupuestos

No buscar presupuestos exclusivos. Demostrar el valor con la ayuda de inversiones frugales y una cultura empresarial.

Resumen

Una implementación cuidadosa ayudará a las organizaciones a darse cuenta de la productividad y los beneficios transformadores de la automatización inteligente.

Acerca de este artículo

Por EY Global

Organización multidisciplinaria de servicios profesionales